AEA Danmark afholdte et foredrag om enterprisearkitektur i kommunen. Arrangementet bestod af to foredrag. Det første foredrag omhandlende KOMBIT’s overordnede fremgangsmåde til enterprisearkitektur. Det andet foredrag fandt sted på IT Universitet i København, hvor en Sarah Ebel fra Gentofte Kommune præsenterede om den tilgangsvinkel som Gentofte Kommune har valgt at anvende i forhold til styring og udvikling af kommunens enterprisearkitektur. Årsagen til at arrangementet afveg fra det annoncerede skyldtes at foredragsholderen fra Københavns Kommune blev syg og derfor måtte aflyse. Sarah Ebel var i stand til at tage over med kort varsel.

De to foredrag var spændende og begge gav tilskuerne en god forståelse for, hvordan kommunerne håndterer problemstillinger i deres it-portefølje ved hjælp af enterprisearkitektur. De to foredrag gav også indblik i en række problemstillinger som især drejede sig om at bygge elfenbenstårne og problemstillinger i forhold til at træffe beslutninger og understøtte gevinst realisering.

KOMBIT’s fælleskommunale rammearkitektur

KOMBIT er kommunernes fælles it-selskab, hvis fokus er at understøtte kommunernes informationsteknologier og digitalisering. Der er tale om et non-profit selskab som er oprettet af Kommunernes Landsforening (i dagligtale KL). KL ejer 100% af KOMBIT.

Formålet med KOMBIT er at de  bestiller og specificere it-løsninger til indkøb for kommunerne. Ifølge Mette Kurland så er KOMBIT ikke en leverandør, det er kun en mellemmand mellem it-selskaberne og kommunerne.

De 98 kommuner som findes i Danmark er meget forskellige og de har ofte mange uensartede løsninger. Der findes ligeledes mange forskellige behov som de enkelte kommunerne har. KOMBIT ser ofte på “Monopol løsninger” som er løsninger, hvor der kun findes en udbyder  til, hvilket typisk har været KMD. Mette Kurland nævnte “Sygedagpenge systemet” som et eksempel. Når disse nye fagsystemer bliver udbudt så bliver kommunerne nødt til at se på sin it-arkitektur og sin generelle enterprisearkitektur.

KOMBIT er med til at understøtte arkitekturrådet som skal sikrer at rammearkitekturen bliver styret og udviklet. Fokus er sammen med KOMBIT at få gjort digitaliseringen billigere og bedre.

Mette Kurland kom ind på de fem målsætninger som findes for arkitekturen for KOMBIT. Den fælles kommunale arkitektur kommer ind på at der skal være fælles udvikling, fælles rammer og fælles udvikling og arkitekturer. Kommunerne er uafhængige enheder som selv bestemmer, hvordan deres arkitektur skal se ud. KOMBIT har mulighed for at anbefale kommunerne om at anvende et sæt standard rammeværker (læs arkitekturer) som gør at der kan skabes visse stordrifts fordele ved indkøb, udvikling og specificering.

Arkitekturrådet er underlagt KL’s bestyrelse og direktion. Typisk står arkitekturrådet for at udarbejde arkitektur-principper. Disse sendes i høring og de er offentlig tilgængelige.

KOMBIT har anmodet de kommunale arkitekterne om at komme med deres erfaringer (det man nok vil kalde for best practices) som så kan videreføres til de forskellige kommuner.

KOMBIT anskuer rammearkitekturen som værende måden hvorpå kommunen konceptuelt tænker sin forretning, strukturere forretningsgangen og opstiller spilleregler, principper og analysere forretningsbehov.

Rammeværk

KOMBIT står for at vedligeholde et fælles “bibliotek” eller det som i en enterprisearkitektur kontekst kalder for et repository.

KOMBIT tog sit udgangspunkt i TOGAF da de begyndte med at formulere deres rammeværk. Mette Kurland mente at KOMBIT vel egentlig gør brug af en TOGAF “light udgave”, hvorefter hun viste TOGAF’s Active Development Method model.

