Torben Tambo præsenterede et oplæg over en videnskabelig artikel som han havde skrevet til en workshop om enterprisearkitektur som afholdes i Vancouver. Vilde informationssystemer (Feral Information Systems) opstår for at gå uden om de eksisterende strukturer som opfattes som barriere. Skygge-IT kan opfattes som nødvendigt i visse situationer, men det har også visse teknologiske og organisatoriske problemstillinger. For fremtiden bør enterprisearkitektur programmerne være bygget op omkring emnet at være åbne overfor vilde informationssystemer.

Når systemer bliver for komplekse

I organisationer opstår der ofte problemstillinger i forhold til udvikling af IT-systemer og styring af applikations porteføljen. Torben Tambo kom ind på følgende faktorer:

• Hvad sker der når COTS er for komplekst?
• Hvad sker der når projekter ikke lever op til interessenternes forventninger?
• Hvad sker der når EA funktionen negligere forretningsstrategien og forretningsprocesserne?
• Hvad sker der når brugerne ikke bliver inddraget?

Brugerne vil overleve. Overlevelse medføre at sætte initiativer i gang som går uden om IT-afdelingen, det som også kaldes skygge-IT.

”Users want to survive” – Torben Tambo

Der sker noget

Torben Tambo er af den holdning at brugerne vil overleve og det vil ofte medføre at de begynder at udarbejde konkurrerende løsninger. Løsningerne vil typisk være bygget på simple løsninger så som Excel eller sågar whiteboards. Torben Tambo har konstateret at whiteboards er en stor konkurrent i forhold til produktionsplanlægnings systemer hos mange virksomheder.

De vilde informationssystemer

For at overleve vil brugerne arbejde med tilgangsvinkler:

1) Arbejde med at udføre uciviliserede handlinger som underminere de eksisterende systemer, regler og styrings mekanismer.

2) Udfører handlinger fordi du kan. Ved at implementere ideerne og værktøjerne ved hånden så som Excel og Access fordi brugeren kan.

”Vilde” informationssystemer er kendetegnet ved at være brugerdrevne og de hører til kategorien skygge IT. Dertil er informationssystemerne udarbejdet af ”uprofessionelle”, hvilket vil sige de ikke overholde de rette regler og sikkerhed.

Der findes ikke kun negative sider ved vilde informationssystemer, mener Torben Tambo, da informationssystemerne er ”demokratiseret”, de er ofte innovative, de repræsentere use-cases, de er ofte afstemt med brugernes behov, de er omstillingsparate og de har ofte lave licens omkostninger.

Byplanlægning

Torben Tambo kom ind på at enterprisearkitektur og udvikling af informationssystemer kan betragtes som noget der kan minde om byplanlægning. Byplanlægning omhandler om at sætte rammerne for udvikling af forskellige ”systemer” så de kan udvikle sig. Dette kommer til udtryk i citatet nedenfor.

”People are different” – Torben Tambo

Når mennesker er forskellige så er brugerne af informationssystemerne det også. Derfor skal der være visse muligheder for at byplanlægningen, hvilket vil sige enterprisearkitekturen skal kunne håndtere forandringer som vel at mærke er tilpasset til at brugernes forskelligartede adfærd. Brugernes adfærd vil ligeledes ofte være anderledes når systemet er implementeret end det oprindeligt var planlagt.

Teorier i feltet

Torben Tambo kom frem til en overordnet konklusion om at enterprisearkitektur er et middel til at krystalisere. Dette kommer til udtryk i citatet nedenfor:

”Enterprisearitektur bør være en krystalisering af organisationens strategi” – Torben Tambo

Derudover kom Torben Tambo indpå at enterprisearkitektur omhandler planlægning af teknologierne som organisationen skal bruge og derudover skal de forretningsmæssige implikationer planlægges. Det er formålet med enterprisearkitektur program.

Ydermere kom Torben Tambo ind på at brugeradfærden er en faktor som er nødvendig at arbejde med for at få en viable arkitektur.

Vilde informationssystemer er de ønskede dele af byplanlægningen.

De vilde informationssystemer kommer fra problemstillinger med manglende afstemning mellem de forskellige interessenter i processen at implementere ERP-systemer. Derudover passer fremgangsmåden ”One size fits all” og at organisationerne har anvendt en fremgangsmåde hvor de lægger for meget vægt på eksisterende ERP-systemer. En tredje faktor, Torben Tambo nævnte, omhandler at ERP-systemets grundlæggende ideal ikke afspejler brugernes verdensopfattelse. Den sidste faktor er baseret på ting bare sker.

En sidste faktor, som jeg ser det, kan være ”random acts of management” (titlen på et Dilbert tegneserie album) hvor der på grund af politik i organisationen indkøbes IT-systemer ikke giver værdier.

Virkeligheden

Torben Tambo præsenterede nogle cases som han havde været med til at udarbejde omhandlende vilde informationssystemer.

Køkkenfabrikken

Virksomheden havde 800 ansatte og IT var vigtig for driften set i forhold til input til design af køkner. Fokus for fabrikken var ”customization” af produkterne.

Ifølge Torben Tambo bestod organisationens enterprisearkitektur af en ERP-monolit og MRP (Manufacturing Resource Planning) hvorfra der var visse forbindelser til et SAP system.

På grund af finanskrisen og det faktum at ledelsen og IT-afdelingen havde lovet brugerne et nyt ERP-system igennem 14 år og intet var leveret skiftede organisationen strategi. Fokus blev på de vilde informationssystemer. Ifølge citatet nedenfor blev det nye slogan i virksomheden at vilde informationssystemer blev en del af den officielle enterprisearkitektur.

”Any system that contributes to the system is a part of the enterprise architecture” – Torben Tambo

En kritisk problemstilling i forhold til casen var at de vigtige systemer ikke længere var COTS, hvormed udvikling og vedligeholdelse pludselig var en problemstilling for organisationen.

En vigtig pointe ved casen var at virksomheden valgte et internt udviklet produkt kaldet Tourplan fra logistik afdelingen og arbejdede med den bagved liggende enterprisearkitektur.

Metalstøberiet

En anden case som Torben Tambo præsenterede var et metalstøberi som oplevede problemer med gamle legacy-systemer. Deres situation viste sig at være baseret på at de brugte en masse ressourcer til at arbejde på software udvikling på et ERP-system som ikke var brugervenligt. I den forbindelse kom vilde informationssystemer i spil fordi brugerne var utrolig utilfredse med det eksisterende informationssystem.

Kontrolsystems producenten

Den sidste case omhandlende en virksomhed som producerede kontrolsystemer. Virksomheden havde identificeret 80 IT-systemer. De forskellige IT-systemers udvikling var ukoordineret og deres funktionaliteter var tæt på identiske. Kulturen i virksomheden var at der ikke fandtes en stærk kultur for at udvikle egne systemer, de såkaldte vilde informationssystemer. Dette var forstærket af det fysiske layout i organisationen, hvor de forskellige interessenter sad ret tæt på hinanden og dermed havde mulighed for at kommunikere med informationssystemer.

Opsummering

Den sidste analyse i udviklingen af enterprisearkitektur programmet og den overordnede planlægning er det en nødvendighed at scanne det interne og såvel det eksterne miljø. Fokus skal især være på brugeradfærd. Brugeradfærden skal bruges i forhold til at kunne arbejde med at gøre enterprisearkitekturen ”viable”.

Generelt set kan det tolkes som at ”vilde” informationssystemer er behandlet før i litteraturen så som af Ciborras bog ”From Control to Drift”. Derfor bør enterprisearkitektur programmet tage højde for tilpasning til ”vilde” informationssystemer.