Alle leverancer fra projekter har forskellige livscyklusser. En del af den viden som skabes i projekt-organisationen dokumenteres og denne dokumentation kan vise sig yderst anvendelig senere i leverancens livscyklus. Dokumentationen som omtales kaldes for “Project Independent Documents”. Anvendelighed kan være ens betydende med at organisationen sparer penge, når leverancen på et senere tidspunkt skal vedligeholdes eller administreres. Anvendelighed af project independent documents kan kun opnås, når dokumenterne er blevet arkiveret et sted, hvor interessenterne kan finde dokumenterne igen, og at de rette metadata er organiseret og eksponeret.

Dokumentation i projekter

Der findes en række forskellige projektmetoder som kan bruges til at styre projekter og en række af disse leder til at der udarbejdes projekt dokumentation. Det kan vise sig at noget af den dokumentation som udarbejdes i projektet kan eller skal anvendes senere i leverancens livscyklus.

Interessenter kan blive nød til at få kendskab til dokumentationen, da informationen kan bruges til evalueringen af projekterne for at finde frem til om de lever op til de forventede fordele (gevinstrealisering) og om projektet levede op til de forventninger, som de forskellige interessenter havde til projektet. Det kan ligeledes vise sig nødvendigt at arbejde med at indsamle viden om planlægningen.

Viden om planlægningen kan bruges til at forklare, hvordan løsningen fungerer i drift, og hvilke fordele og ulemper som løsningen kan lede til. Fokus er arkitekturer skitser som ofte er tegnet i UML diagrammer. Diagrammerne skal kunne arkiveres og kunne genfindes. I projekter som er underlagt projekt starts arkitekturer vil det være ofte vise sig nemmere at finde arkitektur-dokumenter som ligeledes vil blive udviklet.

PSA

I organisationer som anvender “Project Starts Arkitekturer” som et værktøj til at afgrænse de valgmuligheder som de forskellige interessenter har i forhold til udarbejdelsen af IT-projektet.

Fokus er at med færre, men mere korrekte valg, vil det blive muligt at udarbejde et projekt som kan sættes i drift i skiftet fra projekt-organisation til drifts-organisation. Når projekter bortfalder så bortfalder PSA’erne også, men der kan være informationer knyttet til PSA’en som er nødvendige at arkivere. Arkiveringen skal være effektiv og informationerne skal være til at genfinde for løsningsarkitekterne.

Livscyklusser

I de fleste store virksomheder som vil der være at projekterne bliver vurderet af beslutningstagerne og de bliver enige om, at projektet er modent nok til at blive sat i gang.

Leverancen som projektet medfører har også en livscyklus. Denne livscyklus er ofte meget længere end projektets livscyklus, hvilket har betydning for, hvordan artefakterne som er relateret til leverancen skal behandles på en anden måde.

Dokumenttyper

Der findes i hver af projekterne ofte forskellige typer dokumenter som skal genbruges i vurderingen af leverancen på et senere tidspunkt.

Dokumenterne kunne vise sig at være:

1. Beskrivelse af rammer som projektet skal overholde.
2. Interessent oversigt.
3. Dokument med beskrivelse af break-even og gevinst realisering.
4. Cost-benefit analyse.
5. Klassediagrammer.
6. Relationer mellem klasser.
7. Relationer mellem klasserne og integrationen til andre applikationer.
8. Beskrivelser af hvilke tekniske krav som applikationen stiller til middle-ware og servere.

Eksemplerne ovenfor kan vise sig relevante at se på fordi de kan forklarer det potentiale og begrænsninger som løsningen har.

Listen er ikke udtømmende, men det kan vise sig at være problemer med at kunne overdrage dokumenterne “post-mortem” eller efter, at projektet er gået fra projekt-organisationen til drift-organisationen.

Arkivering

Dokumenterne fra hvert projekt som kan defineres som værende mulige PID’er skal arkiveres et centralt sted. Det centrale sted skal kunne anvendes på et senere tidspunkt.

I store organisationer, hvor IT-udvikling ofte er kompleks, vil der ofte være en ide om at informationsteknologier er vigtige. Informationsteknologier bidrager ofte med ekstra kompleksitet og for at skabe overblik over IT-udvikling så kræver det at der findes en funktion i IT-afdelingen eller i organisationen som arbejder aktivt på at skabe overblik over samtidsarkitekturen og for, hvordan organisationen fremadrettet skal udvikle sig.

Enterprisearkitektur funktionen i organisationen skal kunne holde styr over PID’erne, hvis det skal være muligt for organisationen skal kunne hurtigt kunne vurdere udviklingen på de løsninger som projekterne har leveret til.

Derfor skal enterprisearkitekterne have en forståelse for at et rigtigt værktøj stilles dem til rådighed. De forskellige ordinære værktøjer så som Microsoft Office og Microsoft Office SharePoint så kan det vise sig nødvendigt at anvende et rigtigt enterprisearkitektur værktøj så som MooD Business Architect, Qualiware eller Mega Suite for at holde styr på alle relationerne. Det kan ligeledes vise sig vigtigt at arbejde med at visualisere relationerne så det bliver muligt for de forskellige interessenter hurtigt kan sætte sig ind i, hvor dokumenterne kan findes og hvordan de forskellige dokumenter hænger sammen med applikationerne.

Visualiseringen bør være webbaseret og brugervenligheden skal være i fokus. Essentielt set skal den grafiske brugergrænseflade være bygget på de principper som gælder for web-udvikling. Det vil sige brugerne i høj grad skal involveres i den web-grænseflade som organisationen skal anvende.

Konklusion

Enterprisearkitekterne er de oplagte profiler i organisationen til at håndtere den type information. En effektiv oversigt over dokumenterne vil være at anvende et enterprisearkitektur værktøj som kan samle de forskellige metadata om dokumenterne og knytte dem til applikationer i drift og infrastruktur elementer.

Dokumenterne som ofte vil vise sig relevante at analysere på vil typisk være dokumenter som forsvinder i mængden af filer på fællesdrev og SharePoints sites og derfor kræver et enterprisearkitektur værktøj.