It-afdelinger har ofte en række forskellige aktiviteter og projekter som den skal afvikle og implementere for at der kan skabes et fornuftigt overblik for hvilke informationsteknologier der bliver anvendt af forretningsenhederne og om disse bliver anvendt på den rette måde. Udvikling og tilpasning af informationsteknologier kan vise sig at være dyre at få udviklet især, hvis de skal tilpasses de behov som de forskellige forretningsenheder står overfor.

Enterprisearkitektur som begreb har to fundamentale værktøjer som viser sig interessante i den kontekst. Det første værktøj vil være anvendelsen af et rammeværk som kan bruges til at undersøge de komplekse forhold som ofte viser sig at være tilknyttet de problemstillinger der er relateret til dataarkitekturen og den teknologiske arkitektur (Wagter et al 2005). De to arkitekturformer indeholder blandt andet data som organisationen råder over og som kan behandles og ligeledes kan applikationer og informationssystemer inkluderes. Den tekniske arkitektur omhandler hardware platforme, middleware og netværk og alle komponenter som er nødvendige i de fleste organisationer med henblik på it-systemerne fungerer. Rammeværket er med til at sikre at de rette spørgsmål stilles og de rette relationer mellem de indsamlede data kan skabes.

Det andet værktøj som enterprisearkitektur kan bidrage med er fokus på at få skabt et blåtryk (Bernard 2005) for, hvordan forretningsprocesser, data og informationsteknologier på sigt bør sammensættes for at organisationen kan opnå de egenskaber som der er behov for.

Set med et værdiskabelses fokus så kan de enkelte programmer tolkes som værende aktiver som it-afdelingen forvalter. En applikation kan opfattes som et aktiv, da der investereres en række ressourcer i vedligeholdelsen, udviklingen og opfølgning samt test af applikationen inden den ideelt bliver taget i brug. Aktivet er som en maskine som er med til at udføre visse handlinger som er nødvendige for, at organisationen er i stand til at kunne udføre sit virke. Applikationerne bør derfor jævnligt undersøges for at organisationens beslutningstagere er i stand til at vurdere om aktiverne forvaltes på den bedst mulige måde. Investeringer i aktiver er et perspektiv som bør anvendes for at en mere fremtidssikret udvikling kan finde sted i den teknologiske arkitektur og dataarkitekturen.

Enterprisearkitektur værktøjerne kan dermed betragtes som fremgangsmåder som kan anvendes til at undersøge, hvordan organisationen i udnytter sine aktiver og skaber værdi igennem anvendelse af dem.

Begge aktiviteter er i sidste ende med til at påvirke brugernes opfattelse af at arbejde med den specifikke informationsteknologi, og det kan i sidste ende være med til at påvirke, hvordan slutbrugerne og beslutningstagerne opfatter det arbejde som it-afdelingen udføre.

Aktiver

Applikationerne kan med andre ord betragtes som aktiver, som it-afdelingen er med til at forvalte og udvikle. Forvaltningen kan betragtes som en indikator for, hvor godt it-afdelingen er til at implementere it-strategien. Indikatoren kan gøre sig gældende, hvis enterprisearkitekterne kan få information fra udviklingerne og dem som står for driften af applikationerne om den tekniske værdi som applikationen repræsenterer. Ligeledes bør enterprisearkitekterne indsamle data om hvad slutbrugerne ude i de andre forretningsenheder tænker om applikationerne.

På den måde kan to akser opstilles og ud fra de to akser kan applikationerne kategoriseres (Bente et al 2012). Kategoriseringen giver mulighed for at udlede forskellige retningslinjer for, hvad der bør gøres med de forskellige applikationer. Hver handling har en som regel en omkostning i form af opportunity costs. Kategoriseringen af applikationerne giver et godt billede af, hvor it-afdelingen skal sætte ind i forhold til enten at få løst eventuelle problemstillinger som der findes i forhold til de problemstillinger som slutbrugerne har eller arbejdet med at få sat styr på de tekniske problemstillinger som der kan være med applikationerne.

Evaluering og kategorisering

Typisk vil en kategorisering kunne opstilles ud fra nogle fundamentale design principper. Principperne for designet af diagram som kan anvendes til at vise hvor de forskellige applikationer er placeret. Et diagram vil typisk have fire kategorier (Bente et al 2012). De fire kategorier kan for eksempel opstilles omkring Boston Matricens fire kategorier som er Wild Cat, Cash Cow, Poor dogs og Star.

