Skygge-it

I store komplekse organisationer findes der ofte en række forskellige brugertyper og brugere som hver især har behov for forskellige typer teknologier. Store organisationer arbejder med en fremgangsmåde, hvor indkøb af teknologier bliver besluttet centralt og ligeledes findes der ofte funktioner der skal effektmåle om organisationens investeringer har medført afkast. I prioriteringsfasen vil bestemte typer teknologier enten blive udvalgt og forslag om anskaffelse (investering) i andre typer informationsteknologier vil skrottes.

I større organisationer vil der typisk være en funktion (team, gruppe eller en ad hoc gruppe) der træffer beslutning om hvilke it-projekter og indkøb af teknologier som organisationen skal kaste sine ressourcer ind i. Disse funktioner træffer beslutninger om hvilke projekter der viser sig at have strategisk relevans i forhold til den udvikling, som organisationen bør tage.

Skygge it

Begrebet skygge it omhandler at forskellige beslutningstagere (officielle såvel som uformelle) træffer beslutning om at investerer i teknologier som passer godt til deres specifikke formål. Det kan vise sig at være et ganske glimrende quick fix på den specifikke beslutningstagers problem, men løsningen medføre en række problemstillinger så som at de informationsteknologier der indkøbes ikke er understøttet ud fra et sikkerhedsmæssigt perspektiv. Ligeledes vil der være situationer, hvor den interne friktion i organisationen vil øges som led af at det ikke nødvendigvis vil være de rette personer til at administrere teknologierne der arbejder med dem.

Informationsmæssigt findes der en række problemstillinger ved at beslutningstagere begynder at fravige fra teknologistrategien. Det giver ikke beslutningstagerne det reelle overblik over omkostninger der anvendes på drift og udvikling af organisationens it. Ligeledes bidrager skygge it ikke til en højere grad af bevidsthed om, hvordan organisationens forretningsprocesser understøttes af informationsteknologier.

Informationsteknologier er tilmed blevet demokratiseret, de fleste teknologier er så billige, at de fleste mennesker i Skandinavien har råd til at anskaffe sig computere, tablets, mobiltelefoner og andre enheder som de reelt kan bruge til at udføre arbejde fra. Det kan reelt påvirke aktiviteterne der udføres.

Kontinuerligt arbejde

Enterprisearkitektur funktionen er en løsning på at identificere skygge it og kan bruges til at opdatere viden om, hvordan organisationens it-landskab reelt ser ud og dermed være med til at finde frem til, hvilke it-værktøjer der reelt understøtter aktiviteterne der foretages i organisationen, men dets arbejde bør være kontinuerlig.

EAP
EAP

Enterprisearkitekterne kan sammen med løsningsarkitekterne og informationsarkitekterne arbejde på at få skabt et overblik skygge-it der er indkøbt. Forretningsarkitekterne kan i dialog med chefarkitekten, CTO’en og ikke mindst it-direktøren (CIO) nå frem til hvilke af de informationsteknologier der skal optages i organisationens målarkitektur, og dermed hvilke informationsteknologier der indkøbes eller bringes ind skal organisationen acceptere.

082 EA Program5

De forskellige arkitektprofiler bør bidrage med as-is viden om organisationens enterprisearkitektur. Enterprisearkitekturen kan i udgangspunktet ikke kende hele den tekniske arkitektur eller forretningsarkitekturen fordi der sker nok ændringer. Dette skyldes delvist de informationsteknologier bringes ind i organisationen som led af at de forskellige beslutningstagere vælger at afvige fra teknologistrategien eller medarbejdere medbringer egne enheder der kan anvendes til at udføre de aktiviteter der skal til for at kunne udarbejde med en række forskellige problemstillinger.

083 EA Program7

Roadmapping processen og den kontinuerlige proces for identificere den samtidige tilstand for organisationens enterprisearkitektur program bør bruges til at fremstille planer (scenarier) for, hvordan organisationen bør se ud for at den kan opnå sine strategiske resultater. Blåtrykket er med andre ord den tredje dimission som enterprisearkitektur programmet bør arbejde med.

Fordelingen

I et ungt enterprisearkitektur program eller et enterprisearkitektur program der ikke har udviklet sig kan med en hvis fordel anvende en fordeling som illustreret i modellen nedenfor.

084 EA Program Planning1

Fokus er på at finde information om de eksisterende forhold i it-landskabet (as-is situationen), hvortil enterprisearkitektur funktionen kan begynde at arbejde med planlægning i form af identificere, hvilke projekter der kan og bør prioriteres. Den sidste del af ressourcerne bør så gå til blåtryk.

Den viden der skabes i den fundamentale proces med at undersøge it-landskab er fundamentet for de andre lag i arbejdet med planlægning. Det er vigtigst at have styr på det fundamentale i driften af enterprisearkitektur programmet. Planlægning  er nødvendig, men på kortsigt og fra dag til dag operations er viden om applikationer, systemer og hardware. Planlægning bruges ofte på specifikke tidspunkter på året, hvormed enterprisearkitektur funktionen kan stå til rådighed for at levere den rette information.

Konklusion

Informationsteknologier påvirker organisationernes enterprisearkitekturer og skygge-it er en signifikant del af denne problemstilling, da skygge-it hurtigt kan vise sig at skabe en frigid it-arkitektur (og generelt teknisk arkitektur) fordi beslutningstagerne ikke kender til de informationsteknologier der bruges. Ligeledes skabes der friktion ved at det ikke nødvendigvis er de rette mennesker administrere teknologien, hvilket kan skabe flaskehalse.

Flaskehalse kan bestå af sikkerhedsmæssige problemstillinger, kompetence problemstillinger og ressource problemstillinger. Problemstillingerne med skygge-it kan begrænses ved at afsætte ressourcer til at enterprisearkitektur funktionen (og dermed programmet) kan arbejde med at få et overblik over informationsteknologierne der sidenhen kan implementeres.

Det er vigtigt at fastslå at skygge-it ikke helt kan afskaffes og ligeledes kan friktion mellem enterprisearkitektur programmet aldrig skaffe sig den fuldstændige viden om it-landskabet. Enterprisearkitektur programmet kan bruges til at identificere informationsteknologier (software, hardware, middleware og ikke mindst software. Enterprisearkitektur programmerne kan understøtte at beslutningstagerne har den rette og kvalificerede information til rådighed. Roadmaps er en teknologi der kan bruges i forhold til at skabe et fundament for beslutninger.

Advertisements

3 Comments

Skriv et svar

Udfyld dine oplysninger nedenfor eller klik på et ikon for at logge ind:

WordPress.com Logo

Du kommenterer med din WordPress.com konto. Log Out / Skift )

Twitter picture

Du kommenterer med din Twitter konto. Log Out / Skift )

Facebook photo

Du kommenterer med din Facebook konto. Log Out / Skift )

Google+ photo

Du kommenterer med din Google+ konto. Log Out / Skift )

Connecting to %s