Hvad skal en IT-leder gøre for at understøtte en aktiv bestyrelse og for at hjælpe organisationen på vej mod den strategiske position?

Det findes en række interessante problemstillinger for IT-ledere i deres daglige arbejde med at håndtere forskellige andre typer beslutningstagere så som administrerende direktører, økonomidirektører, regnskabschefer, HR-direktører og diverse driftschefer.

IT-lederen kan for eksempel tage udgangspunkt i ISO/IEC 38500 der er designet som en standard der har til hensigt at give beslutningstagerne i bestyrelsen et indblik i, hvilke projekter, processer og data der findes i organisationen omhandlende IT-projekter og IT-drift. Hertil angiver ISO/IEC 38500 en model for, hvilke processer bestyrelsen skal have på plads med henblik på at opnå de fordele der er ved at holdestyr på IT.

Bestyrelsens ansvar

I tilfælde af organisationens direktion og bestyrelse kan blive enige om at der skal bedre styr på organisationens IT-drift så er det vigtigt, at bestyrelsen for nedsat en gruppe der kan assistere IT-lederen og den øvrige direktion med at få styr på IT-strategien samt udarbejdelsen af en forretningsstrategi der tager sit udgangspunkt i de fordele, som IT kan give organisationen.

Bestyrelsens teknologi-gruppe (arbejdstitlen) har til opgave at få sat rammerne for udviklingen af en forrentningsorienteret IT-strategi, hvilket vil sige at:

1. Gruppen skal invitere eksperter ind til at give deres bud på fremtiden for branchen.
2. Gruppen skal arbejde ud fra at få konsulenthuse med teknisk og strategisk viden i spil.
3. Gruppen skal formulere overordnede ønsker og retning til en IT-strategi.
4. Gruppen skal yde fagligsparring med IT-lederen og den øvrige direktion med henblik på implementering.

Rapportering

For at understøtte bestyrelsens behov, så er det tvingende nødvendigt at der findes en proces der håndterer rapportering til bestyrelsen. Ligeledes er det nødvendigt at få styr på den organisatoriske struktur til at håndtere processen og udforme de forskellige typer input. Den rigtige opsætning vil typisk være meget forskellig fra organisation til organisation. Der findes visse grupperinger og værktøjer til håndtering af samarbejdet med bestyrelsen:

1. ISO / IEC 38500 (ISO / IEC 2008) beskriver at et Project Management Office (PMO) er nødvendigt at få etableret for at få skabt et overblik over IT-projekter.
2. Et IT-driftsforum, hvor mellemledere kan diskutere udfordringer og problemer i driften.
3. Et arkitekturforum der drifter samtidsarkitekturen (As-Is) og målbillederne (To-Be).
4. Holt (2013) beskrev i sit værk, at CoBIT er et rammeværk det kan bruges til håndtering risici-minimering. Ligeledes beskrev Holt (2013) at ITIL eller ISO / IEC 20000 kan bruges til etablering af rapportering.

Kommunikation

I mange tilfælde vil det være tale om bestyrelser, hvis tekniske forståelse ikke er god nok til at kunne forstå de rapporter eller de præsentationer som IT-lederen bringer i spil. Reformer bør IT-lederen sikre sig at de rapporter og præsentationer der leveres til bestyrelsen er gennemgået som minimum af IT-lederen selv. I tilfælde af ser findes behov for at opnå en højere grad af ”Impact” vd bestyrelsen, så kan det give god mening at lade en kommunikationskonsulent gennemgå materialet så de rigtige budskaber står lysende klart.

God skik for kommunikation

IT-lederen med fordel gøre brug af de nedenstående værktøjer:

• Korte rapporter med anbefalinger.
• Få dias i diasshow.
• Oplæg til dialog.

Strategisk kommunikationer organiseret i kampagner, hvilket vil sige at IT-lederen skal arbejde i retning af at sætte et slutmål fx ved formulering af et scenarie! Hvor et slutmål realiseres.

Konklusion

IT-lederen kan med fordel drage nytte af organisationens bestyrelse med henblik på st få sat de rigtige Styringsrammen op til udvikling af IT-strategien og forretningsstrategien. Det kan i den forbindelse vise sig nødvendigt at arbejde med de opstillede principper i ISO/IEC 38500 og andre standarder der håndterer drift og IT-projekter. I forbindelse med håndtering af bestyrelsen, så kan det give god mening at arbejde med den måde som fakta præsenteres til bestyrelsen på.

IT-lederen bør også arbejde på at få implementeret et rapporteringsorgan der kan være med til at understøtte at de rette informationer indsamles på de rigtige tidspunkter og med de rigtige data til bestyrelsen.

Kilder

1. Holt, A.L.,
2. ISO/IEC 2008.