I Svanbjerg Kommune har byrådet fået udarbejdet et balanced scorecard med henblik på at implementere den strategi som byrådet har formuleret. I første omgang har kommunen fået udarbejdet et balanced scorecard til de tre direktører i kommunen som herefter forventer at omsætte deres balanced scorecards ned igennem de afdelinger de har under sig.

Det overordnede balanced scorecard som er udarbejdet for Svanbjerg Kommune følger den ovenstående struktur:

1. Klienten.
2. Finansiel struktur.
3. Interne forretningsprocesser.
4. Læring og vækst.

For hver af KPI’erne er der udarbejdet en i den finansielle struktur er der udarbejdet en række initiativer for at gøre dem bedre. Det er kommunalbestyrelsens opfattelse, at der på baggrund af der her er tale om en den første iteration af et et balanced scorecard, hvormed der løbende bør udvikles initiativer som understøtter optimering af de interne forretningsprocesser.

Klienten

Der findes fire overordnede klienter i Svanbjerg Kommune:

• Den første klient er svage borgere som har behov for omsorg og hjælp fra kommunen.
• Den anden klient er den normale eller den stærke borgere som kun på grund af behov af administrative nødvendigheder bliver nød til at tage kontakt til kommunen.
• Den tredje klient som er i kontakt med kommunen er virksomheder og NGO’er.
• Den fjerde klient som er i kommunen er medarbejderne som skal understøtte udviklingen.

Generelt for alle klienterne gælder det at de ikke må opleve sagsbehandlinger som trækker ud eller bliver glemt på baggrund af travlhed eller manglende overblik over sagsbehandlingen. Generelt for alle sagsbehandlinger er, at de skal være gennemsigtige, så skal klienterne have mulighed for at kunne følge med i selve sagsbehandlingen.

KPI’er for klienterne

• Antal sager stiger eller forbliver på samme antal som nu, men færre administrative ansatte til håndtering af sagerne.
• Antallet af sager behandles korrekt jævnfør lovgivningen på området skal notorisk set være på 90 % af samtlige sager i Svanbjerg Kommune.

Finansiel struktur

Svanbjerg Kommune har en god økonomi, og der er ikke mange udestående lån som skal betales tilbage til staten eller andre interessenter. De lån som på nuværende tidspunkt eksisterer har man været i stand til at nedbringe betydeligt igennem de sidste par år.

Overordnet kan den finansielle struktur beskrives på denne måde:

• Svanbjerg Kommune har en årlig skatteindtægt på 831 millioner kroner, hvilket også udgør kommunens forventede budget for 2014 og 2015.
• Cirka 350 millioner kroner går til drift af kommunens aktiviteter herunder administration og udvikling af forretningsområder, hvilket svarer sig til 42 %. Denne fordeling forventes nedbragt med minimum 10 procentpoint til 32 %.

KPI’er for den finansielle struktur

• Omkostningerne som kan henledes til administration må ikke stige mere end 3 % set i forhold til indeks 100 (2015).
• Ydelsen på lån taget i perioden 1990 – 2020 må ikke overstige 10 % af Svanbjerg Kommunes samlede budget.

Interne forretningsprocesser

I Svanbjerg Kommune har det vist sig nødvendigt at arbejde med digitalisering og gentænkning af de eksisterende forretningsprocesser. Det har ført til at kommunalbestyrelsen

• De interne forretningsprocesser skal digitaliseres.
• De interne forretningsprocesser som er borger og erhvervsrettede skal optimeres så selvbetjening i langt højere grad skal anvendes for borgere og organisationer som kan.

KPI’er for de interne forretningsprocesser

• Sagsbehandlingen skal være korrekt og gennemsigtig. Maksimum 10 % af alle sager som behandles i Svanbjerg Kommune.
• Sagsbehandlingen må ikke tage længere tid end forventeligt.

Læring og vækst

For at Svanbjerg Kommune kan opnå de bedst mulige resultater som skal lede til implementeringen af strategien for Svanbjerg Kommune, så skal de læringer som organisationen kommer igennem.

• Svanbjerg Kommune satser stærkt på at optimere eksisterende forretningsprocesser og genopfinde dem som kan gøre en forskel.
• Læringer om digitalisering, forretningsprocesser og juridiske implikationer bliver registreret i en central database som kan medarbejdere og ledere kan tilgå igennem en et webinterface.
• Vækst skal fremadrettet være rettet imod borgervendte services. Administration forventes at mindskes. Administration bliver i højere grad lagt ud som selvbetjening hos klienterne.

KPI’er for læring og vækst

• Alle opdagede tilfælde af fejl skal dokumenteres og placeres i en central database, som alle med relevant faglighed skal kunne tilgå.
• Alle processer skal dokumenteres og placeres på en central database.