Der findes forskellige måder som kompleksitet påvirker IT-ledelse på. Generelt set kan kompleksitet ikke reduceres. Beslutningstagerne kan navigerer mellem forskellige niveauer af kompleksitet (Snowden 2007), hvis de vel at mærke arbejder aktivt med at få undersøger og forstå det miljø som de arbejder med. Beslutningstagerne kan selv være med til at få sat nogle rammer for, hvordan de vil navigerer i kompleksiteten og til det formål vil et enterprisearkitektur program vise sig relevant at have etableret.

Skanning af det interne miljø

Det interne miljø omhandler den kompleksitet som findes i de forskellige forretningsenheder, forretningsområder og afdelinger. Skanningen bør bestå af at en eller flere personer som kender til begreber inden for forretningsarkitektur aktivt arbejder med at få skabt overblik over forretningsprocesserne.

Forretningsarkitekterne som man kan kalde dem arbejder aktivt med at klassificerer hvor komplekse de enkelte forretningsprocesser er og hvor de kan kategoriseres. Forretningsarkitekturen vil typisk forandrer sig hurtigt (Gartner), men forretningen er den absolut vigtigste del af organisationens enterprisearkitektur at forstå.

Informations – og dataarkitekturen er ligeledes vigtig at forstå. Informationsarkitekturen inkluderer applikationerne. Applikationsarkitekturen er til dels uafhængig af it-infrastrukturen. Store og mere komplekse organisationer vil typisk råde over scanningsværktøjer som kan bruges i forhold til at identificere hvilke applikationer som findes i organisationen. Scanningsværktøjet kan måske endda lave et database eksport som kan medføre, at EA funktionen kan få en oversigt som kan bruges til at beskrive hvad de enkelte applikationer bruges til. Enterprisearkitektur funktionen kan råde over et EA værktøj, hvor modeller med lignende kan samles, organiseres og eksponeres. Det som vil vise sig svært med denne øvelse vil være at identificere hvilke af applikationerne som kan vise sig relevante at arbejde aktivt med og hvilke som på sigt vil vise sig ligegyldige at beskrive. Den måde som jeg anskuer problemstillingen på, så kan det vise sig at være en god ide, at EA funktionen allierer sig med regnskabsafdelingen og med den afdeling som står for håndtering af kontrakter og indkøbsafdelingen. Med data fra de tre førnævnte afdelinger vil det være muligt for enterprisearkitekterne at skabe sig et overblik over, hvilke applikationer som er de dyreste [INDSÆT LINK] og det vil typisk være dem som vil kunne skabe den største indflydelse hos beslutningstagerne. Ligeledes vil det typisk være dem som på sigt kan vise sig relevante få undersøgt i forhold til hvem i organisationen som bruger applikationerne.

Skanning af det eksterne miljø

Det eksterne miljø er lige så vigtigt at få skannet som det interne fordi det eksterne miljø har stor indflydelse på organisationens forretningsmodel. Forretningsmodellen påvirkes blandt andet af trends og især af informationsteknologier. Informationsteknologier har stor betydning for de fleste organisationers evne til at kunne håndtere drift og udvikling og på den måde kunne understøtte organisationens evne til at kunne understøtte sine kunders behov og de behov som samarbejdsparterne har.

I et enterprisearkitektur program, som typisk vil være placeret i organisationens it-afdelingen, vil det typisk være at skanne for informationsteknologier som kan forbedrer organisationens evner til at kunne konkurrerer.

Henry C. Lucas (2012) nævner et sæt aktivt med en antagelse om at teknologier kan have stor indflydelse på organisationens forretningsmodel. I forbindelse med at skanne organisationens eksterne miljø for forstyrrende informationsteknologier så kan følgende fremgangsmåde anvendes:

1)    Læs publikationer og blogs omhandlende nye trends og teknologier.

2)    Find ud af hvad eksperterne mener vil finde sted.

3)    Inviter eksperter ude fra for at fortælle om trends og især teknologier.

4)    Afholde et årligt møde uden for organisationen, hvor organisationens forretningsmodel diskuteres i forhold til de nye teknologier som findes i organisationens nær og især fjern miljø.

Kompleksitet

Fokus er at skanningerne af det interne og det eksterne miljøer har til formål at give de enkelte beslutningstagere mulighed for at træffe beslutninger som driver organisationen til konkurrence fordele. Det kræver dog at de rette personer er til rådighed for at indsamle og behandle de data som indsamles.

Informationsteknologier vil over tid tilføje mere kompleksitet, hvilket påvirker beslutningstagerne med ansvar for it-afdelingen i form af deres muligheder for at træffe beslutninger som kan påvirke organisationens evne til at træffe beslutninger. Det bliver muligt at kunne opstille reelle beslutningsforslag baseret på scenarier, når organisationen har fået skannet sin interne og eksterne miljøer for informationsteknologier og trends som kan påvirke organisationens interne og eksterne miljøer og fået dem analyseret i et enterprisearkitektur rammeværk så vil det være muligt at kunne navigere i it-afdelingens kompleksitet og på den måde vil beslutningstagerne være i stand til at kunne styrke it-afdelingens ledelsesmæssige omstillingsparathed.

Konklusion

Kompleksiteten i organisationens it-landskab kan ikke reduceres, men beslutningstagerne som er ansvarlige for it-afdelingen kan navigerer mellem forskellige niveauer af kompleksitet. Det kræver dog at organisationen har en enterprisearkitektur funktion etableret i organisationen så de kan analyserer de data for organisationens interne såvel som eksterne miljø med henblik på at kunne opstille scenarier som beslutningstagerne forholder sig til.

De forskellige scenarierne vil typisk være baseret på et rammeværk, hvilket vil være med til at understøtte at de data som indsamles og behandles til ledelsesinformation tager udgangspunkt i afprøvede metoder.

Enterprisearkitektur funktionen kan derfor være med til at understøtte at organisationens it-afdeling vil være i stand til at træffe beslutninger som kan påvirke organisationens evne til at omstille sig.

Kilder

Lucas, Henry C., Jr. The Search for Survival. Praeger, 2012.
Snowden, David J. & Boone, Mary E., A Leaders Framework for Decision Making, 2007.