IT-gæld kan være farligt for organisationer som satser på omstillingsparathed, omkostningsreduktion og et stabilt driftsmiljø.

Det er vigtigt at engagere de forskellige beslutningstagere i IT-afdelingen for at få skabt et overblik over IT-gælden som eksisterer i organisationens applikationslandskab og IT-infrastrukturlandskab. De forskellige interessenter vil uden tvivl have forskellige ideer om, hvad IT-gæld egentlig er og hvordan IT-gæld skal håndteres. Ligeledes vil de forskellige interessenter og i særdeleshed beslutningstagerne have forskellige ideer til, hvordan IT-gælden skal behandles.

Det er vigtigt at organisationen har en ensartet fremgangsmåde til identificering, organisering og eksponering af IT-gæld, da der ellers vil være for mange forskellige fremgangsmåder og problemstillinger med at få enten tildelt ansvar for IT-gælden og i sidste ende også at nedbringe IT-gælden, hvis dette ellers stemmer overens med den forretnings – og IT-strategi som er formuleret og vedtaget i organisationen.

Visualisering er en nødvendighed fordi det skaber en fælles forståelse af problemets omfang og da mennesker generelt har en højere visuel intelligens end andre former for intelligens (Few) så vil illustrationen af data vise sig nødvendige.

Politik

Der findes ligeledes en række problemstillinger af politisk karakter som vil opstå som led af at problemet belyses. Den første problemstilling som vil være nødvendig at få afklaret er, hvad skal der ske med de interessenter som bliver udstillet som skurkene.

Den anden problemstilling som er nødvendig at få sat styr på er, hvad skal der ske med dem som bliver udstillet som helte.

Den tredje problemstilling som der skal tages stilling til er, hvordan skal resultaterne kommunikeres ud og til hvem skal det kommunikeres.

Et centralt værktøj og en central platform

Det er nødvendigt at enterprisearkitektur funktionen og IT-styringsfunktionen arbejder for at kunne eksponerer visningerne igennem et værktøj som ikke gør det muligt for brugerne at downloade og manipulerer data selv. Det skyldes at de forskellige interessenter kan bruge deres egne ”skuffe” visualiseringer til handlinger som typisk vil være af politisk karakter.

I en kontekst i forhold at få sat styr på data som organisationen råder over så er Microsoft Excel, PowerPoint eller Access ikke gode værktøjer fordi de tillader, at brugerne downloader deres egne udgaver af, hvordan organisationens virkeligheder kan fortolkes. Det er ikke til enterprisearkitektur funktionens fordel, da politiske organisationer vil opleve at individer vil bruge deres egne måder at anskue verdenen på til at fremme deres egne dagsordener, hvilket sjældent vil understøtte holistisk ledelse.

Data skal udstilles et sted for at de forskellige interessenter vil være i stand til at finde informationer som de skal bruges til at opnå informeret ledelse, og dermed vil de rette projekter kunne udvælges og sættes i gang på de rette tidspunkter. Informeret ledelse kan kun opnås på de tidspunkter, hvor de forskellige beslutningstagere tager udgangspunkt i samme billede af virkeligheden og samme måde at anskue problemstillingerne. Derfor vil en fremgangsmåde som tager sit udgangspunkt i flere forskellige verdensbilleder og agendaer ofte være skadelig for organisationens sammenhængskræft.

Værktøjet bør i første omgang kun understøtte visning af data, men det kan på sigt vise sig relevant at arbejde med en fremgangsmåde som understøtter at de forskellige interessenter arbejder aktivt med redigere data som er til rådighed så misforståelser kan korrigeres og ændringer hurtigt kan registreres.

IT-gæld er som tidligere nævnt politisk af natur, fordi der er en eller flere interessenter som kan blive udstillet på en måde som kan udfordrer magt positionerne i organisationen. Det kræver derfor en plan.

Det er vigtigt at tage fat i de forskellige interessenter og blive enige om en plan. Planen vil blive revideret mange gange undervejs, men det vigtigste element i denne fremgangsmåde er at de rette personer mødes på jævnlig basis og der følges op på IT-gælden. Den IT-gæld som ikke bør udskydes at få håndteret skal fjernes igennem en række IT-projekter og projekterne skal i udgangspunktet understøttes ved at de forskellige interessenter og deres områder i IT-afdelingen sponsorere IT-projekter.

Planlægning og omkostninger

Når IT-gælden er blevet eksponeret kan det vise sig fordelagtigt for chefarkitekten og enterprisearkitekterne at have en plan for, hvordan IT-gælden skal mindskes.

Planen skal være godkendt og skal have ledelsesopbakningen og denne opbakning og godkendelse skal være på plads. I arbejdet med planen vil det vise sig nødvendigt at kunne forholde sig til et roadmap og ikke mindst have topledelses opbakning, da IT-projekterne som skal lanceres for at nedbringe IT-gælden vil trække ressourcer væk fra, hvad der ellers kunne være udviklet. Dette vil normalt kaldes for en ”opportunity cost” for organisationen.

Den ensartede fremgangsmåde tager sin udgangspunkt i det fælles roadmap som er udarbejdet sammen med de involverede interessenter og at informationer om IT-gælden er opgjort på en ensartet måde og eksponeret igennem enterprisearkitektur værktøjet, hvilket vil virke som et artefakt som understøtter informeret ledelse.

Planlægningen om at udbedre den allerede akkumulerede IT-gæld er i sig selv kun reaktiv, og artefaktet som vises igennem EA-værktøjet kan påvirke interessenterne, men fremadrettet så kræver det andre initiativer. Et eksempel på et sådan initiativ vil være strammer styring af organisationens ”Project Portfolio” som kan komme igennem en bedre og mere velstrukturret udviklingsproces. Udviklingsprocessen og projekt porteføljen bør ligeledes være visualiseret igennem et enterprisearkitektur værktøj.

Konklusion

Visualisering er et vigtigt første skridt for at afdække organisationens IT-gæld. Visualiseringen kan vise sig at være vigtig at få håndteret fordi der kan være politiske dimissioner som bliver aktiveret ved at en eller flere beslutningstagere udstilles enten positivt eller negativt.

Det er vigtigt at forstå at selve visualiseringen skal følges op af en plan og planen skal have opbakning fra topledelsen. Planen skal ligeledes understøttes ved at de forskellige beslutningstagere involveres og et roadmap udarbejdes.

Visualisering af IT-gælden er i sig selv kun reaktiv, og det er vigtigt at forstå at enterprisearkitektur funktionen skal arbejde med projekt porteføljen og udviklingsmodellen for at tingene fremadrettet kan ændre sig.

Kilder

Few, Stephen. Now You See It: Simple Visualization Techniques for Quantitative Analysis. Oakland, Calif.: Analytics Press, 2009.