Billede ovenfor er hvad Mette Kurland kalder for KOMBITs projektmodel.

Fremadrettet vil KOMBIT gerne stå for kurserer og håndtering af netværk mellem de forskellige kommunale it – og enterprisearkitekter.

Der findes visse fælles forretningsservices. Ifølge Mette Kurland er mange af kommunernes forretningsgange i kommunerne til formål at sikre sagsstyring. Et af de store problemer som nævnes i pressen er integrationen mellem applikationerne, hvilket til dels blev bekræftet af Mette Kurland. En anden interessant problemstilling er at mange af de grunddata som kommunerne anvender er ejet af staterne, men kommunerne opdaterer dem.

Ifølge Mette Kurland er en stor del af de grunddata som findes hos kommunerne ikke aktive i den forstand at de faktisk ikke bruges til noget. Det er et problem som KOMBIT åbenbart også ønsker at arbejde med.

Feedback

KOMBIT sender en arkitekturrapport ud til sit arkitektnetværket for at få feedback. Årsagen hertil skyldes at der sendes udbud til løsningerne er det vigtigt at have en fællesforståelse af, hvordan it-systemerne fungerer. Dette skyldes (ifølge Mette Kurland) at mange af kommunerne arbejder sammen på tværs. Mette Kurland gjorde det klart at KOMBIT ikke har været hele den kommunale verden igennem. Feedback om rapporten kommer ofte ved at nogle af medlemmerne af arkitekturnetværket sender feedback om at der er områder som rammeværket KOMBIT udgiver ikke omhandler.

Mette Kurland præsenterede “Rådhusmodellen”. “Huset” af modellen er kommunens services (læs forretningsgange, regler, sprog og it-applikationer) og “kælderen” er services som kan deles på tværs af kommunerne.

Samarbejde

Mette Kurland kom ind på, at KOMBIT har et godt samarbejde med “Udbetaling Danmark” som drives af ATP. Ideen er at der visse ting som de to enheder kan være fælles om sammen med kommunerne. Dette blev præsenteret sammen med det fremtidige fælleskommunale rammearkitektur.

Inden for monopol området (de sags – og informationssystemer der kun findes en udbyder til) findes der en række interessante problemstillinger som KMD har udviklet har medført en række forskellige integrationer med en række forskellige it-systemer. Et andet formål med KOMBIT har været en drivkraft for at få en ny generel arkitektur for kommunerne.  De fremtidige fagsystemer skal være langt bedre integreret og fremadrettet bør der indkøbes og implementeres standardsystemer.

I KOMBIT bruges udtrykket dropbox (og dropbokse) om it-systemer kan udveksle af metadata mellem fagsystemerne. Der er fire overordnede områder som KOMBIT vil arbejde for at få gjort fælles er sag, organisation, udbetaling og indbetaling.

Et fokus som KOMBIT arbejder med er hvad som de selv kalder for “besked fordeler” som understøtter et konkret behov for at sende data fra en kommune til en anden. Mette Kurland kom med et eksempel om fx om en borger er flyttet så opleves det ofte at kommunerne bliver nød til at sætte en række manuelle processer i gang for at få sat informationerne ind i deres egne it-systemerne. Det bør fremadrettet gøres mere automatiseret således kommunerne bruger deres ressourcer mere hensigtsmæssige.

KL har en fællesdatabase kaldet arbejdsgangsbanken, men KOMBIT bruger andre informationer til at udforme kravspecifikationen til it-systemerne. KOMBIT bliver nød til at tage udgangspunkt i den konkrete situation og som tidligere nævnt er kommunerne meget forskellige og kommunerne har retten til at ændrer deres it-arkitekturer og enterprisearkitekturer som de selv ønsker det.

KOMBIT er i gang med at afprøve nogle nye modeller som de kalder “decision models” som de er ved at gøre sig nogle erfaringer med.

