Hvordan styrer du din IT-afdeling og sikrer at forretningsbehov bliver indfriet?

En klassisk kamp i spændet mellem forretningsenhederne og IT-afdelingen er kampen mellem stabildrift og support og IT-udvikling. Forretningsenhederne kræver på den ene side at IT-platformen er stabil så de kan få løst de opgaver, som forretningsenhederne har fået tildelt, og på den anden side kræver forretningsenhederne at IT-afdelingen er i stand til at forny de services som IT-afdelingen leverer til dem eller understøtter de nye behov som forretningsenhederne finder ud af de har fx ved indkøb af nye informationssystemer.

Problemstillingen er ofte at indkøb af nye systemer som egentlig ikke understøttes af de kompetencer, som IT-afdelingen råder over, ofte vil medføre at der skal allokeres flere ressourcer til styring, udrulning og vedligeholdelse. Det betyder som regel også at de ressourcer som organisationens IT-afdeling råder over bliver spredt tyndt på forskellige områder, hvilket kan være med til at forsinke udviklingen af IT-løsninger.

Hvad kan IT-lederen i en sådan situation gøre for at undgå at komme i en situation, hvor IT-afdelingen bliver presset på grund af krav om stabil drift og krav om at kunne forny sig? Der findes i første omgang to fremgangsmåder som IT-lederen kan gøre brug af. Den første løsning kan være at oprette teknisk gæld og den anden fremgangsmåde kan være outsourcing. De to fremgangsmåder har fordele og ulemper set i forhold til den måde, som IT-afdelingen skal have udviklet.

Teknisk gæld

Begrebet teknisk gæld omhandler at på grund af de krav som forretningsenhederne stiller til IT-afdelingen så kan IT-afdelingens forskellige beslutningstagere blive nødt til at håndtere IT-løsningerne på andre måder end den bedste set i forhold til arbejdet.

Den tekniske gæld skal så fordeles i form af aftaler med de forretningsenheder som kræver IT-løsningerne implementeret uden om de processer og den metode som anvendes i organisationen. Aftalerne vil typisk gå ud på at de forretningsenhederne som forbryder sig mod standarderne (processer, applikationer og infrastruktur) kommer til at betale for patching, opgradering og generel vedligeholdelse. Den tekniske gæld skal godkendes på direktionsniveau så de står ved magt.

Fordele

• Aftaler indgås mellem forretningsenhederne og det bliver synligt hvilke forretningsenheder som påvirker IT-platformens stabilitet og udvikling negativt.
• Giver IT-lederen mulighed for at tage strategiske kampe på direktionsniveau.

Ulemper

• Teknisk gæld kan hurtigt udvikle sig til en bureaukratisk proces.
• Teknisk gæld kan blive politisk betændt hos topledelsen.
• Teknisk gæld kan vise sig svært at administrere uden at de rette arkitekturkompetencer og ledelsesindsamlingsprocesser er på plads.

Outsourcing

Begrebet outsourcing omhandler at den basale IT-drift bliver outsourcet til en virksomhed som har specialiseret sig i drift af fx server og netværk.

Organisationen kan ved outsourcing sikre sig specialiserede kompetencer arbejder aktivt for at understøtte organisationens drift. Det betyder samtidigt at organisationens IT-afdeling ikke kunne ændre elementer i driften uden en højere grad af koordinering med forskellige interessenter internt i organisationen og med outsourcing leverandøren. I tilfælde af der er tale om flere outsourcing partnere så vil det øge kompleksiteten for IT-afdelingen at få styr.

Fordele

• Specialiserede kendskab til at opretholde driften af organisationens IT-platform.
• Ansvar for opretholdelse af driften placeres uden for IT-afdelingen.
• Opkvalificering af den eksisterende IT-afdeling.

Ulemper

• IT-afdelingens projektledere skal koordinere mere på tværs forretningsenheder og i forhold til eksterne parter. Det betyder mere arbejde og højere kompetencer hos projektlederne.
• IT-afdelingen skal oprette nye enheder for leverandørstyring og der stilles nye krav til ledelsesinformationer.
• IT-afdelingen bliver i højere grad nød til at opretholde solide kontrakter som falder ud til fordel for organisationen i tilfælde af outsourcing partneren begynder at tjene sine egne formål.

Konklusion

De to fremgangsmåder som beskrives i blogindlægget kan bruges til at understøtte IT-lederen i problemstillingerne med at håndtere kravene om høj stabilitet og hurtig udvikling og implementering af nye IT-løsninger.

I første omgang findes der to overordnede fremgangsmåder som kan anvendes. Begge fremgangsmåder stiller krav til IT-lederen og dennes plan for udvikling af IT-afdelingen set i forhold til, hvilke kompetencer som skal være på plads.

Outsourcing kræver ofte en kraftig opgradering af IT-afdelingens kompetencer inden for ”Contract Management” og i forhold til koordinering mellem forretningsenheder og forretningsbehovene samt den eksterne leverandør. Den sidste af de før omtalte har sin egen dagsorden som egentlig omhandler at kunden skal betale mere.

Teknisk gæld og gældsbreve har betydning for samarbejdet mellem IT-afdelingen og de forskellige forretningsenheder. Det kræver at der findes de rigtige arkitektur kompetencer i organisationen som har til formål at give IT-lederen et ledelsesoverblik som kan understøtte de politiske kampe i organisationen.