En af de vigtigste handlinger en moderne IT-leder kan gøre er at skabe gode relationer til beslutningstagerne i de andre forretningsenheder i organisationen og derigennem at få skabt et grundlag for det videre arbejde med at få skabt konkurrencefordele for organisationen. I udgangspunktet er begrebet forretningspartner nødvendigt for både organisationer i den offentlige og i den private sektor.

Otte elementer

Der findes ifølge Joseph Topinka otte elementer som kan vise sig relevante at anvende med henblik på at udvikle et decideret forretningspartnerskab.  De otte elementer er som følgende:

1. Forstå forretningsenhedernes målsætninger.
2. Deltag i den strategiske planlægning.
3. Deltag i kundemøderne med eksterne kunder.
4. Forstå konkurrencen på markedet.
5. Brug en udefra-ind tilgangsvinkel sammen med kunderne.
6. Få styr på opgave-indtag og få styr på styringsprocesserne.
7. Udarbejd investeringsroadmaps.
8. Udarbejd business cases.

De otte elementer kan bruges som et grundlag for arbejdet med at professionalisere og understøtte et frugtbart partnerskab.

Få styr på netværket

Det er helt essentielt at IT-lederen får styr på sit netværk i organisationen, og i sit arbejde med at få skabt en vision, mission, målbillede og strategi vil være i stand til at identificere de beslutningstagere som er relevante.

Netværket skal bestå af beslutningstagere fra de forskellige forretningsenheder så det er muligt for IT-lederen at kunne kommunikerer med og ikke mindst påvirke beslutningstagerne, så IT-lederen og IT-afdelingen kan påvirke forretningsenhederne med henblik på at få skabt en bedre IT-understøttelse af forretningsenhederne forretningsprocesser og ikke mindst deres forretningsmodeller.

Udover beslutningstagerne som IT-lederen skal have i sit netværk i organisationen, så er det vigtigt at få skabt et netværk mellem de medarbejdere i enhederne som har godt indsigt i forretningsprocesserne og de værktøjer som anvendes i forretningsenhederne og som beslutningstagerne lytter til i forhold til at træffe beslutninger i forhold til IT indkøb med lignende som forretningsenhederne forventer understøttet.

For at få skabt det netværk er det nødvendigt for IT-lederen og sine enterprisearkitekter tage på rundtur til de forskellige beslutningstagere for at snakke om forretningsenhederne og deres strategier.

Det er vigtigt at få skabt forbindelserne og efter danske forhold få skabt dem på en uofficiel måde, hvor der skabes tillid mellem de forskellige beslutningstagere og IT-lederen samt specialisterne skal være på plads før de reelle møder sættes i gang og målsætningerne diskuteres og identificeres.

Chris Potts (2010) arbejder med en række interessante betragtninger af IT-ledelse og den måde, som IT-lederen kan påvirke interessenterne på ledelsesniveau, og hvordan IT-lederen kan komme ind på, hvordan kan udlede en IT-strategi baseret på interaktion og observation af beslutningstagerne.

Den strategiske planlægning

I forbindelse med det strategiske niveau så findes der mange måder hvorpå IT-lederen kan påvirke den strategiske planlægning i organisationen. Chris Potts har som tidligere nævnt identificeret at korte og kommunikerbare strategier er vigtige i forhold til den måde som organisationerne fungerer.

Det kan vise sig relevant at arbejde med en forståelig fremgangsmåde til at formulere en IT-strategi.

Deltag i kundemøder

Det er nødvendigt for IT-lederen at deltage i kundemøder for at identificere de muligheder som findes at IT-afdelingen kan bidrage til forretningsudvikling i organisationen. I den forbindelse er det nødvendigt at IT-lederen eller en repræsentant fra IT-lederen deltager i kundemøderne med henblik på at identificere ”smerter” og ”afhjælpere” på problemstillingerne som kunden oplevere, og hvordan kunden fremadrettet ønsker produkter og services fra organisationen. Til det formål er det nødvendigt at udvælge kunderne med omhu med henblik på at få de rigtige oplysninger på det rigtige tidspunkt.

I arbejdet med at få identificeret mulighederne som IT og digitaliseringen være for organisationen, så skal IT-lederen arbejde med observationer af kunderne, stille de rigtige spørgsmål og udfordrer kunderne i forhold til deres nuværende ståsted i forhold til deres problemstillinger som kan løses igennem anvendelsen af organisationens produkter og i interaktion med organisationen.

Det er vigtigt at udfordre kunderne, da de kan bruge informationerne til at finde ud af, hvordan kunden egentlig ønsker at anvende produktet. Ligeledes kommer informationerne i spil i forhold til kundens opfattelse af organisationen, og hvad organisationen kan gøre for at forbedre forholdet og gøre det til konkurrencefordel.

IT-lederen kan med kendskabet fra kundebesøgene være med til at påvirke organisationens forretningsudvikling. Kendskabet til kunderne kan bruges i forhold til den strategiske planlægning af organisationen.

Du kan læse mere om deltagelse i kundemøderne ud fra et EA-synspunkt her [URL].

