For at enterprise arkitektur programmet fuldt ud kan bidrage til en videndelings platform bliver det en nødvendighed at anvende specialiserede værktøjer.

Virksomheder kan anvende en række forskellige typer værktøjer. Typisk anvender de mest umodne organisationer værktøjer som følger med den kontorpakke som eksisterer i organisationen fx Microsoft Office Visio, Microsoft Office PowerPoint eller tilsvarende. Problemet ved at anvende værktøjer som er designet til simple illustrationer så som Microsoft Office Vision og Microsoft Office PowerPoint er at de ikke er designet til at håndtere relationerne mellem de forskellige andre modeller der end måtte findes i det samlede EA depotet. I udgangspunktet bør EA depotet være software uafhængigt, men i praksis er det meget sjældent tilfældet på grund af ”vendor lock-in”, altså at leverandørerne udvikler software der ikke er kompatible med i hinanden i forhold til at understøtte relationerne mellem artefakterne, hvormed EA depotet ikke nødvendigvis kan overføres fra et værktøj til et andet uden det kommer til at medføre en betydelig omkostning i form af arbejdstid.

De mere modne organisationer anvender værktøjer der er designet til at understøtte relationerne mellem artefakterne. Værktøjerne understøtter at arkitekterne er i stand til at tegne modellerne og sætte relationer i mellem dem således de kan genbruges i andre sammenhænge.

Jeg har nævnt, at der findes forskellige modenhedsniveauer for organisationerne der anvender de forskellige værktøjer, og organisationens enterprise arkitektur modenhed har i sagens natur også stor indflydelse på, hvordan værktøjerne anvendes, og dermed hvilken værdi som værktøjerne bidrager med.

I praksis

De værktøjer der oftest anvendes blandt danske organisationer er Microsoft Office baserede eller baseret på illustration og diagram værktøjer der som sådan ikke er gode til at skabe relationer mellem de forskellige artefakter der udarbejdes og arkiveres. Det giver en række problemstillinger fx ved at der ikke er nemt for arkitekterne eller andre interessenter at genfinde den viden der er behandlet.

Jeg anskuer tre forskellige leverandører på det danske marked der leverer produkter der kan anvendes med en smule tilpasning til organisationernes behov. De tre værktøjer hedder MEGA Suite, Qualiware og MooD. De har hver deres fordele og ulemper, hvilket er et emne for sig, og et emne jeg forventer at skrive om senere i et fremtidigt blogindlæg.

Fælles for de tre værktøjer er træning er en nødvendighed. Ingen af værktøjerne er intuitive at finde ud af. På visse områder kan det vise sig at være gode grunde til at ikke blindt at antage at leverandøren arbejder for organisationens side, da værktøjerne som oftest er ret dyre at anskaffe og det dermed ville være ret dyrt at kassere værktøjet, hvis det viser sig ikke at virke på den måde, som organisationens beslutningstagere i første omgang at det virker efter hensigten. Leverandøren af det værktøj som indkøbes har ofte trænet deres konsulenter således de kender fejlene, og ved hvordan de skal arbejde sig uden om dem, og det kritisk viden at have, hvis organisationen skal kunne anvende værktøjet på den rette (effektive) måde.

Siden værktøjerne er dyre bliver det en nødvendighed at anvende værktøjerne således det forventede afkast på investeringen bliver realiseret. Chefarkitekten og beslutningstagerne bør indgå i en proces, hvor de formulere principper og regler for hvordan værktøjet skal anvendes, og hvilke former for viden der bør omdannes til artefakter og organiseres i EA depotet som værktøjet facilitere. Anvendelsen af værktøjet bør indtænkes i arbejdsbeskrivelserne og medarbejdere der ikke anvender værktøjet bør tages op til revision.

Konklusion

Ingen af de tre produkter som på nuværende tidspunkter er tilgængelige for de organisationer der har mere modne enterprise arkitektur programmer er intuitive at anvende, og det stiller krav til træning af medarbejderne i anvendelsen af dem. Der findes nogle ”pitfalls” som chefarkitekten og beslutningstagerne bør undgå fx bør de fokusere på der trænes medarbejdere som kan agere som superbrugere og træne de mennesker der skal arbejde med værktøjet.

Jeg mener, at valget af værktøjer har stor betydning for om enterprise arkitektur programmet kan udvikles og modnes. På grund af værktøjerne ofte er ret dyre så har det stor betydning for organisationen at vælge det rette software, hvor de kan få den support som organisationen har behov for.

Jeg mener, at der er tre områder som chefarkitekten og beslutningstagerne bør være opmærksomme på.

1. Brug værktøjer der kan koble artefakterne til hinanden og der kan eksponerer artefakterne på en organisations intranet.
2. Anvend værktøjerne til det de er gode til, og sørg for at der findes mere end blot illustrationer fx tekst om de artefakter der er udarbejdet og klare linjer for relationerne.
3. Anvend værktøjerne med omtanke, og få trænet superbrugere i organisationen, således viden fastholdes efter at leverandørens konsulenter er blevet sendt ud til andre destinationer.

Udover de tre punkter der er nævnt ovenfor så bør chefarkitekten stå for at formulere en række principper for brugen af værktøjet fx om det er muligt at undgå at bruge værktøjet, og hvornår det kan eller bør gøres.