Det første skridt der skal tages for at opnå en højere grad af standardisering er at skabe sig et overblik over hvilke standarder, som organisationen anvender. Standarder kan have mange forskellige former og indholdet af standarderne kan variere meget.

Min definition af begrebet standard er som følgende et dokument indeholdende en beskrivelse af en vedtaget måde at udføre en service, udarbejde en opgave, understøtte kommunikation eller opstille struktur efter. Standarden er ophøjet til at være gældende af en styregruppe udviklere i it-afdelingen.

Standarden kan indeholde en række forskellige elementer så som tekst, billeder og tabeller, men i udgangspunktet skal standarden være på skrift, da man ellers ikke vil være i stand til at arkivere den og hive den frem på de rette tidspunkter.

Arkivering skal på sin vis ikke forstås som værende langtidsarkivering, hvor dokumentet bliver gemt væk i en rum tid, men derimod muligheden for at dokumentet kan hentes frem igen enten via intranettet fx igennem Microsoft SharePoint, fildrev (som kan skabe nogle arkivmæssige problemstillinger) eller igennem et enterprisearkitektur værktøj (Mega Suite, Qualiware eller MooD Active Enterprise).

Formålet er at de enkelte interessenter kan få adgang til de specifikke standarder ved blot at klikke på en model eller de igennem en søgemotor kan finde standarden således viden om hvad der skal gøres ikke ender et sted i en skuffe et sted i it-afdelingen frem for et sted, hvor standarden virkelig kan anvendes til at skabe værdi. Fokus er ligeledes at standarderne kun findes et sted.

Indsamling af eksisterende standarder

I store organisationer, hvor der findes fokus på it-drift og it-udvikling vil der typisk være formelle aftaler omhandlende hvordan drift og udvikling skal finde sted i organisationen.

Ligeledes vil der være sandsynlighed for at der findes en masse uformelle aftaler. Disse aftaler er som regel gode nok til at koordinere viden om udvikling og drift blandt små teams og udviklere, men det kræver at dem der skal udvikle skal have genfortalt aftalen og viden om standarden kan kun findes, hvis der er mulighed for at de rette personer er til rådighed, når der skal udvikles.

Det er med andre ord en reel risiko for organisationen, at aftaler om it-drift og it-udvikling ikke nedfældes.

Organiser standarderne

De indsamlede standarder bør blive organiseret så det er muligt hurtigt og let at finde den eller de standarder der skal overholdes hurtigt kan findes. Standarderne bør organiseres ud fra en MECE fremgangsmåde, således samtlige standarder som er til rådighed er dækket af en kategori og der findes meningsfyldte kategorier til samtlige standarder.

Eksponering af standarderne

For at samlingen af standarder ender ikke ender i en skuffe et eller i et ringbind på en reol, så bliver det nødvendigt at eksponerer standarderne som findes. Standarderne skal eksponeres på en måde der gør dem nemme at finde og der skal naturligvis gøres en hvis form for reklame for at standarderne nu kan findes et sted.

Når standarderne er mulige at eksponere enten igennem på et sharepoint site eller via et enterprisearkitektur værktøj som understøtter webeksponering. I denne optik bliver det ligeledes nødvendigt at få sat styr på basale HCI-principper, hvormed værktøjet og modellen der udstiller de indsamlede data ikke underminere eksponeringen og ultimativt anvendelsen af standarden.

Konklusion

Standardiseringen af udvikling og drift i en it-afdeling kan ikke foretages uden at de gældende standarder bliver eksponeret. De gældende standarder skal derfor først og fremmest indsamles. Standarderne skal sidenhen organiseres således det bliver muligt at finde de rette standarder og sidst men ikke mindst så er det en nødvendighed at få eksponeret standarderne på en måde (fx igennem et enterprisearkitektur værktøj) på en måde, som gør at de hurtigt kan findes igen af de udviklere, administratorer og mellemledere der skal bruge dem.