Organisationer er under et stigende pres ved at verdenen er blevet mere globaliseret. Det betyder at konkurrenter fra alle dele af kloden kan etablerer sig på markeder som for dem virker lukrative. Typisk vil disse organisationer også være i stand til at presse priserne på markederne fordi de er i stand til at producere varerne billigere end organisationer som kun findes i et land og som har deres hovedmarkeder og produktion i den vestlige verden.

Det stigende pres har stor betydning for, hvordan organisationerne på bedst mulig måde anvender de ressourcer, som organisationen råder over. IT-udvikling kan i mange tilfælde vise sig at være svært at forholde sig til samtidigt med at mange it-projekter som sættes i gang aldrig leder til de ønskede resultater. Tilmed er IT-drift og IT-projekter ofte dyre, hvilket ofte medfører at de forskellige interessenter på direktionsniveau vil stille spørgsmålstegn på, hvad de får ud af investeringerne.

På grund af konkurrencepresset så kan informeret ledelse være en af grundpillerne til at organisationerne fremadrettet kan overleve og mindske konkurrencepres og på sigt opnå konkurrencefordele.

Hvorfor kan vurdering af applikationer hjælpe?

De applikationer som organisationen råder over er kilder til forretningsegenskaber (også kaldet forretningskapabilitet)  og applikationerne er dertil en kilde til kompleksitet og en omkostningsbase.

Ved at vurdere applikationerne kan chefarkitekten analyserer sig frem til mulige løsninger, som organisationen kan benytte sig af med henblik på at kunne opnå en bedre applikationsportefølje som i højere grad understøtter organisationen med at opnå sine målsætninger.

Applikationsporteføljen repræsenterer muligheder for at understøtte at forretningsprocesser, arbejdsgange og informationer bliver designet og håndteret på en måde som understøtter at de målsætninger, som organisationen har opnås.

Hvorfor kan informeret ledelse hjælpe?

De applikationer som organisationen råder over er kilder til forretningsegenskaber (også kaldet forretningskapabilitet)  og applikationerne er dertil en kilde til kompleksitet og en omkostningsbase.

Informeret ledelse kan understøtte, at organisationens beslutningstagere investerer organisationens ressourcer i de applikationer som kan understøtte, at organisationen opnår en konkurrencefordel.

Fremgangsmåder

Der findes to overordnede fremgangsmåder som kan anvendes til at vurdere en organisations applikationsportefølje.

Cashflow

Vurdering af de centrale applikationer kan findes igennem to overordnede fremgangsmåder. Den første fremgangsmåde omhandler at finde de centrale applikationer ved at følge cashflowet. Dette tager sit udgangspunkt i at organisationen skal betale licensomkostninger og der er typisk også omkostninger forbundet med udvikling på applikationerne og ordinær vedligeholdelse. Desto højere omkostningerne er desto større en del af IT-budgettet og desto større budgettet til forretningsudvikling allokerer den enkelte applikationen. Desto en større post i regnskabet og i budgettet desto mere interesseret vil interessenter som interesserer sig for regnskabsanalyse. Data om licensomkostninger og omkostninger til it-udvikling og drift kan indhentes hos regnskabsafdelingen. Det kan vise sig besværligt med at få opbygget en fordelingsnøgle som kan bruges til at henføre omkostningerne til de enkelte applikationer, og en klar trussel for enterprisearkitekterne i denne henseende vil være at der kommer for meget fokus på at analyserer sig frem til at de forskellige posteringers til de forskellige applikationer. Det er i den forbindelse nødvendigt at enterprisearkitekterne som står for opgaven er klar over at selv et middelmodigt resultat er bedre end et perfekt. George S. Patton ville sige ”A good plan violently executed now is better than a perfect plan executed next week”. Årsagen hertil er at interessenterne skal kunne se artefaktet for derefter at forholde sig til det, og artefaktet kan raffineres over tid.

Denne fremgangsmåde kan især vise sig relevant at anvende i organisationer, hvor enterprisearkitekten rapporterer til en it-chef som igen rapporterer til regnskabschefen.

Kritikalitet

Den anden fremgangsmåde vil være at følge de forretningsprocesser som beslutningstagerne finder vigtigst i forhold til at kunne optimere og opretholde organisationens drift.

Fremgangsmåden inkluderer at enterprisearkitekterne arbejder aktivt på at skulle afdække processerne som findes i samtidsarkitekturen (samtidsarkitekturen kaldes også for As-Is arkitekturen).  Det kræver at flere forskellige interessenter står til rådighed i den rette tidsperiode og i rette antal. En analyse af de forskellige forretningsprocesser  kræver at interessenterne som er involveret i dem prioritere dokumentationsprocessen og at forskellige interessenter bliver interviewet så de rette informationer bliver indsamlet.

For begge fremgangsmåder

Visualisering er et nøgleord for begge fremgangsmåder. Wolfgang Keller (2012) nævner at det kan vise sig nødvendigt at anvende Heat Mapping som i og for sig viser hvilke applikationer i applikationsporteføljen skal håndteres. Visualiseringen kan vises i et boblegram, hvor der findes fire kvadranter og hvor diameteren af de forskellige bobler kan være omkostninger eller værdien af skalaen fra 1 til 10.

Konklusion

Fokus for organisationen er at opnå konkurrencefordele som kan hjælpe den med at modstå og tilpasse sig forandringerne som finder sted på det eller de markeder, som organisationen operere på. Applikationsporteføljen, som organisationen råder over, kan være en faktor som er med til, at give organisationen en konkurrencefordel.

I forbindelse med at vurdere organisationens applikationsportefølje kan det hurtigt vise sig at der findes to fremgangsmåder som kan vise sig relevante i forhold til arbejdet med skabe en bedre applikationsportefølje for organisationen og på den vis være med til at understøtte forretningsudvikling og innovation.

Ved at organisationens beslutningstagere er i stand til at træffe informerede beslutninger om hvor det vil være bedst for organisationen at investerer sine ressourcer i sin applikationsportefølje vil understøtte, at organisationens forretningsenheder vil kunne foretage forretningsudvikling som vil kunne fører til produkter som kan styrke organisationens konkurrenceposition.

Kilder

Keller, W. (2012), TOGAF 9.1: Quick Start Guide for IT Enterprise Architects,  http://www.objectarchitects.biz/TOGAF9/TOGAF_9_1_Quickstart_(V0_9).pdf