Forstå konkurrencen på markedet

Topinka skrev i sit værk at det strengt nødvendigt at få kendskab til den måde som organisationen skaber profit og den måde som organisationen konkurrere på markedet. Til det formål anbefaler Topinka at forretningspartnerne arbejder på at finde frem til, hvorfor kunder forlader organisationer til fordel for organisationens konkurrenter. Der kan på den måde vise sig at være indikatorer på, at organisaitonen ikke er god nok til at leverer services eller produkter til kunderne eller disse leveres på en utilfredsstillende måde.

Topinka beskrev også en fremgangsmåde for at skanne markederne, som organisationen operere på ved at skanne internettet og de sociale medier. Du kan læse mere om at forstå konkurrencen på markedet ud fra et EA-synspunkt her [URL].

Brug et ude-fra-ind vinkel

I samarbejde med kunderne kan forretningspartnerne få indblik i, hvor organisationen kan optimeres. På baggrund af de problemstillinger der findes i forhold data om kunden og deres ønsker, så er det nødvendigt at anvende kundens og de roller som kan udgøre forretningspartnerskabet på den bedst mulige måde.

Data fra interviews med kunderne kan bruges i forhold til at udarbejde kanalstrategier og IT-strategier med henblik på implementering af informationsteknologier som understøtter forretningsbehovene.

Få styr på opgaveindtag

En af de faktorer der påvirker IT-afdelingens mulighed for at få etableret et effektivt IT-partnerskab omhandler at få styr på opgave indtaget til IT-afdelingen med henblik på at sikre at de leverancer som interessenterne har rent faktisk bliver leveret i den kvalitet og den kvantiet der efterspørges. Dette kan føre til at udvidet behov for implementering af standarder der understøtter en bedre tilgang til IT-ledelse som samtidigt tager sit udgangspunkt i forretningsenhedernes beslutningstagerne indtræder som et styringsforum der giver input til IT-ledelsen og træffer beslutninger på baggrund af input fra IT-afdelingens forretningspartnere.

En international standard kunne være ISO/IEC 38500 der opstiller principper for IT-ledelse i en organisation.

Udarbejd investeringsroadmaps

Det er nødvendigt at arbejde med at få styr på roadmaps og hvordan de forskellige roadmaps påvirker de budgetter, som IT-afdelingen råder over. Derfor bliver IT-lederen nødt til at få sat skik på programledelse og få sine IT-forretningspartnere i enterprisearkitektur enheden og i den forretningsorienterede del af enheden. I forbindelse med at få skik på programledelse og IT-forretningspartnerskaber vil det vise sig nødvendigt at arbejde med definition af snitfladerne mellem de forskellige interessenter internt i IT-afdelingen og hvem som har retten til at træffe beslutning om hvilke projekter som IT-afdelingen kan ”forpligtige” sig til. Det er uhyggelig vigtigt at få styr på, hvordan IT-afdelingens opgaver bliver visteret og accepteret.

I de situationer, hvor det viser sig bedre indblik i omkostningerne forbundet med IT-udvikling og drift, så vil IT-lederen være i stand til at stå i en bedre forhandlingsposition i forhold til beslutningstagerne i de andre forretningsenheder og dermed være i stand til at påvirke forretningsudviklingen i andre dele af organisationen.

Udarbejd business cases

For at få styr på de IT-projekter der understøtter nye forretningsbehov findes der et grundlag for at arbejde med ekstra detaljere og gennemarbejdede business-cases der tager højde for forskellige faktorer der alle sammen påvirker en mulig gevinstrealisering og dermed realisering af organisationens mulighed for at indfri forretningsbehovene IT-afdelingen sammen med forretningsenhederne har identificeret.

En business case vil i udgangspunktet bestå af et formålshierarki og et succes-hierarki, hvor efter leverancer er knyttet til succeserne. Herefter giver det mening at gennemføre en nedbrydning af omkostningerne der relaterer sig til projektet og herefter opstille indikatorer på om projektet lever op til forventningerne der blev formuleret og vedtaget af styregruppen og projektejeren.

Indikatorerne kan sammen med at IT-lederen får skabt et fokus på programstyring skabe et fundament for at flere projekter bliver gennemført med succes.

Konklusion

IT-lederen kan med fordel arbejde med at understøtte skabe partnerskaber med forretningsenhederne, og det sker med fokus på at kunne forudse de forretningsbehov som de enkelte forretningsenhederne har.

Det er strengt nødvendigt for IT-afdelingen at estimere de investeringer der forventes foretaget og få styr på sit opgave indtag så de rigtige projekter og det rigtige budget kan opstilles.’

Opgaveindtaget fra de enkelte forretningsenheder er helt fundamentalt at få styr på, da man ellers vil opleve store problemer med at scope og tilpasse implementeringen af IT-løsningerne.

Kilder

1. Topinka, Joseph. IT Business Partnerships: A Field Guide: Paving the Way for Business and Technology Convergence. CIO Mentor Press, 2014.
2. Potts, Chris. RecrEAtion: Realizing the Extraordinary Contribution of Your Enterprise Architects. Technics Publications, LLC, 2010.