På opfordring skriver jeg nu et blogindlæg om mit syn på begrebet LEAN, og hvordan jeg ser det kan sættes i forbindelse med det at arbejde med enterprisearkitektur.

LEAN stammer fra begrebet Toyota Production System og var oprindeligt egnet til at anvendes i produktionsvirksomheder. LEAN er sidenhen blevet målrettet mod procesoptimering. Et enterprisearkitektur program har ofte nogle artefakter som enten skal opdateres eller vedligeholdes, hvilket betyder at der kan og bør sættes processer i gang som understøtter en bedre it-ledelse og understøtte en organisatorisk forandringsprogram. Ligeledes kan et enterprisearkitektur program lede til at it-styringsprocesser bliver opdateret og forskellige typer forslag bliver screenet og implementeret.

LEAN

Fokus for LEAN er som jeg ser det på at få slanket processer og produktionen af fysiske produkter og services så de der er lige akkurat nok ressourcer klar og nok produkter som kan sælges. Fokus er at udnytte de ressourcer som organisationen råder over på den bedst mulige måde. Konkret kan der følgende tre perspektiver tages i betragtning:

1. Just enough – just in time
2. Udnyt ressourcerne bedst mulig
3. Tænk i bruger oplevelser.

LEAN tankegang handler også om at reducere fejl og det sker først og fremmest igennem at opbygge en kultur, hvor medarbejdere og mellemledere arbejder aktivt på finde fejl og aktivt arbejder for at forbedre processer og kvaliteten.

It-styringsprocesser

Når en organisation arbejder med det som kaldes for IT Governance (eller it-styring) så vil den typisk arbejde med en fremgangsmåde, hvor topledere fra de forskellige afdelinger eller forretningsenheder mødes og træffer beslutninger om hvilke projekter som skal sættes i gang for at optimere organisationens it-arkitektur. Beslutningsprocessen kræver som regel at der udarbejdes forskellige prioriteringslister, beskrivelser og business cases. Den proces kræver som regel også at de forskellige forslag bliver screenet og forslagene bliver organiseret. Fokus for et LEAN orienteret enterprisearkitektur program vil derfor være at udarbejde processer som støtter op om screeningsprocessen

Artefakter

Et enterprisearkitektur program som arbejder på at få implementeret LEAN i it-organisationen vil typisk starte med at skabe et overblik over de nuværende processer som findes for henholdsvis håndtering forespørgsler fra brugerne fx i form af support til tekniske problemer og såkaldte request for change(s) (som er et ITIL-begreb). Samtidsbilledet kan bruges i forhold til at skabe en baseline.

Et andet artefakt som vil vise sig relevant er arbejdet med at få skabt et fremtidsbillede af hvordan processerne skal hænge sammen for at sænke omkostninger, øge effektiviteten og skabe en bedre bruger oplevelse.

Artefakterne kan bruges en slags form for it-afdelingens fremtidige forretningsarkitektur og essentielt kan artefakterne bruges til at kunne kommunikere med forskellige interessenter om hvordan it-afdelingen kan udvikle sig for at understøtte de forventede behov som forretningsenhederne vil have til anvendelsen af informationsteknologier. Enterprisearkitektur programmet kan i udgangspunktet kun bruges til udvikling af organisationen, når der ikke opstår situationer som kræver udvikling til defensiv eller offensiv udvikling.

Enterprisearkitektur programmet kan dog på visse punkter påvirke udviklingen i defensive og offensive situationer ved at der formuleres et sæt principper om, når der træffes beslutninger angående indkøb og udvikling af informationsteknologier, så skal informationsteknologierne tænkes ind i processerne og især om informationsteknologierne er kompatible med det ønskede billede som it-afdelingen og forretningsenhederne har i forhold til anvendelse i forretningsprocesserne.

Konklusion

LEAN er typisk rettet imod processer og forretningsmodeller. Fokus i et LEAN arkitekturprogram være på definere de processer som er tilstede i it-afdelingen og hvordan de skal se ud fremadrettet. Ideerne om LEAN kan ligeledes bruges til at formulere principper som skal bruges i beslutningssituationer for indkøb af informationsteknologier set i forhold til samtidsarkitekturen og fremtidsarkitekturen.

LEAN kan ligeledes bruges i forhold til optimering af de processer som udgør organisationens it-ledelse, hvilket betyder at enterprisearkitekterne screener de forskellige forslag og formulerer en agenda som beslutningstagerne skal forholde sig til på mødet.

Tankesættet i LEAN kan ligeledes bruges i forhold til udformning af de forskellige artefakter som ikke nødvendigvis henvender sig til proces design, hvilket kan ske igennem den overordnede kommunikationsplan.