Det svenske konsulenthus byBrick havde organiseret et arrangement omhandlende mulighederne for at kunne håndtere problemstillinger med enterprisearkitektur og organisationsforandringer igennem anvendelse af værktøjer som understøtter opsamling, organisering og eksponering af ledelsesinformation.

Arrangementet bestod af fire interessante oplæg som omhandlede forskellige tilgange som er observeret ude hos forskellige typer virksomheder og organisationer. Blandt de mest interessante oplæg var Jan Amtofts som gik ud på at arbejde at indsamle data om IT-afdelingens sande tilstand, og  Troux Technologies CTO Jes McPhees oplæg omhandlende, hvordan Troux Technologies anskuer enterprisearkitektur.

Virksomheden byBrick

Konsulenthuset byBrick Management Services er i gang med at etablere sig i Danmark, og de har en af de ledende konsulenter som konsulenthuset råder over er Søren Staun Biangslev. Søren er kendt for sin tilgang til enterprisearkitektur som er centreret omkring det han kalder for ”Middle Out” fremgangsmåden, og han har i sit virke været kendt for at arbejde intensivt med EA værktøjet MooD Business Architect og MooD Active Enterprise.

byBrick Management Services arbejder med to overordnede produktgrupper. Den første og primære er ”Business Transformation” og den anden er ”Service Management”. Fokus i deres produktportefølje er enterprisearkitektur en del af business transformation.

Morten Stender præsenterede om begrebet målsætninger i forhold til forandringsledelse, hvor han brugte et eksempel fra Irma, hans pointe var at mål skal følge beslutningstagerne og medarbejderne, så de har mulighed for at arbejde i retning af dem.

Ifølge Morten Stender så er et fælles fokus og en fælles sandhed er begge en del af kernen for at kunne forandre organisationer. Endnu et fokus for at understøtte forandringer er ifølge Morten Stender arbejdet med finde frem til de rette KPI’er som medarbejderne og beslutningstagerne skal forholde sig til.

Fokus for udviklingen vil være arbejdet med organisationsforandringerne. Forandringen af organisationen bør ledes af en ”Data-Driven Strategy”, hvilket jeg kunne forstå næsten ensbetydende med informeret ledelse.

FLSmidths fremgangsmåde

Jan Amtoft, IT-Direktør, fra FLSmidth præsenterede et oplæg omhandlende FLSmidts fremgangsmåde til organisationsforandring. Ifølge Jan Amtoft var oplægget baseret på sine oplevelser og erfaringer om organisationsforandringer.

Jan Amtoft har tidligere arbejdet i Finansministeriet, hvor han har arbejdet som programmør. Han har i den forbindelse også har arbejdet med begrebet ”business intelligence” igennem sin karriere.

”The only way I can reason with people is by facts.” – CIO, Jan Amtoft

Ifølge det diasshow som Jan Amtoft præsenterede var der tale om at den fakta styrede organisation kan opnås igennem en rejse som typisk vil tage mellem syv og otte år.

Jan Amtoft fandt frem til at udgifterne til IT-afdelingen kun var på 50% af hvad branchestandarden var, og Jan Amtoft brugte argumentet om at for få investeringer i IT ikke ville gøre FLSmidth mindre konkurrencedygtig. Argumentet understøttet af graferne som Jan Amtoft havde udarbejdet gjorde udfaldet.

En af de grafer som Jan Amtoft præsenterede omhandlende at man i 2007 var omsætningen af medarbejdere i IT-afdelingen så høj, at man ikke fik nogen værdi ud af de ansatte.

I arbejdet med at udbygge den organisatoriske modenhed gik Jan Amtoft i gang med at en modenhedsøvelse. I 2007 forlod omkring 100 ud af de 200 ansatte FLSmidths IT-afdeling, men siden da er mere end 500 medarbejdere kommet til, hvilket har givet visse styringskomplikationer og visse problemstillinger med at modne IT-organisationen. Ifølge Jan Amtoft lod han sig inspirere af CMMI, og han begyndte derfor at udarbejde matricer som han har brugt til at justere IT-organisationen efter, men han blev så inspireret af fremgangsmåden ”4 disiciplines of execution”, og han fandt ud af at han havde for mange matricer, og han er nu er gået ned til at have to.

For at arbejde med eksekvering som er baseret på informeret ledelse, så bør der være opfølgning på de beslutninger som træffes, hvilket vil sige beslutningstagerne skal følges op. I den forbindelse kom Jam Amtoft ind på nedenstående citat.

”You need an accountability log. Ask the decision-makers on how they are doing on the specific issues they have been commited” – CIO, Jan Amtoft.

Dermed sagt så kræver det at eksponering af beslutningerne som er truffet af de forskellige styregrupper og ikke mindst direktionen. Værktøjer som kan anvendes er beslutningsreferater og ikke mindst eksponering af data.

Fra kaos til værdiskabelse

Miko Vesin fra byBrick kom ind på en række forskellige problemstillinger som relaterer sig til at få optimeret værdiskabelsen igennem anvendelsen af IT.

Miko Vesion kom ind på, at IT-afdelingen bør fokusere på at se på forretningsenhedernes forretningsmodeller. Forretningsmodellerne kan illustreres i et ”Business Model Canvas”.

