EA3 Cube-rammeværket indeholde artefaktet S-1: Strategisk plan som har til hensigt at give beslutningstagerne et overblik over den retning som organisationen skal bevæge sig med for at opnå de målsætninger som interessenterne i organisationen har.

I udarbejdelsen af dette artefakt tager jeg udgangspunkt i Svanbjerg Kommune, som er en fiktiv organisation.

I EA3 Cube-rammeværket version 2.0 vil S-1: Strategisk plan være kendt som S-2: Strategisk plan.

Vision

Svanbjerg Kommune vil være Danmarks bedste kommune for borgere at bo i og for virksomheder at drive virksomheder fra. Svanbjerg Kommune vil inden for 10 år være Danmarks mest erhvervsvenlige kommune og den kommune hvor børnefamilier helst vil bosætte.

Svanbjerg Kommune vil have landets mest effektive administration og være den mest innovative i forhold til udbud af nye services til borgere, organisationer og virksomheder.

Svanbjerg Kommune vil være bæredygtig, hvilket vil sige færrest mulige ressourcer vil gå til spilde.

Mission

Svanbjerg Kommune skal kunne servicere borgere og virksomheder effektivt. Svanbjerg Kommune skal understøtte det lokale demokrati, det lokale forenings- og erhvervsliv og understøtte uddannelse af borgerne samt understøtte foreningslivet.

Strategisk retning

De overordnede teknologiske og erhvervsmæssige trends peger i retning af borgere helst vil bo i større byer, hvor de har mulighed for at udnytte de muligheder som bylivet giver dem. Samtidigt foretrækker borgere at der findes et aktivt by og foreningsliv, hvor de kan bruge deres fritid. Hertil findes der mange indikatorer på at der fremadrettet vil være flere ældre og færre ledige hænder på arbejdsmarkedet. Det forventes derfor at der fremover stilles flere krav til Svanbjerg Kommune om at administration og interaktion med borgerne skal håndteres mere effektivt end det gøres i dag. Det forventes også at der vil være mere fokus på borgernes evne til ”selv service” frem for at Svanbjerg Kommune skal ansætte bureaukrater og teknokrater til at håndtere sagsgange.

Borgerne og virksomhederne foretrækker at der findes en effektiv teknologisk infrastruktur. Borgerne bruger denne til at understøtte deres dagligdag og at finde frem til underholdning og virksomhederne bruger den teknologiske infrastruktur til at varetage deres forretningsaktiviteter.

Borgere og virksomheder foretrækker at der findes en engang til de services som de er berettigede til og at sagsbehandlingen er korrekt udført og denne går hurtigt samt at deres data er beskyttede i sagsbehandlingen. Borgere og virksomheder forventer at data udveksles mellem Svanbjerg Kommune og de relevante parter elektronisk og at både borgere og virksomheder kan følge med i sagsbehandlingen. Sagsbehandlingen forventes også at være gennemsigtig. Borgere og virksomheder forventer at interagere med Svanbjerg Kommune elektronisk og dette kan gøres fra borgernes og virksomhedernes egne IT-platforme.

Andre offentlige organisationer arbejder med forskellige IT-platforme som forventes, at Svanbjerg Kommune skal kunne understøtte teknologisk og processuelt. Eksempler kan være CPR, Udbetaling Danmark og de platforme som KL og KOMBIT vil udbyde.

SWOT-analyse

Den nuværende situation for Svanbjerg Kommune.

Styrker ( S )

• Mange veluddannede medarbejdere.
• Mange fungerende  forretningsprocesser.
• Få klager over sagsgange.
• Nogenlunde velfungerende IT-landskab.
• Mellemhøje omkostninger i forhold til IT-udvikling og administration.
• Erhvervsafdeling med et godt kendskab til de eksisterende erhverv.

Svagheder ( W )

• Der findes mange uhensigtsmæssige integrationer til monpol-systemer så som KMD’s portefølje.
• Kommunens arbejdsstyrke er ved at nå en høj alder.
• Kommunens unge søger mod hovedstaden for at opnå en uddannelse og dermed et mindre grundlag for kvalificeret arbejdskraft til kommunen.

Muligheder ( O )

• Svanbjerg Kommune kan indgå partnerskaber med andre kommuner med henblik på at udnytte sine digitaliserings og IT-ressourcer hensigtsmæssigt.
• Svanbjerg Kommune kan deltage aktivt i dialog med borgere og virksomheder igennem sociale medier.
• Svanbjerg Kommune kan vedhjælp af samarbejde med erhvervsorganisationer skabe fokus på de fordele som findes ved at flytte til Svanbjerg Kommune.

Trusler ( T )

• Organisationer uden for Svanbjerg Kommunes kontrol indgår partnerskaber med erhvervslivet og flytter arbejdspladserne fra Svanbjerg Kommune.
• Borgere finder ikke de services som Svanbjerg Kommune stiller til rådighed tilstrækkelige og flytter som konsekvens deraf fra Svanbjerg Kommune.
• Svanbjerg Kommune formår ikke bryde monopol-systemerne.

Målsætninger og KPI’er

Svanbjerg Kommune har udarbejdet følgende fire målsætninger:

1. Svanbjerg Kommune skal være blandt  de fem bedste kommuner i Danmark til sagsbehandling af borgere og virksomheders henvendelser.
2. Svanbjerg Kommune vil spare 25 % af sin samlede administrations omkostninger inden for 4 år ved forbedring af forretningsprocesser og understøtte dem med IT-værktøjer.
3. Svanbjerg Kommune skal blandt de mest teknologisk fremmeste kommuner i Danmark.
4. Svanbjerg Kommune vil ikke bindes af monopoler og give beslutningstagerne flest mulige muligheder set i forhold til udvikling af Svanbjerg.