Kategorierne

Boston Matricen har i udgangspunktet fire kategorier der er opstillet i fire forskellige kvadranter. De fire kvadranter kendetegner handlinger som it-afdelingen bør gøre med den specifikke applikation, hvis det viser sig at applikationen findes inden for den specifikke kvadrant. Matricen er opstillet ud fra de tanker som Bente et al (2011) har gjort sig angående arbejdet med at evaluere applikationer:

I kategorien Wild Cat anbefales at organisationen fortsætter med at investerer sine ressourcer, men der bør være et stramt fokus på budgettet, der er tale om et sandkasse miljø, hvor nye ideer afprøves og der findes et meget lille behov for integration til de eksisterende løsninger.

I kategorien Poor Dogs anbefales det at organisationen ikke investerer yderligere og arbejder aktivt for at få fjernet programmerne fra organisationens applikationsportefølje. Det anbefales begrænse udviklingen på applikationerne i denne kategori.

I kategorien Cash Cow anbefales det at organisationen investerer ud for at sikre yderligere kvalitet i applikationen og i stedet fokusere på, at investere sine ressourcer i applikationer som findes i ”Wild Cat” og ”Star”.

I kategorien Stars anbefales at der investeres i applikationen, og det vurderes at applikationen kan bruges til udvikling på sigt. I forhold til applikationer som findes i denne kategori har er de kendetegnet af at kunne implementeres i nye forretningsprocesser. Der er tale om applikationer der skal kunne integrere med den eksisterende it-arkitektur.

Illustrering af applikationerne

Hver applikation på diagrammet kan illustreres med en cirkel, hvis diameter afgøres hvor dyr applikationen er for organisationen at fokusere på.

På grund af udvikling, drift og håndtering af applikationerne til hver en tid har økonomiske data knyttet til sig, så kan det konstateres at de forskellige applikationer kan vise sig som indikatorer på, hvor god it-afdelingen har været set i forhold til at få styr på sine investeringer. De forskellige data bør illustreres og opstilles for at visualisere problemstillingerne ved at investerer i de forskellige applikationer.

Evaluering

Der findes en række forskellige problemstillinger med at få evalueret applikationer ud fra en type matrice, og en fremgangsmåde, dels fordi det ikke er altid de rette data er ved hånden for enterprisearkitekten og dels fordi de data der kommer ind kan være forurenet i form af at dem der afgiver data ikke afgiver dem på en måde som kun gavner dem individuelt, hvis applikationen giver organisationen en større værdi end, hvad applikationen egentlig gør. Derfor bør enterprisearkitekterne som er med til at evaluere de enkelte applikationer være meget kritiske overfor de data som indsamles, og det kan vise sig nødvendigt at udfordrer de data som er indsamlet og anvender data om applikationens oppetid og antal fejl som også opstår.

Undersøgelsen og evalueringen af applikationerne kan aldrig blive bedre end de data som er til rådighed. Formålet med undersøgelsen er at få skabt et fokus på, hvordan organisationens ressourcer bliver investeret i udvikling og vedligeholdelse af applikationer.

Omkostningerne

Hvad kan betragtes som omkostninger set i forhold til udvikling og vedligeholdelse af applikationer?

Alle organisationer har en eller flere former for knapkapaciteter. Kapaciteterne er med til at afgøre om organisationen er i stand til at kunne udføre bestemte typer projekter som vil være med til at udvikle organisationen i den retning som viser sig nødvendig for at organisationen vil befinde sig på det sted på markedet som beslutningstagerne gerne ser organisationen udvikle sig i retning af.

Applikationerne har omkostninger knyttet til sig i form af opportunity costs, hvor it-afdelingen anvender en del af sine ressourcer til at administrere, vedligeholde og udvikle på applikationen. Dertil findes der ofte forudsætninger for at kunne anvende applikationen så som licensomkostninger som organisationen skal betale for at have adgang til de funktioner som applikationen giver dem.

Omkostningerne skal indsamles for at kunne give et retvisende billede af hvor stort aktivet er for organisationen, og det er nødvendigt at få skabt sig det nødvendige overblik i forhold til at kunne vurdere om applikationen som aktiv hensigtsmæssigt styret et eksempel på en sådan situation vil være hvis en meget dyr applikation er placeret i kategorien ”Poor Dogs”, hvor både slutbrugerne og it-afdelingen finder applikationen utilstrækkeligt.

