Enterprise Arkitektens guide til effektive møder

Når kompleksiteten stiger så stiger behovet for rig information også. Dette føre ofte til at der bliver afholdt mange og typisk lange møder. Møder i sig selv er ikke værdi skabende, men handlingerne efter møderne er. Møder kan bruges til forventningsafstemning og koordinering. Begge dele er vigtige, men alt kan som bekendt optimeres.

Dette blogindlæg er i sagens natur meget praktisk orienteret. Jeg skriver denne lille guide til afholdelse af effektive møder på grund af jeg erfaringsmæssigt kender til at organisationer der har relativt store og komplekse it-afdelinger har det med at afholde lange møder.

Min mening om møder er klar, jeg bryder mig ikke om dem, da møder i udgangspunktet ikke er værdi skabende. Møder er til gengæld fora til at udveksle rig information om komplekse problemstillinger og til at forventningsafstemme og koordinere. Efter alt at dømme så er sociale forbindelser og sociale netværk en ret stor del af begrebet enterprise arkitektur.

1. Mød altid op med en dagsorden. Dagordenen bør ikke består af mere end fem punkter.

2. Brug et whiteboard til at tegne den fremgangsmåde der forventes at skulle anvendes. Ligeledes kan fremgangsmåden understøtte situationer, hvor problemstillinger analyseres, og disse forsøges illustreret. Brug simple illustrationer til at formidle problemstillingen, og anvend gerne flere farver. Brug en smartphone eller et digitalkamera

3. Få så mange som muligt til at blive enige om fremgangsmåden eller problemstillingen.

4. Få en til at skrive et resumé af mødet og sende det ud til resten af mødedeltagerne. Hvis det er muligt så få dem til at bekræfte at de er enige i resuméet.

Forsøg at få møderne til at varer 30 minutter eller derunder. Lange møder bidrager som beskendt ikke med værdi.

For at kunne holde effektive møder kræver det forberedelse fra enterprise arkitektens side, hvis det vel at mærke er enterprise arkitekten der afholder mødet. Det vil sige at det kan være en idé at der udformes en drejebog for, hvilke detaljer der bør eller skal nævnes på selve mødet. En drejebog er typisk to sider lang, hvor den første side omhandler hvilke detaljer og diagrammer der bør anvendes, og den anden side omhandler, hvem der siger hvad og hvornår.

Koordinering er vigtig, men der findes nu engang ting der er vigtigere, så som at levere resultater.