Inden for en tre årig periode forventes følgende KPI’er at blive anvendt:

1. Svanbjerg Kommune skal kåres som en blandt de fem bedste kommuner i Danmark af ComputerWorld og vinde minimum tre priser på Digitaliseringsprisen.dk.
2. Svanbjerg Kommune vil kunne måle de administrative omkostninger ved at evaluere antallet af henvendelser med de omkostninger som har været ved at sagsbehandle henvendelserne at være på 25 % mindre af omkostningerne.

CONOPS

Svanbjerg Kommunes kommunikation og sagsbehandling er på nuværende tidspunkt ikke nær så godt understøttet af informationsteknologier som det er nødvendigt for at kunne indfri de målsætninger som kommunalbestyrelsen har formuleret for kommunen. Den nuværende situation, som også er kaldet for as-is situationen, er beskrevet nedenfor. Herefter følger en beskrivelse af To-Be situationen.

As-Is

Borgere og virksomheder henvender sig primært til Svanbjerg Kommune ved at møde op fysisk på rådhuset eller andre borgerservice lokaliteter. Borgere og virksomheder kontakter Svanbjerg Kommune per telefon. Medarbejdere i Svanbjerg Kommune indtaster informationerne i et system, herefter sagsbehandler de og i sidste ende udskriver de dokumenterne til fysisk arkivering og til breve til borgerne. E-boks bliver i stigende grad anvendt, men der er stadig en del borgere som ikke anvender servicen endnu. Medarbejdere i borgervendte hverv fx hjemmehjælpere anvender ikke de muligheder som findes med registrering af informationer på stedet, hvilket betyder at der findes mellemledere som i højgrad bliver nød til at gennemfører

To-Be

Svanbjerg Kommune arbejder med en kanalstrategi som understøtter at borgernes henvendelser i videst mulig omfang skal være digital. Kommunen arbejder ligeledes med en tilsvarende fremgangsmåde understøttelse af virksomhederne i kommunen.

Den primære digital indgang til kommunen foregår ved at borgerne og udvalgte medarbejderne i virksomhederne logger ind igennem kommunens hjemmeside ved hjælp af NemID. Herefter kan borgerne bestille de services som de er berettiget til ifølge loven. Ligeledes kan virksomhederne interagere med kommunen igennem kommunens hjemmeside.

I dagtimerne kan virksomhederne opnå videobetjening (i tidsrummet 08:00 til 17:00) og borgerne kan få en videounderstøttet rådgivning i perioden 10:00 – 15:00, hvorefter kommunikation primært foregår ved videresendelse af e-mails.

Svanbjerg Kommunes medarbejdere interagere med de forskellige fagssystemer igennem den enhed som de foretrækker at anvende.

CONOPS – diagram

Diagrammet nedenfor viser hvordan borgerne og virksomhederne fremadrettet forventer at interagere med Svanbjerg Kommune i ukomplicerede rutinesager.

Strategiske projekter

For at opnå den ønskede situation så vil Svanbjerg Kommune sætte gang i nedenstående projekter. Fælles for alle projekterne er, at de kræver en høj grad af digitalisering:

• Nyt ESDH som omhandler at et ESDH system skal håndtere digital sagsstyring og arkivering. Fokus er hertil en integration til kommunens SharePoint løsning så viden og arkivering fungerer.
• Opgradering af kommunens IT-miljø, som omhandler at IT-miljøet skal understøtte de IT-værktøjer som udarbejdes med henblik på monopolbruddet med KMD.
• Tilgængelige severvices som er et projekt, som omhandler at alle services kan tilgås uafhængigt af platform og af browser valg, så borgerne og virksomhederne ikke oplever problemer ved selvbetjening.
• Kontakt igennem Internettet, som omhandler at kommunen vil satse benhårdt på webløsninger.
• Mobilarbejdsplads, som omhandler, at kommunen satser benhårdt på, at alle medarbejdere kan registrere data på de tidspunkter det er relevant.

Konkurrencestrategi

Svanbjerg Kommune anerkender at kommunen konkurrerer med andre kommuner med henblik på at få andel af tilflyttere til kommunen og få virksomheder som kan understøtte kommunens målsætninger om vækst og understøttelse af et godt lokalmiljø som får borgerne til at trives og naturen samt miljøet ikke belastes yderligere.

Derfor har Svanbjerg Kommune sat gang i et omfattende program (serie af projekter) som har til formål at opgradere kommunens evne til at kommunikere, sagsbehandle og håndtere borgeres såvel som virksomheders henvendelser til kommunen. Dette vil kommunen gøre ved at satse benhård på digitalisering, hvor alle forretningsprocesser skal understøttes af relevante IT-værktøjer.

Referencer

• Svanbjergs kanalstrategien (2013 – 2018)
• Svanbjergs rekrutteringsstrategi (2012 – 2015)
• Svanbjergs digitaliseringsstrategi. (2014 – 2018)
• Svanbjergs IT-strategi. (2014 – 2018)
• Svanbjergs teknologistrategi. (2014 – 2018)
• Svanbjergs erhvervsstrategi 2020.
• Svanbjergs kanalstrategien (2010 – 2014).
• Svanbjergs kanalstrategien (2014 – 2018).