Relationer til it-strategien

Evalueringen af applikationerne kan bruges til at vurderer hvilke applikationer, som organisationen fremadrettet bør allokere ressourcer til. Visualisering er en god måde at formidle information på til beslutningstagere som i udgangspunktet ikke har tid til at gå i dybde med data og visualisering af data om applikationernes værdiskabelse kan den også vise trends. Derfor kan det vise sig at være en god idé at opstille applikationernes omkostninger og hvor godt de forskellige applikationer bidrager med værdi, og det kan ligeledes vise sig en nødvendighed at gennemføre undersøgelsen flere gange over en årrække for at kunne se om der findes trends i udviklingen på applikationerne set i forhold til den forretningsmæssige værdiskabelse og den strategiske værdiskabelse. Alternative akser som kan anvendes i forhold til applikationerne er teknisk ”fit” og forretnings ”fit”, men akserne kan anvendes ud fra forskellige former for undersøgelser i form af om undersøgelsen skal bruges med fokus på en strategisk evaluering eller om der er tale om en evaluering af de teknisk fitness set i forhold til organisationens enterprisearkitektur.

Relationer til application roadmapping

Udvikling på applikationerne bør være koncentreret omkring leverance af funktionalitet til dem der skal bruge dem. Leverancerne kan ligesom værdiskabelsen illustreres. Visualisering er et godt værktøj som bør bruges til at skabe forbindelser mellem dem som har ansvar for udviklingen af applikationen og dem der skal bruge de funktioner som applikationerne giver i de forskellige forretningsenheder.

Værdiskabelsen har en direkte forbindelse til de application roadmapping skyldes at der findes muligheder ved at gennemskue trends som værdiskabelsesundersøgelsen giver beslutningstagerne, hvor visualiseringen af trends for applikationerne bør anvendes i forhold til hvad der sker med planerne for udvikling på applikationerne.

Relationer til teknologistrategien

Applikationerne udvikles ud fra bestemte typer teknologier eller tekniske rammeværker. Valget af applikationer har betydning for hvilke typer tekniske rammeværker som organisationen på sigt bør vælge for at udviklingen på applikationen kan fortsætte. Applikationerne bør bidrage med funktioner og egenskaber som organisationen har behov for på sigt. Teknologistrategien bør derfor sigte efter at finde de rette kompetencer, de rette rammeværker og det rette miljø er til stede på det rigtige tidspunkt. Applikationer som viser sig at være inden for ”poor dogs” eller inden for ”stars” vil på sigt på virke de teknologier som er til rådighed for organisationen, da applikationerne inden for disse to kategorier.

Applikationerne er en vigtig i forhold til at arbejdet med omstilling af organisationens teknologiske platform til at kunne understøtte de behov som organisationen har set i forhold til at kunne understøtte forretningsudvikling.

Defensiv og offensiv udvikling

Der findes to typer udviklinger som ikke på alle områder kan understøttes eller forudsiges af enterprisearkitektur programmet. Disse to faktorer er offensiv – og defensiv udvikling (Wagter et al 2005). De to former for udvikling opstår som led af nye udviklinger i organisationens marked og opstår som led af markedets behov. Faktorerne påvirker den kompleksitet som findes i dataarkitekturen og den teknologiske arkitekturer. Det er vigtigt at faktorerne bliver behandlet og at beslutningstagerne aktivt tager del i dialogen om på hvilket kompleksitetsniveau som de forskellige projekter skal arbejde med, og hvordan applikationerne hver især bør udvikles for at kompleksiteten holdes inden for et område som kan bruges aktivt.

Konklusion

Visualisering er en vigtig måde at kunne illustrere trends på, da de forskellige interessenter ofte har mange forskellige problemstillinger som de skal tage sig af, og ofte ikke har tid til at læse lange rapporter. Visualisering af værdiskabelsen for de forskellige applikationer som organisationen råder over. Applikationer kan anskues som aktiver organisationen råder over, hvor især it-afdelingen står for at drive dem. Aktiverne skal skabe værdi for organisationen og det giver mulighed for at evaluere de strategiske egenskaber og forretningsenheder og den tekniske fit og den forretningsmæssige fit. Overordnet set bør de trends der kan udledes ved at gennemføre undersøgelsen over flere år i træk kunne bidrage til, hvad der skal ske med de enkelte applikationer, og hvordan applikationerne samlet set bør anskues fx i it-strategien.

Kilder

Bente, Stefan. Collaborative Enterprise Architecture. Morgan Kaufmann, 2012

Wagter, Roel, Martin van den Berg, Joost Luijpers, and Marlies van Steenbergen. Dynamic Enterprise Architecture: How to Make It Work. 1st ed. Wiley, 2005.