I de situationer, hvor en teknologi skal indkøbes eller en eksisterende teknologi skal udvides med ny funktionalitet, så giver det mening at arbejde med en business case der tager et udgangspunkt i andet end rene økonomiske betragtninger, da der med stor sandsynlighed vil opstå visse ”lock-ins” til den teknologi som organisationen enten skal undersøge eller investerer i.

Der findes forskellige perspektiver der skal behandles i business casen og i den forbindelse kan både kvalitative gevinster og kvalitative ulemper belyses. Herefter er det bliver nødvendigt at se på de økonomiske beregninger, som organisationen skal komme i form af investeringer i teknologien eller i forhold til de enkelte IT-baserede forretningsprojekter. Business casen bør oftest bruges af beslutningstagere for at træffe en beslutning baseret på et oplyst grundlag, men business casen kan ligeledes spille en interessant rolle i forhold til opfølgning på om fordelene ved investering i teknologierne eller projekterne blev realiseret.

En business case kan derfor også kræve en del benarbejde og derfor så skal man arbejde med en tilgangsvinkel, hvor forskellige profiler indgår i arbejdet. Et eksempel kunne være at en IT-projektleder, enterprise arkitekt eller IT-arkitekt er med til at afklare, hvordan de forskellige elementer indgår i den tekniske opsætning.

Kvalitative gevinster

Før en organisation overhovedet kommer til at investere i ny teknologi eller i et nyt projekt, så bør de kvalitative gevinster afklares. De kvalitative gevinster kan være som nedenstående:

• Teknologisk mulighed for at opnå en bestemt strategisk position på markedet.
• Teknologisk nødvendig at opgradere til et bestemt produkt eller funktionalitet for at være ”compliant” med lovgivningen.
• Projektet udskifter gammel teknologi der ikke understøtter udvikling.

Kvalitative ulemper

Der findes også ofte visse fravalg og visse ulemper der indfries ved at organisationen investerer i en bestemt teknologi eller i et bestemt projekt. Nogle af de kvalitative ulemper kan være som nedenstående:

• Teknologien medfører et lock-in til en bestemt leverandør eller en bestemt måde at koble andre teknologier sammen på.
• Projektet medfører at organisationen ikke er i stand til at gennemføre andre projekter, som ellers vil kunne påvirke organisationen på.

Kvantificering

Kvalitative fordele, gevinster og ulemper bør, hvor det giver mening at arbejde med at kvantificere gevinsterne og ulemperne. I den forbindelse vil det give mest mening at fokusere på gevinster og ulemper i kroner og øre.  Forarbejdet med at kvantificere kan finde sted ved at:

• Spørge organisationens interne eksperter.
• Spørge konsulentbureauer.
• Spørge eksterne eksperter.
• Spørge eksterne forskere.

Det giver på mange gode grunde til at rådføre sig med de ovenstående interessenter og kilder med henblik på analyse på interne omkostninger. Men derudover kan elementer fra ”Activity Based Costing” til at kvantificere omkostningerne ved at en teknologi ikke implementeres, eller efter teknologien bliver implementeret.

Det vil sige at den profil der gennemfører arbejdet med business casen ser på lønomkostninger og faste omkostninger og dividerer dem ned på antallet af projekter og antallet af teknologier der implementeres. Undersøgelsen af omkostningerne kan give stof til eftertanke for beslutningstagerne i organisationen med henblik på prioritering af investeringerne i projekterne og i teknologierne.

Opfølgning

Business casen er et dokument bør følge teknologien fremadrettet, da selve rapporten og beregningerne kan bruges til at give beslutningstagerne mulighed for at følge op på om omkostningerne blev realiseret, og måske vigtigere, om gevinsterne blev realiseret efter at projektet og de underliggende teknologier blev implementeret.

Konklusion

Der findes en række interessante faktorer der skal belyses i business case rapporten og disse er ikke alle relateret til de omkostninger der er identificeret, men derimod kvalitative fordele og ulemper så som lock-ins og strategiske muligheder på sigt.

Business casen bør i udgangspunktet udarbejdes af flere forskellige typer profiler og det kan kræve en del arbejde.