Der findes mange problemstillinger ved strategiudvikling i organisationer. Der findes problemstillinger igennem forskellige typer informationsteknologier som enten kan betragtes som værende services, variable omkostninger eller faste omkostninger. Budgettet er et bud på fremtiden, og tager sit udgangspunkt i de hidtidige investeringer (regnskabet) og i den strategiplan og de målsætninger som beslutningstagerne råder over.

Budget og strategi

Budgettet og budgettet skal være bygget op så de understøtter hinanden. Det virker ikke hensigtsmæssigt at arbejde med en strategi eller it-strategi som ikke er finansieret. Ligeledes virker det ikke hensigtsmæssigt at bygge et budget op som ikke tager højde for den udvikling som beslutningstagerne gerne vil have at organisationen skal igennem for at udvikle organisationen.

Budgettering kræver at der findes en form for realistisk planlægning og den realistiske planlægning kan kun finde sted, når der findes en formel organisering af de forskellige faktura og bilag som dækker over det såkaldte ”Lights On” altså den basale infrastruktur og i sidste ende også de faste omkostninger som det ikke kan fjernes inden for en periode af tre år.

Det første skridt som skal tages for at få styr på budgetteringen og dermed en nødvendigt skridt for at komme tættere på oplyst IT-ledelse. It-lederen som får sat styr på sit it-budget og it-regnskabet vil være i stand til at kunne påvirke organisationens økonomidirektør.

Der findes forskellige typer budgetter som kan vise sig nødvendigt for at kunne håndtere en større grad af transparens for omkostningerne for drift og for udvikling i organisationen. Det første skridt som bør tages er at indsamle de dokumenter som kan skitsere de reelle omkostninger til de ressourcer som er eksternt organisationen. Det næste skridt er at få styr på de interne aktiviteter og de dertilhørende omkostninger som for eksempel, hvor dyrt er det at have en systemudvikler til at arbejde med en specifik applikation? Eller hvor dyrt er det at drive et projekt eller drifte projektet?

Fremgangsmåde

Der findes overordnet set tre store fremgangsmåder for budgettering i en it-kontekst. Den første form for budgettering er ”ingen” budgettering, hvilket oftest viser sig at være den gældende fremgangsmåde i de fleste organisationer.

Den anden store fremgangsmåde som er relevant at arbejde med er ”top-down” fremgangsmåde, hvor top-ledelsen beslutter sig for hvor mange ressourcer som it-afdelingen skal have fremadrettet for at løse sine opgaver. Der findes i den forbindelse en række problemstillinger ved at top-lederne ikke har kendskab til de enkelte opgaver i samme detaljeringsgrad som medarbejderne og derfor kan det hurtigt vise sig at medarbejdernes estimering er bedre end top-ledelsens.

Den sidste store fremgangsmåde for budgettering er ”bottom-up”. Denne fremgangsmåde er bygget op om at medarbejderne bruger deres kompetencer til at opstille et budget for it-udvikling og it-drift og på den måde får skabt et væsentligt bedre budget som viser sig at være mere retvisende end det top-ledelsen kan opstille.

I sidste ende så kræver det at der findes en gruppe eksperter som vil være i stand til at vurdere, hvordan de forskellige dele af it-udviklingen og it-driften vil blive påvirket af de forskellige estimater som udgør budgettet. Denne gruppe kan meget vel vise sig at være enterprisearkitekterne. Det er nødvendigt at få skabt det rette overblik og overblikket kan tage sit udgangspunkt i applikationer og i projekter. En fordel ved at tage sit udgangspunkt i projekter er at de ofte har ledelsesopmærksomhed.

Konklusion

Enterprisearkitekterne bliver nød til at arbejde med den økonomiske side af arkitekturen for at kunne skabe et realistisk grundlag for at træffe beslutninger. Enterprisearkitekterne kan begynde at identificere de omkostninger som findes i forhold til at eksterne leverandører leverer services og produkter til organisationen, og de kan herefter arbejde med de interne omkostninger ved at have medarbejdere til at arbejde med it-udvikling og it-driften.

Enterprisearkitekterne bliver nød til at håndtere en opbygning af en økonomisk model som er kompatibel med de eksisterende applikationer.