Torben Ballegaard anbefaler i sit værk at effektive bestyrelser opretter specialiserede grupperinger der tager sit udgangspunkt i temaer der vil påvirke organisationen strategisk. I den forbindelse anbefaler Ballegaard (2014) i sit værk, at professionelle bestyrelser opretter en gruppe i bestyrelsen der tager sit fokus på teknologier og informationsteknologier. Det giver i og for sig god mening da man i en strategisk kontekst (Lucas 2012) minimum en gang om året skal vurdere de teknologier der findes på markedet og som kan have konsekvenser for forretningen. Det er som sådan ikke bestyrelsen der skal udarbejde strategien (Ballegaard 2014). Bestyrelsen skal fastlægge rammerne og samarbejde med direktionen med henblik på at få formuleret strategien og sikre at strategien bliver eksekveret.

I en kontekst af bestyrelsesarbejdet er det nødvendigt at udarbejde et beslutningsreferat og noter. Først og fremmest skal referatet forelægges referatet præsenteres af bestyrelsen og herefter kan noterne præsenteres for resten af bestyrelsen. Så beslutninger kan træffes hurtigt og effektivt på et oplyst grundlag.

Der findes visse fordele ved denne fremgangsmåde, hvor der oprettes specialiserede grupperinger, da det gør arbejdet mere effektivt i bestyrelsen. Ligeledes gør oprettelsen af en undergruppe i bestyrelsen det muligt at hjælpe direktionen med at fastlægge de overordnede rammer der kan vise sig relevante at arbejde videre med, men samtidigt øger det også behovet koordinering og skabelse af dokumentation.

Den specialiserede gruppe

Gruppen skal tage sit udgangspunkt i at kunne indgå i dialog med medlemmerne i direktionen og gruppen har til hensigt at kunne identificere, implementere og opretholde strategiske rammer, hvori en teknologistrategi og en IT-strategi kan udarbejdes og implementeres.

Fordelen for direktionen ved at have en specialiseret gruppe i bestyrelsen der arbejder med at skabe muligheder for at inddrage forskellige mulige informationer om teknologier og informationsteknologier der kan understøtte eller blive en strategisk udfordring for organisationen, omhandler at assistere direktionen med at finde den rette retning for organisationens teknologistrategi og IT-strategi. Dertil kan den specialiserede gruppe i bestyrelsen være med til sparre med direktionen om tiltag der skal sættes i gang med henblik på, at organisationen opnår den ønskede strategiske position.

Årsagen til det kan være nødvendigt i virksomhederne, at få etableret en specialiseret gruppe i bestyrelsen, skyldes at direktionen ofte kan være meget fokuseret på den operationelle drift i organisationen og dermed fokus på ”her-og-nu” udfordringer frem for perspektiver på 3, 5 eller 10 år frem i tiden.

Den specialiserede gruppe har til hensigt at give direktionen og bestyrelsen mulighed for at få skabt en strategisk ramme med hen blik på at direktionen formulere den konkrete starte og implementere den.

Opgaver i den specialiserede gruppe

Der findes en række opgaver som den specialiserede gruppe skal varetage at organisere forskellige aktiviteter der kan være med til at sætte rammerne for at direktionen er med til at understøtte en IT-strategi og en teknologistrategi der understøtter at organisationen vil være i stand til at kunne tilpasse sig konkurrencen på markederne og opnå den strategiske position der er nødvendig for at organisationen opnår den vision som bestyrelsen har formuleret.

Blandt opgaverne vil være at få arrangeret seminardage omhandlende organisationens forretningsstrategi og de informationsteknologier der kan vise sig relevante for organisationen at investere i. Det kan ligeledes vise sig nødvendigt for den specialiserede gruppe i bestyrelsen at kontakte en række konsulenthuse med henblik på at få viden om udviklingen på markedet og i forhold til de informationsteknologier og andre typer teknologier organisationen forventes at ville gøre brug af i løbet af 3, 5 eller 10 år frem i tiden.

Den specialiserede gruppe skal løbende holde møder med organisationens IT-leder, hvilket vil sige IT-direktøren, IT-chefen eller den IT-ansvarlige.

Under møderne med direktionen, IT-lederen, konsulenthusene med mere er det nødvendigt at en person fra den specialiserede gruppe under bestyrelsen skriver noter og referater (Ballegaard 2014) så det er muligt for den specialiserede gruppe at informere den resterende bestyrelse.

Profiler i den specialiserede gruppe

Der findes forskellige typer profiler der kan indgå i en specialiseret gruppe med fokus på IT- og teknologistrategien. I dette blogindlæg vil nedenstående profiler blive fremhævet:

1. Repræsentant med tre til fem års erhvervserfaring som har en Cand.IT E-business eller Cand.Merc.IT.
2. Repræsentant med kendskab til finansiering der har en baggrund fra et HD eller Cand.Merc.Fir studium eller Cand.Merc.SOL.
3. Repræsentant med branchekendskab der er opbygget over en fem til femten årig periode.

Konklusion

En specialiserede gruppe i bestyrelsen giver mulighed for at skabe en virksomhed der giver organisationens direktionen mulighed for at udarbejde og eksekvere en forretningsstrategi der også tager højde for de teknologiske muligheder, som organisationens beslutningstagere råder over.

Kilder

1. Ballegaard, T., Når bestyrelsen skaber værdi, 2014, Gyldendal Business.

Lucas, H., In Search of Survival, 2012.