KOMBIT er ikke en leverandør (som de selv ser det). KOMBIT leverer ikke it-løsninger, og de har ikke mandat udover at KOMBIT kan samle de enkelte kommuners ønsker. Det sendte KOMBIT et brev om til samtlige kommuner og samtlige kommuner har skrevet under på den aftale. Kommuner kan også stå udenfor aftaler og it-systemer som KOMBIT specificere. Mette Kurland præsenterede et eksempel om et byggesystem som 93 kommuner havde sat KOMBIT i gang med og dermed var der hele fem kommuner som havde vurderet at de ikke ønskede at tage del af, da de enten ikke havde behovet eller var for små.

Mine observationer fra KOMBIT foredraget

Det er min opfattelse at KOMBIT står overfor en kæmpe opgave som de med stor sandsynlighed ikke vil være i stand til at håndtere. KOMBIT har ikke den politiske magt til at afgøre hvilke it-applikationer som kommunerne bør investerer i, hvilket gør arbejdet med at standardiserer kommunernes enterprisearkitekturer. KOMBIT er sikkert en god organisation til at sætte visse initiativer i gang, men det er langt fra nok til at kunne få kommunerne til at høste de fordele der vil være ved digitalisering og på visse områder synes jeg at det er svært at se forskellen mellem det KOMBIT gør og det som kommunerne gør når de går sammen i forskellige syndikater og indkøber informationsteknologier.

Enterprisearkitektur i Gentofte Kommune

Sarah Ebler som er enterprisearkitekt i Gentofte Kommune. De havde en chefarkitekt som egentlig var mere en slags it-arkitekt inden Sarah Ebler kom ind. Sarah Ebler fik lov at bruge 100% af sin tid på at sætte arkitektur initiativer i gang.

 

ForDi (Forretningsudvikling og digitalisering) er den afdeling som udfører enterprisearkitektur funktionen i Gentofte Kommune. Gentofte Kommune har cirka 80 enterprisearkitekter.

Effektivt set er Sarah Ebler den eneste enterprisearkitekt. Hun har en overordnet som egentlig er it-arkitekt af egenskab, men fungerer som chefarkitekt.

ForDi er placeret hierarkisk lige under it-direktøren i Gentofte Kommune, hvilket Sarah Ebler betragter som en klar fordel i arbejdet med at modne Gentofte Kommunes it-arkitektur.

I sit foredrag gjorde Sarah Ebler brug af to modeller fra MITT Sloan School of Management som omhandlende it-governance og operating models. Modeller for it-governance (Ross & Weill 2004) og modeller for operating models (Robertson et al 2006). Disse to modeller brugte hun til at forklarer om hvordan ForDi har forsøgt at implementere it-governance og operating models.

Set i forhold til den modenhedsmodel som KL har udarbejdet for kommunernes enterprisearkitekturer så er Gentofte Kommune ikke særlig moden når det kommer til it-ledelse og teknisk forståelse. Der skal formuleres it-principper og krav for de it-systemer som Gentofte Kommune. I øjeblikket fokuseres der delvist på strategi og afdækning af arkitekturen.

Sarah Ebler anskuer enterprisearkitektur som rammerne for, hvordan udviklingsmodellen kan udvikles efter, drive rammerne for it-porteføljestyring. Ligeledes står enterprisearkitektur for at drive rammerne for udvælgelse af IT-porteføljeledelse og ikke mindst overblikket og styring af det eksisterende it-applikationslandskab.

ForDi har fået mandat til at kræve at alle it-projekter i Gentofte Kommune skal følge deres projektmodel. Det har vist sig at være en udfordring for projektlederne og kommunen generelt at ressourceestimere. Ligeledes kom Sarah Ebler ind på at der har været en meget afslappet holdning til og generel projekt ledelse gevinstrealisering. ForDi har sat månedlige møder i gang. Gentofte Kommune er ved at få en PMO-funktion op og stå, og det virker til at der er lang vej endnu før evaluering af projekterne kan skabe de reelle overblik over it-projekterne som eksekveres i Gentofte Kommune.

