Min gode ven Søren Fink-Jakobsen efterspurgte en boganmeldelse af den meget omtalte bog ”Notat” som er skrevet af en tidligere vicedirektør ved Dansk Industri, Peter Fosdal, og det skal naturligvis honoreres.

Peter Fosdal (2019) har begået et mesterværk af en håndbog om at skrive professionelle beslutningsoplæg til politiske foreninger, kommuner, regioner og staten. Bogens indhold kan også sagtens fungerer i en privat virksomhed, hvor der skal udarbejdes beslutningsoplæg til bestyrelsen eller en kreds af direktører. Bogens indhold og vinkling gør bogen vellykket og egnet for de fleste profiler der arbejder med beslutningsoplæg. Bogen bør efter min mening være en grundbog for profiler på studier som for eksempel cand.merc.IT, Cand.IT eller cand.scient.pol.

Bogen er reelt 93 sider lang og opdelt i ni kapitler. Bogen er letlæselig og mange vigtige pointer er skrevet med særlig skrift i bogens margin.  Fosdal bruger en god del af første kapitel i bogen på at definere, hvad et notat er, og som det fremgår er det et beslutningsoplæg som beslutningstagere (mellemledere, topledere og bestyrelse) skal kunne træffe en beslutning ud fra.

Fosdal (2019, s. 77-78) melder dog ud, at man ikke skal skrive notatet som led af analyseprocessen. Konsulenten, fuldmægtige eller analytikeren skal i stedet være i stand til at skrive notatet, når vedkommende ved, hvad der skal stå. Fosdal identificerer korrekt, at mange notater lider af notatet i meget høj grad minder om den tanke proces, som konsulenten, den fuldmægtige eller analytikeren har anlagt sig som led af analysen med skriveprocessen. Her er jeg enig med Fosdal i forhold til, at notater skal være koncise og baggrundsanalysen ikke bør blandes sammen med notatet, dog kan konsulenten, den fuldmægtige eller analytikeren sagtens drage fordel af at udarbejde et baggrundsnotat, så længe den bagvedliggende tankeproces ikke overføres uden forbedringer i sprog og formuleringer til notatet.

En anden ting, som Fosdal (2019) identificerer er at behovet for, at sekretariatet tager styringen af processen med at udarbejde notaterne og ikke bare sender notater op til beslutningstagerne uden at der klart fremgår indstillingspunkter eller baggrunden om, hvorfor der skal træffes en beslutning. Ligeledes påpeger Fosdal (2019) at beslutningstagerne i bestyrelserne (eller i de relevante beslutningsfora) ikke kan mene noget forkert. Sekretariatet skal derfor ikke bruge tid på at begrænse emner der skal træffes beslutninger om. Fosdal udpeger også, at sekretariaterne der udarbejder notaterne til beslutningstagerne skal sørge for, at informationerne er rigtige og informationerne kan forstås af beslutningstagerne. 

En ting som Fosdal (2019) identificerer som en nødvendighed er, at notater skal være koncise, de skal være skrevet så der kan træffes reelle beslutninger ud fra og det skal stå tydeligt at kontekst og forudsætninger er blevet vurderet inden det bliver præsenteret for beslutningstagerne. Beslutningstagerne, der deltager i bestyrelsesarbejde, har som regel ikke tid til at gennemgå et større udredningsarbejde for forstå notatets kontekst, eller hvad der skal træffes beslutning om. Det skal sekretariatet afklaret på forhånd. Fosdal (2019) identificerer også en fremgangsmåde for, hvordan man får forudsætningerne på plads for at påbegynde arbejdet med at skrive notatet, hvilket kan være en god måde at starte arbejdet på.

Fosdal (2019) anbefaler ligeledes at sekretariaterne skal udvælge sig en relevant skabelon for notaterne og anvende disse konsistent. I bogen omtaler Fosdal skabelonerne som makroer, hvilket kan give nogle uheldige misforståelser.

Orienteringsnotater er en uskik ifølge Peter Fosdal og det kan der være noget om. I situationer, hvor der findes et behov for at give beslutningstagere en orientering, så bør orientering følges af et beslutningspunkt, da det giver beslutningstagerne mulighed for at sætte kursen.

Hvordan skrives det gode notat?

Fosdal (2019, s. 17-23) indikerer at følgende skal være på plads:

• Synlig datering på forsiden.
• Status på notatet (udkast eller endelig form).
• Initialer på analytikeren.
• Resumé med indstillingspunkter.
• Problemstilling.
• Analyse.
• Det ”politiske landkort” med forventede reaktioner på beslutningen.

Notatet bør ikke være mere end fem sider langt.

Styrker

Bogen er koncis og den er velskrevet. Pointerne er ”straight to the point” og giver et godt overblik over processen og det som skal være på plads før et beslutningsoplæg skrives, og hvad en analytiker eller sekretariatschef skal være påpasselig med. 

Svagheder

Bogen lever ikke helt op til at bidrage med eksempler på notater, notaternes strukturer og indhold. Man kan sige at det måske er derfor man skal købe et kursus i notatskrivning hos Fosdal eller andre?

Fra et enterprise arkitektur perspektiv

Enterprise arkitektur er, som bekendt, strategisk styring af en organisation. Dette kan udtrykkes i EA = Strategy + Business + Technology (Bernard 2012, s. 33). Dermed er ”Notat” et væsentligt værk i forhold til at skyde genvej for at udarbejde beslutningsoplæg og ikke mindst at få omsat enterprise arkitekturen igennem relevante beslutninger for relevante deltagere. Bogen er derfor et ”must have” for de fleste enterprise arkitekter i Danmark.

Konklusion

Fosdal har begået et mesterværk og det kan bruges aktivt i at forbedre mulighederne for at implementere virksomheders enterprise arkitekturer. Bogen kan også bruges til at højne beslutningsprocesser ganske væsentligt og ligeledes er bogen tilgængelig for de profiler i Danmark som på den ene eller anden måde vil påvirke organisationernes enterprise arkitekturer. 

Kilder

Bernard, S. A. (2012). An introduction to Enterprise Architecture. Bloomington: Authorhouse.

Fosdal, P. (2019). Notat: Sådan skriver du det professionelle beslutningsoplæg. København: DJØF Forlag.