For at beslutningstagerne i de forskellige forretningsenheder og i it-afdelingen er i stand til at træffe informerede beslutninger så kræver det at de har adgang til informationer der kan vise indflydelsen som deres beslutninger har for organisationen.

Typisk vil organisationerne være i situationer, hvor de i en periode har investeret i informationsteknologier og de ligeledes har fundet frem til at der var en række opgaver som de ansatte skulle løse for at understøtte de behov som kunderne og andre interessenter måtte have.

Projekter er ofte gode områder at koncentrere sig sit fokus på, da projekterne typisk får opmærksomhed fra de forskellige beslutningstagere i forretningsenhederne og it-afdelingen.

En fremgangsmåde

En fremgangsmåde som kan bruges til at skabe overblikket over sammenhængene mellem forretningsprocesserne, applikationerne og it-infrastrukturen så bør organisationen arbejde med nogle af de værktøjer som findes inden for enterprisearkitektur konceptet.

Der findes forskellige veje som organisationen kan følge, men med et udgangspunkt i at organisationen først skal opbygge en enterprisearkitektur funktion i it-afdelingen så kan følgende skridt anbefales:

1)    Chefarkitekt udnævnes

2)    Løsningsarkitekter og applikationsarkitekter udnævnes

3)    Enterprisearkitekter udnævnes og overordnet rammeværk udvælges

4)    Arkitektur-styregruppe udnævnes

5)    It-projekter skal evalueres hos arkitektur-styregruppen.

Skridt 1

Fokus er først og fremmest på at skabe et overblik over, hvor organisationen skal hen, altså at finde frem til de “egenskaber” som organisationen bør have på sigt.

Derfor skal der udnævnes en chefarkitekt, og han eller hun bør fokuserer på at finde frem til en strategi for, hvordan organisationen på sigt bør anvende informationsteknologierne som er til rådighed.

Skridt 2

Dernæst bør et kendskab til hvordan applikationerne fungerer skabes. Det kan applikationsarkitekterne og løsningsarkitekterne bruge deres viden til at skabe. De skal dog have en ensartet fremgangsmåde for at dokumentere applikationerne og dertil bør løsningsarkitekterne arbejde med en standardiseret fremgangsmåde til at håndtere scenarie-planlægning.

Scenarie-planlægning er essentiel i forhold til at kunne understøtte koblingen mellem forretningsprocesser, it-applikationer og it-infrastrukturen. Det er scenarie-planlægningen er essentielt

Skridt 3

Enterprisearkitekterne står for at samle de informationer som applikationsarkitekterne og løsningsarkitekterne kommer med til at samle trådene for, hvordan organisationen bliver påvirket.

De forskellige arkitektroller bør organisere de forskellige typer informationer i organisationens enterprisearkitektur “repository” så det bliver muligt for de andre arkitekter at genanvende de data som allerede er blevet indsamlet.

De data som er vigtigst at indsamle i dette skridt vil være de applikationer som allerede eksisterer i organisationens it-applikationsportefølje. Her skal der skelnes mellem vigtige applikationer (typisk er disse også dyre applikationer) og det som med rette kan kaldes for støtte applikationer.

Det næst vigtigste at få indsamlet er informationer om organisationens forretningsprocesser. Her skal der skelnes mellem vigtige forretningsprocesser og støtte processer.

Skridt 4

Chefarkitekten bør arbejde på at få nedsat en arkitektur-styregruppe. Styregruppen har til formål at evaluere de enkelte projekter som sættes i gang og hvordan de understøtter de målsætninger, som organisationens beslutningstagere har sat sig for at skulle indfri.

Chefarkitekten bør arbejde på at få skabt de rette relationer mellem enterprisearkitektur gruppen og projektlederne så projektlederne forstår, hvorfor projekterne skal udføres på en bestemt måde og overholde visse principper og standarder samt der skal anvendes bestemte metoder for at sikre at projektets fremdrift.

Skridt 5

Arkitektur-styregruppen får til opgave at evaluere de projekter som der stilles forslag til. I den forbindelse bør arkitektur-styregruppen anvende de data som enterprisearkitekterne, løsningsarkitekterne og informationsarkitekterne har indsamlet. Hver gang et projekt går igennem arkitektur-styregruppen så bør den ligeledes bidrage med at registrere informationer om projektet i organisationens EA – repository. På den måde bliver arkitektur-styregruppens mulighed for at kunne evaluere, hvordan de enkelte projekter vil påvirke organisationen og ligeledes være i stand til at finde ud af, hvilke problemstillinger som de enkelte projekter vil stå overfor. Projekter medføre ofte en form for forandring og det vil derfor ofte have indflydelse på fire komponenter i organisationen så som struktur, opgaver, mennesker og teknologier. For at kunne skabe overblikket kræves det at den rette information er til stede og informationerne er baseret på pålidelige data som findes i organisationens EA – repository som de forskellige typer arkitekter kan anvende til at skabe realistiske scenarier for, hvordan forandringerne vil påvirke organisationen og dermed muligheden for at opnå de målsætninger som beslutningstagerne har.

Konklusion

Der findes flere forskellige fremgangsmåder som organisationer kan anvende i forhold til at få sat styr på koblingen mellem forretningsprocesser, it-applikationer og ikke mindst it-infrastrukturen.

For at få skabt overblikket så kræves det at de rette værktøjer bliver taget i brug og der findes de rette profiler i organisationen som kan indsamle de nødvendige data og omsætte dem til brugbar ledelsesinformation.

Ledelsesinformationen kommer blandt andet til udtryk ved at de forskellige typer arkitekter vil være i stand til at kunne bidrage med nyttig information til scenarie-planlægning som kan bruges i forhold til udvælgelse af hvilke it-projekter som skal udvælges.

Projekter er ofte en god indgangsvinkel til at få opmærksomhed på organisationens enterprisearkitektur program. Enterprisearkitektur programmet kan igennem projekterne demonstrer de muligheder der er for organisationen ved at optimere og ved at strukturere sin organisation anderledes og ved at styrer sine informationsteknologier på en anden måde.