Gentofte Kommune bruger, ifølge Sarah Ebler, for mange ressourcer på drift frem for forandring af organisationen. Fokus er for Gentofte Kommune at finde en balance mellem drift og forandring. I forhold til opstarten af et project management office (forkortet PMO) startede Gentofte Kommune meget lavpraktisk ved at anvende en form for generisk office pakke baseret værktøj, men er nu gået i gang med at implementere et dedikeret værktøj til PMO-styring.

Sarah Ebler var af den holdning af den governancemodel som anvendes i Gentofte Kommune modarbejder centrale elementer i forhold til styring og effektivisering af driften og anvendelsen af it set i forhold til de målsætninger som er opstillet for innovation, motivation og organisatorisk udvikling. Der er for mange på for et lavt niveau som kan træffe beslutninger om centrale emner.

For et års tid siden gik arkitekturteamet i ForDi i gang med formulering af it-principper og strategier, men det kom ikke til at virke særlig godt for dem. De mente at der manglede for meget information til at de principper som de fik formuleret kunne bruges til projektledelses og kravspecifikation. Fokus skiftede derfor til opbygning af et PMO-kontor.

Sarah Ebler kom ind på, at Gentofte Kommune havde investeret i en CMDB (Configuration Management Database) fra en ekstern leverandør, men det er først nu at kommunen har afsat ressourcer til at opbygge den og tilpasse de grafiske brugergrænseflader.

Mit umiddelbare indtryk er at der er for mange opgaver til, at ForDi vil være i stand til at implementere de initiativer som de selv har sat i gang i Gentofte Kommune til reelt at implementere dem på måde der gør at modellerne fremadrettet vil kunne anvendes. Dertil var meget af det som blev præsenteret noget som endnu ikke var blevet præsenteret for ideerne, hvilket kunne indikere at der er et elfenbenstårn under opbygning.

Mine observationer fra foredraget om Gentofte Kommune

Gentofte Kommune står overfor nogle ganske interessante udfordringer set i forhold til forankring af kommunes enterprisearkitektur program. Det har for mange initiativer som det står for at drive set i forhold til de to ressourcer som er til rådighed. Eksekveringen og implementeringen af initiativerne vil hurtigt blive kaotisk og en meget ringe værdi vil være til at høste. Sara Ebel bør sørge for at afstemme med interessenterne i it-afdelingen og på visse områder også dem i de forskellige forretningsenhederne, hvad det er enterprisearkitektur funktionen forventer at leverer og hvornår det skal leveres og i hvilket omfang. Dernæst bør et roadmap udarbejdes, hvor it-direktøren og chefarkitekten engagere mellemlederne, toplederne og ikke mindst kommunalbestyrelsen for at finde ud af, hvordan Gentofte Kommune skal udvikle sig og hvornår udviklingen bør finde sted. Ud fra det roadmap som udarbejdes kan en it og en teknologistrategi formuleres, hvor så det kan klarlægges hvilken rolle som enterprisearkitektur kommer til at spille i Gentofte Kommune.

Konklusion

Det var et rigtig godt arrangement som AEADanmark fik stablet på bene. Fælles for begge organisationer som var repræsenteret var at de anvender enterprisearkitektur ud fra, hvad de nu synes passer til dem, og der i visse situationer virker til at der ikke er ledelsesopbakning hos modtagerne.

Ydermere virker det til at modtagerne af de enterprisearkitektur leverancer som de to organisationer arbejder med generelt ikke er særlig it-modne og begreber som gevinstrealisering og metode ikke har været i fokus for organisationernes måde at styre deres drift.

Begge organisationer bør arbejde hårdt på at definerer, hvad deres formål med at anvende enterprisearkitektur er, og hvordan de vil frembringe de leverancer som er nødvendige for at modne aftagerne af leverancerne til at opnå en højere værdi ved anvendelse af informationsteknologier og understøtte digitaliserede forretningsprocesser.