Der findes et udpræget behov i mange offentlige så vel som private organisationer med henblik på forbedring af de investeringer som organisationen foretager sig i henholdsvis projekter, informationsteknologier og ændringer i forretningsmodellen. Dette blogindlæg fokuserer på, hvordan enterprisearkitektur kan anvendes til at afdække kategorierne strategier, forretningsprocesser, data og teknologier som alle er nødvendige at forholde sig til, når en business case skal udarbejdes for at samle trådede for om investeringen giver mening eller ej.

I udgangspunktet bruger mange projekter der er centret om at foretage foranalyser mange ressourcer på at identificere mulighederne der omhandler kvantificering af omkostningerne og de fordele som organisationen kan opnå ved investeringen og den succesfulde implementering af projekterne, informationsteknologierne og ændringerne i forretningsmodellen. Fokus for arbejdet leder desværre ofte til en række antagelser om realiseringen af gevinsterne dog uden at der tages hensyn til de enkelte aktiviteter medfører en risiko for at gevinsterne ikke kan høstes. Der findes en række forskellige risici der kan betyde at organisationen ikke vil opnå den gevinst som vil kunne forandre organisationen til den ønskede position på markedet.

Foranalysen for at få styr på at finde oplysninger om, hvordan de enkelte projekter, opgaver, teknologier, strukturer og teknologier passer sammen, og hvad de skal anvendes til for at realisere en strategi om at opnå en bestemt strategisk position på markedet. Foranalysen hæger sammen med den funktionalitet der efterspørges, men også med de non-funktionelle krav.

Enterprisearkitektur

Der findes en række interessante perspektiver på enterprisearkitektur og business cases. En af disse er afklaring af risici, en anden er sammenhængene mellem strategier, forretningsprocesser, data og teknologier. Det er sjældent tilgængeligt i de organisationer at der findes informationer om de enkelte strategier, forretningsprocesser, data og teknologier, hvormed der findes en række artefakter der relativt nemt kan identificeres og anvendes til få skabt det nødvendige overblik. I et omfangsrigt enterprisearkitektur rammeværk så som EA3 Cube, TOGAF, OIO EA og Dynamic Enterprise Architecture (DYA) findes der skabeloner og teknikker samt fremgangsmåder der skal til at skabe overblik over den nuværende situation og den ønskede situationer som beslutningstagerne og andre interessenter i organisationen ønsker at opnå. Der findes dog en faldgruppe ved at bruge for meget tid på at dokumentere samtidssituationen (AS-IS) i stedet for at fokusere på det fremtidige stadie (TO-BE), som egentlig er der, hvor organisationen skal placere sit fokus.

I forhold til arbejdet med at få afdækket risici, strategier, forretningsprocesser, data og teknologier giver det mest mening at arbejde med få men reelle artefakter der kan give beslutningstagerne de informationer der skal til for at få sikret gevinstrealiseringen.

Risici

Der findes en række interessante risici ved at sætte projekter i gang i organisation, men fokus vil typisk være på de risici der involveres med. Det kan vise sig nødvendigt at illustrere, sandsynligheden for at en risiko bliver realiseret og disse kan nemt opstilles sammen med de forskellige andre artefakter (dokumenter og diagrammer).

Risici på mange områder i skrivende stund meget relevante at få afdækket, da der i stigende grad er fokus på driftsforstyrrelser og eksponering i medierne på grund af enten hacker angreb, eksponering af vigtige data eller på grund af investeringerne af den ene eller anden grund ikke blev realiseret fordi projektet eller projekterne ikke blev håndteret hensigtsmæssige. Til denne type opgaver findes der forskellige typer rammeværker som for eksempel COBIT og internationale standarder så som ISO/IEC 38500:2015. Direktionerne og bestyrelserne har ligeledes fået risikominimering ind på rygmarven og i den forbindelse arbejder i retning for at få realiseret så store værdier som muligt sammenlignet med andre organisationer i samme branche eller i samme geografiske område.

Business casen bør derfor udarbejdes så de forskellige risici bl.a. afdækkes ved en holistisk gennemgang af investeringen ud fra minimum følgende perspektiver:

De ovenstående perspektiver vil jeg behandle i et separat blogindlæg omhandlende Leavitts diamant og de bagvedliggende mekanismer der bør undersøges i en business case.

Strategier

En investering der foretages i en bestemt type teknologi, projekt eller forretningsmodel bør være understøttet af en strategi, da strategien skal være med til at understøtte at ”afkastet” af investeringen bliver indfriet.

Der kan være mange strategier i en organisation og de kan tilmed være forskelligartede, hvis organisationen er stor nok, og organisationen kan findes på flere forskellige lokaliteter, og disse kan have betydning for om gevinsterne ved investeringen i teknologien, projekterne eller forretningsmodellen kan realiseres, især hvis der findes forretningsenheder der arbejder i den modsatte retning end det der er påkrævet. For at få afklaret om strategierne hænger sammen og skitsere en fælles retning, og i tilfælde af konflikt, kan enterprisearkitekter og forretningsarkitekter anvendes. I de tilfælde at der findes forskelligartede strategier, så kan det vise sig relevant at få håndteret disse i et IT-styringsforum.

