Organisationer der har flere forskellige forretningsenheder og som investerer i informationsteknologier til at understøtte forretningsprocesser og forretningsdata. Ofte investerer små, mellemstore og store organisationer i såkaldte standard løsninger der i mere eller mindre grad afspejler standard processer og forretningsdata. Uden den fornødne governance opnår organisationens forretningsenheder ofte en række ændringer til standard løsningen, hvilket ofte giver nogle få og hurtige gevinster, men hvilket også gør det mere besværligt at få opgraderet IT-løsningen.

Der findes også situationer, hvor organisationer i mangel på bedre tilpasser standard IT-løsninger til forretningssituationer, som IT-løsningen ikke er designet til at løse, hvilket gør det mere besværligt.

Undgå unødige tilpasninger

Der skal finde en god grund til at tilpasse en standard teknologi på en måde, så den ikke understøtter en leverandørunderstøttet opgradering. I de tilfælde, hvor det bliver nødvendigt, så bør ledelsen i organisationen være bekendt med tilpasningen af en IT-løsning og en entydig business case med analyserapport udarbejdes, så det fremstår, hvem der gør hvad og hvordan samt hvilken konsekvens det vil have for organisationen fremadrettet.

Hvad er et standard system?

Et standard system kan være en sjældenhed i en enterprise  kontekst. Det vil sige at der kan vise sig i de fleste store organisationer, at de ”standard løsninger” der indkøbes skal tilpasses, så de understøtter de forretningsprocesser som eksisterer i organisationen. Dette vil vise sig at være den mest almindelige model at arbejde med, men der findes også muligheder ved at tilpasse organisationens processer til IT-systemet, hvilket skaber en granualitet i begrebet.

Organisationer kan i tilfælde af de ikke har kendskab til egne processer eller de har behov for at bryde siloer ned mellem de forskellige organisatoriske enheder i organisationen ned, så kan det give mening at investere i et standard system der samtidigt inkluderer et koncept for forretningsprocesser der samtidigt understøtter at de rigtige roller bliver involveret på de rigtige tidspunkter. Denne fremgangsmåde kan være med til, at organisationen vil få fordele ved at implementere systemet og samtidigt blive bedre bekendt med de forretningsbehov som organisationen egentlig har.

En anden fremgangsmåde er at købe ”Enterprise” software som sætter rammerne, hvori systemerne skal tilpasses og konfigureres for at kunne høste gevinsterne ved indkøb af IT-løsningerne. Denne type løsning kræver ofte en mere moden organisation der er bekendte med de forretningsbehov og de konsekvenser det vil have for organisationen. Dermed sagt så er standard systemet i en sådan situation rammerne og komponenterne så skal konfigureres.

Fordele ved standard systemer

Fordelen ved at købe et standard system med de dertilhørende forretningsprocesser er, at organisationen er i stand til at få sat et IT-system op hurtigt til at understøtte nogle procestyper som giver mening ud fra et ”branche” perspektiv at anvende for organisationen. Det kræver samtidigt at der sættes en indsats ind for at organisationen er i stand til at kunne implementere IT-systemet og stadig få de forventede fordele ud af IT-løsningen.

Fordelen ved at indkøbe og sidenhen implementere et standard system der skal konfigureres (tilpasses) til organisationens eksisterende forretningsprocesser er at der kan skabes et fundament for implementering af systemerne og samtidigt skabe en form for accepteret proces der kan anvendes til at fremme organisationens forretningsudvikling og skabe en højere grad af digitalisering frem for organisatoriske siloer.

Standard systemer formodes også at være leverandørunderstøttede, hvilket vil sige at eksterne leverandører vil kunne understøtte opgraderinger, sikkerhedspatchning og konfiguration af IT-systemerne frem for at organisationen skal have sine egen-udviklingsorganisation til at udvikle og tilpasse systemet.

Ulemper ved standard systemer

Organisationen kan opleve problemstillinger ved at implementere forretningsprocesser og tilsvarende teknologier og samtidigt sikre værdier. Standardløsninger kræver i stort omfang at organisationen tilpasse sine forretningsprocesser og sine organisatoriske strukturer, så de passer til standard løsningen.

Der findes også muligheder for at implementere standard løsninger der kræver konfiguration til organisationens behov. Disse kræver en del styring i disse tilfælde at der findes kræfter i organisationen der ønsker at tilføje integrationer til organisationen. I tilfælde af der ikke findes en stram styring på standard systemerne vil lede til, at systemerne bliver til legacy systemer der vil vise sig svære og bekostelige at opgradere.

Standard systemer kræver en høj grad af styring både internt i forhold til organisationen, men også i forhold til leverandørstyring, hvortil en aftale med interne interessenter vil vise sig rigtig interessante at få styr på. En ulempe set i forhold til egen-udviklede systemer kan vise sig at være mere agile, men samtidigt udgøre en større risiko.

Konklusioner

Standard systemer kan være med til at give organisationen indblik i de reelle forretningsbehov, som organisationen har. I tilfælde hvori IT-løsningen består af både et koncept og IT-system, så kan organisationen ofte få fordele ved implementering, og samtidigt opnå gevinster relativt nemt, men samtidigt vil det ofte kræve at organisationen et villig tiltag tilpasse sig systemet.

Organisationen kan vælge at implementere et standard system med henblik på at få afklaret de reelle forretningsbehov og efter det videre arbejde med hvilke muligheder der skal honoreres. Problemerne opstår ofte, når organisationer fortsætter med anvendelsen af standard systemer og standard systemer med tilhørende koncept og tilføjer integrationer og tilpasninger uden at der er etableret en styring.

Organisationen kan udvikle sine egne systemer, men det betyder ofte større risici ved at der skal opretholdes en egen IT-udviklingsafdeling med egne udviklingsprojekter til at understøtte tilpasninger og sikkerhedsopdateringer.

Med andre ord standard systemer kan give organisationen mulighed for at identificere forretningsbehov og med den rigtige fremgangsmåde, så kan organisationen udarbejde kravspecifikationer der kan realiseres ved IT-baserede forretningsprojekter der samtidigt kan bruges til at fremme sin strategiske position. Standard systemer har det desværre med at blive til ”legacy-systemer”, hvis organisationen over tid begynder at tilpasse IT-systemet til forskellige situationer der skal kunne håndteres relativt nemt og hurtigt.