Niels Terkelsen, som er enterprisearkitekt for ministeriet for Forskning, Innovation og Videregående Uddannelser præsenterede et oplæg omhandlende, hvordan et ministerium forholder sig til enterprisearkitektur. Niels Terkelsen er den eneste enterprisearkitekt som er ansat i ministeriet. På grund af de få ressourcer som er til rådighed så har Niels Terkelsen valgt at anvende en fremgangsmåde som er fokuseret på projekter eller det han selv kalder et projektbaseret EA.

Niels har ifølge ham selv brugt en del tid i sin karriere som projektleder og det har ifølge ham selv sat sit præg på den fremgangsmåde med enterprisearkitektur. En grundlæggende antagelse som Niels Terkelsen anvender i sit arbejde er, at virksomheder og organisationer består af projektet.

”The sum of the projects that the enterprise implements is the sum of the organization’s capabilities” – Niels Terkelsen

Med enterprisearkitektur programmet kan organisationen få sat retning på sine projekter så de rette forretningsegenskaber (capabilities) kan opnås. Niels Terkelsen foretrækker at kalde EA-rammeværket for en reol (book shelf) og dertil skal følgende være på plads ifølge Niels Terkelsen:

1. Projektmodel.
2. IT-styringsmodel.
3. Forbindelse med IT-styringsmodellen og IT-projekterne.

Niels Terkelsen lagde stor vægt på at det handler om tilpasse enterprisearkitektur programmet til organisationen, hvori det implementeres. I forbindelse med at ministeriet er underlagt staten så har den officielle projektmodel måtte anvendes. I forhold til projektmodellen viste det sig nødvendigt at arbejde med nogle specifikke leverancer så som en business case og en række andre dokumenter. Dokumenterne skal sidenhen anvendes i forhold til en EA-workshop.

I ministeriet bruger de nogle af de anbefalinger som blandt andet omtales i COBIT version 5. Den førnævnte EA-workshop er den såkaldte forbindelse mellem IT-styringsmodellen og IT-projekterne.

EA-rammeværket som Niels Terkelsen anvender er OIO-EA rammeværket. Niels Terkelsen er af den opfattelse at det ikke er muligt at understøtte en ”bibliotikar” rolle med at arkivere samtlige artefakter i OIO-rammeværket på reolen, og han mener ligeledes ikke at det ville være ham muligt at tvinge nogen af de interessenter som han interagerer med til at udarbejde artefakterne. Derimod kan de rigtige artefakter som understøtter den projekt-styrede organisation være arbejdet med at fokusere på artefakter som er en del af projektprocessen.

På den måde kan visse artefakter fra OIO-EA rammeværket blive sat ind på reolen. Niels Terkelsen kom ind på at den fremgangsmåde som anvendes med at dokumentere ikke ville understøtte scenarieplanlægning.

EA-workshoppen omhandler at projektlederen bliver indkaldt og projektet gennemgås fra A til Å. En sådan compliance gennemgang tager i gennemsnit tre timer. Gennemgangen er struktureret ud fra en tjekliste og der findes et såkaldt ”Advisorary Board” som bruges i ”compliance” EA-workshoppen. Niels Terkelsen har brugt kollegaer fra andre ministerier som kernen i ”Advisorary Board”.

De input som EA Advisorary Board kommer med bruges blandt ande til at træffe beslutninger om projektet ud fra.

Den tjekliste som Niels Terkelsen gør brug af indeholder 43 spørgsmål som skal besvares af projektlederen. Fokus er i sig selv ikke at stille spørgsmålet på tjeklisten, men at stille spørgsmål ind til, hvordan projektlederen er nået frem til overvejelserne af fasen.

Tjeklisten er offentlig tilgængelig på digitaliser.dk og det har hidtil taget 10 år at udvikle listen til det stadie som den er i nu. Niels Terkelsen henviste til at Robertson et al (2006) skrev om en tilsvarende fremgangsmåde om at enterprisearkitektur skal implementeres et projekt ad gangen.

Niels Terkelsen lagde vægt på at det handler om, at kommunikere igennem fortælling eller metaforer så som når grønlænderne arbejder med metaforer om sæler og isbjørne og kazakstanerne arbejder med heste så bruger han under danske forhold også metaforer så som 10.000 kilometers tjek osv.

Fyld reolerne op

Det vigtigste er at de forskellige artefakter udarbejdes som en form for øvelse for dem som er involveret, men typisk vil mange af artefakterne ikke kunne genbruges. Det er nødvendigt at tænke over hvilke artefakter som kan vise sig nødvendige at arbejde med. Ifølge Niels Terkelsen er det projektlederne som tager stilling til hvilke informationer som gemmes.

Derefter viste Niels Terkelsen en model som viste processerne og forretningsegenskaberne.

I ministeriet anvendes EA værktøjet til dokumentation og vedligeholdelse af applikationer, systemejerskab, risici evaluering af applikationerne, sysem dokumentation af hver applikation, procedure for brugeradministration og kontakt information til leverandørerne. Systemejeren er rolle som skal dokumenterer applikationen og have en plan for, hvordan applikationens ydelser kan genoprettes i tilfælde af nedbrud eller katastrofer mm.

De dias som Niels Terkelsen fremviste gav et indtryk af at disse planer var elektroniske, hvilket må siges at være en risici at løbe, hvis nu intranet serveren hos ministeriet går ned eller bliver utilgængelig.

Overordnet set et godt foredrag, men der er visse problemstillinger med den fremgangsmåde som Niels Terkelsen har valgt at anvende i ministeriet. Han nævner selv en af dem ved at det ikke er muligt at lave scenarieplanlægning. En anden er at fremgangsmåden i det store hele gør det svært at producere ledelsesinformation som mellemledelsen kan gøre brug af. Fremgangsmåden er stærk på grund af de ressourcer som er tilgængelige kan bruges næsten fuldt ud.