Forretningsprocesser

Business cases bør i de fleste tilfælde omhandle automatisering og digitalisering af arbejdsprocesser med henblik på at understøtte, at organisationen opnår et bedre resultat med de midler, som organisationen råder over.

For at kunne estimere omkostninger og gevinster ved digitalisering og automatisering af projekterne, processerne eller forretningsmodellerne, så bør en afklaring af allerede eksisterende forretningsprocesser og dertilhørende forretningsaktiviteter. Efter selve afklaringen af de eksisterende processer og aktiviteter har fundet sted så skal en enterprisearkitekt eller forretningsarkitekt estimere, hvor meget de enkelte processer kan automatiseres og digitaliseres, samt hvordan det vil påvirke organisationen at de omtalte processer og aktiviteter bliver digitaliseret.

Forretningsprocesserne kan vise sig ikke at være dokumenterede, hvilket kan betyde at en større undersøgelse skal gennemføres med henblik på at finde frem til aktiviteterne og deres grupperinger for at få afklaret forretningsprocesserne. Afklaringen vil typisk kræve at en række interviews og workshops skal gennemføres med forskellige interessenter, hvorefter aktiviteterne og processerne skal dokumenteres fx via BPMN. Fordelen ved at dokumentere forretningsprocesserne er, at dokumentationen kan genavendes og de afklarede processer kan afprøves med henblik på at identificere muligheder for forbedringer ved digitalisering og de teknologier der allerede anvendes til at understøtte forretningsprocesserne.

Data

Så godt som alle organisationer generere en eller flere former for data der kan vise sig relevante at anvende i forhold til at træffe beslutninger om investeringer i en eller flere forretningsenheder og deres aktiver. Derfor bør et dataperspektiv også undersøges i forhold til udarbejdelsen af en business case. Til det formål kan en enterprisearkitekt, forretningsarkitekt og en informationsarkitekt arbejde i retning af en etablering af de overordnede rammer for, hvor data skabes, hvilke databaser der lagrer data og hvilke IT-systemer der fremadrettet bliver involveret, når data skal behandles og hvordan data præsenteres for de interessenter der af den arbejder med de omtalte data.

En business case der tager højde for, hvordan data skabes, hvem der skaber den, hvor den lagres og hvem der skal have adgang til data giver et bedre indblik i de omkostninger og de opgaver der skal håndteres på en anden måde end det gøres på det tidspunkt, hvor business casen udarbejdes.

Teknologier

I arbejdet med business cases vil det ofte vise sig relevant at se på, hvilke teknologier der enten skal investeres i (som ny investeringer) eller som skal tilpasses med henblik på at understøtte de nye forretningsbehov. De fleste organisationer i dag anvender informationsteknologier på en eller anden måde for at kunne skabe den eller de værdier som klienterne eller kunderne efterspørger, og ofte så anvender organisationerne allerede flere forskelligartede informationsteknologier, og derigennem også satset på nogle informationsteknologier der på et tidspunkt har været udset til at understøtte udviklingen af organisationen på et strategisk plan og en fravigelse fra de informationsteknologier kan have betydning for, hvor meget organisationen skal investere i de fremtidige teknologier. Derfor er det ofte nødvendigt at der udarbejdes vurderinger af omfanget af investeringer der skal til for at en ny informationsteknologi kan udvikles i organisationen.

Et katalog over de forskellige teknologier der anvendes i organisationen er nødvendigt at få oprettet og for de enkelte informationsteknologier der allerede eksisterer skal styres, og det skal blandt andet gøres ved at få etableret en teknologistrategi der detaljeret beskriver det overordnede behov for de forskellige teknologier.

Konklusion

Der findes mange gode grunde til at arbejde med business cases. En af disse er at give beslutningstagerne i organisationen et indblik de risici de vil udsætte organisationen for ved at sætte gang i bestemte typer projekter, investerer i teknologier og i forandringer. Business cases kan udarbejdes af mange forskellige grupperinger i mellemstore og store organisationer, men for at opnå bedre resultater og det vil sige et mere retvisende business cases, så skal enterprisearkitektur blandt andet anvendes, da enterprisearkitektur er med til at afklare om der findes risici ved investeringen og om disse er større end selve investeringen.

Enterprisearkitektur er et omfattende projekt, og det kan vise sig nødvendigt at foretage nødvendige investeringer i mange mellemstore og store organisationer for at fremskaffe den viden der skal til for at opnå kendskab til de reelle risici. Investeringen i et enterprisearkitektur program vil også lede til forblivende omkostninger for organisationen, men den viden det kan frembringe kan være med til at skabe de nødvendige resultater der skal til for at ændre organisationens strategiske position, og i visse tilfælde kan det give mening at ”outsource” dele af enterprisearkitektur programmet til et konsulenthus, men data skal indsamles og genanvendes, hvilket vil sige der som minimum bør være to personer i organisationen der arbejder har rollen enterprisearkitekt.

Kontinuerlig dokumentation af strategier, forretningsprocesser og anvendelse af data giver også god samt sund forretningsmening for de fleste organisationer at gå i gang med. Det er derfor også ofte nødvendigt at få etableret en database til informationerne.