Enterprise arkitekter har behov for at kunne styre virtuelle teams, da store og mellemstore virksomheder ofte bruger en outsourcing (sourcing) strategi eller lader sig internationalisere. Det betyder at medarbejdere, leverandører og ledelse ofte kan have svært ved at kunne nå at være i samme lokale og på den måde håndhæve ledelse og styring af ressourcerne der er involveret.

Harvard Business Press har udgivet en bog “Leading Virtual Teams” i serien “HBR 20-Minute Manager Series”.  Bogen er fra 2016 og bogen er derfor rimelig nutidig, hvortil man kan forvente at de ideer der præsenteres i bogen også er anvendelige for enterprise arkitekter. Ligeledes er bogen rimelig letlæselig, hvilket gør at læseren rimelig hurtigt vil kunne danne sig et overblik over bogens indhold.

Anvendelighed

Bogen indeholder en række interessante perspektiver på, hvordan man opnår de relevante rammer for styring af virtuelle teams. Hertil har forfatteren udarbejdet en række spørgsmål der er relevante at få stillet, når man etablere de virtuelle teams eller overtager et team som skal optimeres i forhold til at man kan opnå bedre resultater.

Det første sæt spørgsmål som præsenteres for læseren er IT-orienterede, da bogens forfattere lægger vægt på, at når en organisation anvender virtuelle teams, så leder det ofte at teamlederen agere som en form for IT-afdeling. Det skyldes at virtuelle teams i meget høj grad er afhængige af informations- og kommunikationsteknologier for at de vil kunne fungere i praksis. De første sæt spørgsmål, som teamlederen skal have fundet svar på er tekniske af karakter:

• Hvilke virtuelle samarbejdsplatforme anvendes? Eller skal anvendes?
• Hvilke anvendes til at løse opgaverne? Hvilke værktøjer skal anvendes til at løse opgaverne.
• Hvor hurtig er teammedlemmernes internet-forbindelser? Hvilken hastighed bør internet-forbindelserne have?

På visse områder lidt vigtigere spørgsmål om teamets kompetencer bliver præsenteret senere i bogen:

• Hvor gode er teamet til at anvende værktøjerne?
• Hvilke kompetencer skal udvikles?
• Hvilken adfærd skal fremmes i forhold til anvendelse af værktøjer?
• Hvilken adfærd skal hæmmes i forhold til anvendelse af værktøjer?

Bogen kommer herefter ind på en række spørgsmål som er relevante at finde svar på i forhold til at finde frem til teamets dynamik. Her kom HBR ind på en række forskellige muligheder af spørgsmål såsom:

• Hvordan kommunikerer de enkelte medlemmer med hinanden på den bedst mulige måde?
• Hvor ofte skal teamet afholde fællesmøder? Og hvor ofte skal det kommunikeres til teammedlemmerne?
• Hvilke situationer leder til indkaldelse af ekstraordinære møder?
• Hvordan skal rapportering finde sted?
• Hvem rapporter på hvilke kanaler?
• Hvilke oplysninger og spørgsmål kan sendes per e-mail? Og hvilke spørgsmål drøftes i plenum? Samt hvilke spørgsmål som drøftes individuelt?

Vurdering og konklusioner

Bogen er heldigvis letlæselig, og dermed lever den op til titlen om at den i udgangspunktet kan skimmes inden for 20 minutter. Bogen har på den anden side også en del plads der bruges på at udpensle, hvilke spørgsmål som lederen af det virtuelle team bør få besvaret med henblik på at få dem optimeret.

Bogen kan give enterprise arkitekter indsigt i, hvilke spørgsmål som skal stilles i forhold til styring af et eller flere virtuelle teams. Dog bør enterprise arkitekten nøje overveje, hvilke af de førnævnte spørgsmål der bør afklares og hvordan de relevante informationer indhentes. Bogen kan give den relevante indsigt til at understøtte en hurtig start for enterprise arkitekter (eller andre roller) som ikke har haft den nødvendige indsigt.

Bogen er ligeledes relativt billig og koster mindre end 200 kroner, hvilket rådene i bogen også bæger præg af, men ikke desto mindre, så kan enterprise arkitekter bruge bogen til at lade sig inspirere.

Kilde

Harvard Business School. (2016). Leading Virtual Teams: Hold people accountable, build trust and encourage collaboration.