Udover forretningsmodellen så bør IT-afdelingen arbejde med at fokusere på at lytte til forretningsenhederne og forstå de forskellige interessenters problemstillinger. Behovene kan udledes i kontekst af dialogen med interessenterne, og dialogen (strategisk eller ej) kan bruges til at engagere interessenterne.

Det tredje skridt som bør tages er at fokusere på innovation. Innovation kræver at de have rette mennesker og de rette relationer på de rette tidspunkter og fokus bør være på resultater fx igennem pretotyping som er en form for hurtig prototyping som især fokuserer på mockups.

Herefter kom konsulenten ind på at arbejdet med at gøre resultaterne offentlig kendte i organisationen og organisationens værdikæde er en nødvendighed for at fremprovokere de rette reaktioner.

Den sidste fase omhandler at få styr på processen og den praksis som understøtte udviklingen.

Performance styring

Michael Ørnø fra Statens IT kom ind på, at organisationen som han kom fra er en del af Finansministeriet. Michael Ørnø kom ind på at det er svært, hvis ikke umuligt, at hæve skatterne i Danmark og der samtidigt findes et større og større krav om flere services, så det kræver investering og styring af IT for at få det rette output. Statens IT er såvidt jeg har forstået det primært en driftsleverandør.

Alle statens institutioner indgår en kontrakt med Statens IT. Dette finder sted en gang om året, og her sættes der fokus på at få skabt forståelse af kunderne og understøtte de behov som de har. I forbindelse med kontrol med de service som Statens IT leverer, kom Michael Ørnø ind på et dashboard som har fire perspektiver.

Fokus for præsentationen som Michael Ørnø stod for at præsentere var visualisering af forholdene for organisationen. Forholdene blev vist ved at se hvor mange problemstillinger som er ved SLA og dashboard. Det var ifølge Michael Ørnø muligt at gå ned igennem det præsenterede dashboard og få information helt ned på teamniveau. Statens IT gør brug af HPSM som platform i forhold til at håndtere dokumentation af, hvordan de forskellige services er håndteret.

”It is a people issue. It is about how people do their daily work. It is management of processes. The system is coupled to the management system” – CIO, Michael Ørnø.

Citatet ovenfor gør det klart at data er ingen ting, hvis de ikke bruges i ledelsesmæssigt.

Service softwaren er knyttet til de ledelsesdata som organisationen råder over og ifølge de billeder som Michael Ørnø viste var det muligt at trække data fra service management systemet til fx Microsoft Outlook. Et nøgle ord for det arbejde som Michael Ørnø udfører som leder i Statens IT er at understøtte at de forskellige teams, afdelinger og områder arbejder sammen om at løse problemstillingerne, som kunderne måtte have. I den forbindelse kan informeret ledelse også bruges som et kommunikationsværktøj fx igennem dashboards. I den forbindelse kom nedenstående citat i spil.

”Define relevant KPIs for your activities for your company. Ensure a line of sight from management to operations.” – CIO, Michael Ørnø.

Troux Technologies

En leverandør af værktøjer som kan bruges i forhold til opsamling, organisering og eksponering af ledelsesinformation er Troux Technologies. Troux Technologies stammer fra Amerikas Forenede Stater, og det produkt som virksomheden producerer er kendt for at være meget omfavnende i forhold til arbejdet med dokumentation af den tekniske arkitektur og informationsarkitekturen.

Foredraget var navngivet ”doing  the right things vs. doing things right” og blev afholdt af Jes McPhee som er  CTO (teknisk direktør) ved Troux Technologies.

Ideen var at begrebet enterprisearkitektur skulle omstille organisationerne og gøre dem mere sammenhængene, men en af årsagerne til at enterprisearkitektur programmerne fejlede var at de var akademiske af natur og det blev ikke forretningsorienteret. Fokus for ethvert enterprisearkitektur programmet er at understøtte forretningsenhedernes målsætninger. I den forbindelse er det utrolig vigtigt at der findes et form for sponsorat fra en af beslutningstagerne har. Få IT-direktøren til at besvare de underlige spørgsmål som du har og i den forbindelse opstår behovet for at sælge ideen internt i organisationen og det skal sælges som aggressivt som leder til næste fase, hvor flere spørgsmål kan stiles.

Dertil skal arbejdet være orienteret mod samarbejde frem for diktat og derigennem skabe et større buy-in.

Enterprise Portfolio Management (EA Evolved) er et produkt og koncept som Troux anvender, hvor de reelt bruger de samme værktøjer som findes i enterprisearkitektur begrebet, men fokus er på at kalde de forskellige leverancer for noget som typisk noget som findes i forretningen. Målsætningen ved EPM er at forstå forbindelserne i organisationen.

”What are your questions and we will make use of BI tools to answer them” – CTO, Jes McPhee, Troux.

Udover at enterprisearkitektur omhandler sense-making og at stille de rigtige spørgsmål på de rigtige tidspunkter, så skal fokus også være på det som Gartner ville kalde ”Actionable” leverancer, hvilket vil sige informationer som ledelsen kan bruge til træffe beslutninger ud fra. Troux Technologies kalder dette for Enterprise Portfolio Management og deres CTO var af den holdning at det ikke længere vil være muligt at afvikle enterprisearkitektur ud fra den klassiske modellering af artefakter som beslutningstagere ikke forstår. Dette kom til udtryk i citatet nedenfor.

 ”EPM is no longer optional” – CTO, Jes McPhee, Troux.