Jeg deltog i dag i ComputerWorlds event om IT-arkitektur som på trods af titlen egentlig omhandlede løsnings- og enterprisearkitektur. Jeg vil i dette blogindlæg skrive om de budskaber, som den første oplægsholder Thomas Heilmann gjorde udtryk for under sin præsentation.

Oplæg om IT-arkitektur og forretning

Oplægsholderen Thomas Heilmann kom ind på, hvordan IT-afdelingen ofte vil kunne opnå bedre og mere brugbare resultater i organisationen, hvis IT-arkitekter aktivt opsøger beslutningstagerne og slutbrugerne i organisationen med henblik på at få afstemt forventningerne til nye og eksisterende IT-løsninger og den rolle, som IT-afdelingen skal have.

Thomas Heilmann brugte i fire ud af fem af sine mindre historier brug af Københavns Lufthavne som case-organisation. Københavns Lufthavne er blandt andet blevet behandlet i bogen ”The Digital Edge” som en organisation som blandt andet har anvendt location based systems til at udvikle sit forretningsgrundlag.

Københavns Lufthavne er ifølge Thomas Heilmann en organisation som har mere end 2000 medarbejdere og et økosystem som til sammen udgør 23.000 medarbejdere som er fordelt på over 700 virksomheder.

Øgede omkostninger og mindre omstillingsparathed

En af de problemstillinger som Københavns Lufthavne led af var at der på trods af virksomheden investerede flere penge i IT-udvikling så oplevede forretningsenhederne, at IT-afdelingen blev dårligere til at omstille sig og levere de løsninger som forretningsenhederne efterspurgte.

Dertil forstod beslutningstagerne ikke, hvordan de IT-løsninger som Københavns Lufthavne havde udviklet og rådede over i sit applikationslandskab, egentlig understøttede det forretningsmæssige behov, og hvordan IT-løsningerne var med til at understøtte virksomhedens daværende forretningsstrategi. Thomas Heilmann gjorde det klart, i sin præsentation, at det er tvingende nødvendigt at sikre at der findes en form for rådtråd mellem strategi og applikationslandskabet og de services som bl.a. IT-afdelingen står for at levere.

IT-afdelingen herunder IT-arkitekterne gjorde, ifølge Thomas Heilmann, op med dette ved at kommunikere med beslutningstagerne på tværs af siloerne internt i Københavns Lufthavn og i det bredere økosystem.

Sort kommunikation og IT-afdelingen blev oplevet som langsom

Thomas Heilmann kom ind på en situation, hvor IT-afdelingen var i gang med at udarbejde en kravspecifikation til et nyt system som skulle understøtte en ny forretningsudvikling i lufthavnen. IT-afdelingen og herunder IT-arkitekterne havde gjort brug af en standardiseret skabelon til at udarbejde kravspecifikationen, men økosystemets beslutningstagere kunne ikke genkende sig selv eller deres rolle i kravspecifikationen. De forstod den simpelthen ikke.

IT-arkitekterne ændrede, ifølge Thomas Heilmann fokus, og begyndte i stedet at beskrive den forretningsværdi, som IT-løsningen skulle levere til Københavns Lufthavne, hvilket medførte en langt bedre forståelse hos beslutningstagerne.

Thomas Heilmann kom ind på, at IT-arkitekterne løste problemstillingen ved at indgå i en tættere og mere konstruktiv dialog med interessenterne i forretningsenhederne i Københavns Lufthavne.

Behov for et nyt overblik i applikationslandskabet

I denne specifikke referencehistorie kom Thomas Heilmann ind på, at en ny forretningspartner ville underskrive en aftale med Københavns Lufthavne med henblik på at understøtte en bedre forretningsproces med håndtering af flylandingerne.

Det var ikke muligt for IT-afdelingen at kunne levere dokumentation til beslutningstagerne i Københavns Lufthavne, hvordan den nye forretningsproces ville blive understøttet rent IT-mæssigt. Det IT-afdelingen gjorde for at få styr på situationen var at sætte gang i en anden måde at dokumentere IT-løsninger på. Københavns Lufthavne havde gjort brug af en silo-fremgangsmåde, hvor IT-løsningerne blev dokumenteret ud fra de forskellige perspektiver som forretningsenhederne og IT-afdelingen havde. Ændringen bestod af IT-afdelingen fremadrettet dokumenterede ud fra en mere holistisk fremgangsmåde og fokus ændrede sig til at følge forretningsprocessen.

Problemstillingen med skygge IT

Københavns Lufthavns IT-afdeling oplevede at en af forretningsenhederne pludselig lancerede sin egen IT-service for driftsudvikling af lufthavnen. Det betød at en del udvikling pludselig blev placeret i en forretningsenhed som ikke var underlagt den samme IT-projektstyringsstruktur eller samme IT-styringsmekanismer, hvilket gjorde at forretningsenheden hurtigt kunne leverer nye dele af IT-servicen. På sigt opstod problemer med at udvikleren måtte begynde at fejlrette og patche de løsninger, som han havde udarbejdet og han endte med at måtte bruge mere tid på drift end på udvikling. Selve casen gjorde at IT-afdelingen måtte ændre fokus fra at kontrollere og styre teknologier til at kontrollere og styre informationer og sikre de rette informationer var til stede. Ligeledes fik IT-afdelingen defineret nye roller og ansvar for rollerne og fremgangsmåde for pilotprojekter og drift. Læringspunktet var ifølge Thomas Heilmann, at IT-afdelinger må antage at det ikke længere er muligt kun at kontrollere IT.

Forebyg kundens negative opfattelser

I en anden case-organisation kom Thomas Heilmann ind på at der var tale om en situation, hvor IT-afdelingen havde anvendt en agil udviklingsmetode, hvilket havde givet interessenterne i forretningen en negativ opfattelse af de leverede produkter, som de antog for at mangle funktionalitet. I den forbindelse kunne Thomas Heilmann rådgive forsamlingen i at det bar ekstra vigtigt at proaktivt at opsøge beslutningstagerne og slutbrugerne i forretningsenhederne for at skabe dialog, tillid og i sidste ende partnerskaber med dem. I den proces kunne man forestille sig at agil udvikling blev vedtaget og leveranceformen anerkendt.

Konklusion

Partnerskab med forretningsenhederne er til at foretrække i en IT-arkitektur sammenhæng. Det er ligeledes nødvendigt at IT-afdelingens beslutningstagere understøtter at kontrollen over teknologierne til en hvis grad slippes løs og det reelt er informationen og data som IT-afdelingen bør være leverandører af. Hertil er forventningsafstemning med aftagerne af IT-løsningen nødvendig og det er ligeledes vigtigt at få styr på kommunikation med henblik på at opretholde en dialog med interessenterne om, hvor leverancerne fra IT-afdelingen kan opfattes som succeser.

Det videre forløb

Jeg regner med at publicere flere blogindlæg i løbet af den nærmeste fremtid omhandlende budskaberne fra ComputerWorlds event om IT-arkitektur.