IMG_4578

Håndtering af standarder

For at få styr på udviklingsstandarderne er det nødvendigt at indsamle de standarder som allerede eksisterer i de funktioner som har noget af gøre med drift og udvikling.

Fremgangsmåde

Der findes et konkret behov for at afgrænse undersøgelsen af IT-afdelingens standarder. Afgrænsningen skal både gælde for de teams om undersøges i IT-afdelingen. En afgrænsning er nødvendig for at organisationen kan skabe de resultater som er nødvendige.

Der skal også vælges et fokus for undersøgelsen. Fokus hænger sammen med afgræsningen, men fokus skal ligeledes bruges til at identificere, hvilke behov som undersøgelsen er med til at dække. Det er sjældent at standarder i sig selv vil være fokus for selve undersøgelsen og derfor skal der kunne demonstreres, hvordan standarderne påvirker IT-afdelingen og de resterende forretningsenheder.

Udover fokus på de forretningsmæssige problemstillinger så vil målsætninger inden for IT-afdelingen vise sig nødvendige at få håndteret. Standarder som bliver identificere som led af undersøgelsen kan, hvis organisationen ikke har haft et stram styring af standarderne før, så vil de forskellige standarder som indsamles også virke forskelligartede, og det er meget sikkert at de forskellige standarder vil være af forskellig kvalitet. Standardernes kvalitet har stor betydning for om de kan bruges i forhold til at hjælpe de forskellige teams med at få ensrettet det arbejde som de udfører.

Indsamling af standarder

Der findes to overordnede fremgangsmåder til dataindsamling. De to fremgangsmåder hænger sammen med den måde som vælges at engagere de interessenter som viser sig relevante at arbejde med.

Den første fremgangsmåde er baseret på at indsamle kvalitative data. Kvalitative data vil typisk også være førstehåndsindtryk og baserer sig typisk på interviewformer.

Den anden fremgangsmåde er baseret på at interessenterne som er nødvendige at engagere for at få adgang til data kan udfylde et spørgeskema.

Disse to fremgangsmåder påvirker måden, hvorpå det bliver relevant for måden data om de standarder som anvendes i organisationen indsamles.

Det er ikke alene standarderne som skal indsamles, det er vigtigt at forstå at det også er tale om metadata om standarderne som er relevante at få styr på. Metadata kan i denne kontekst vise sig at være:

1. Hvor ofte standarden anvendes.

2. Hvilke profiler anvender standarden.

3. Hvornår blev standarden oprettet.

4. Hvornår blev standarden sidst opdateret.

5. Hvilke programmeringssprog retter standarden sig imod.

6. Hvilke applikationer som anvender standarden.

Interviews

Det er vigtigt at finde frem til de interessenter som igennem undersøgelsen vil være vigtige at få behandlet. Disse interessenter skal varsles om at der skal gennemføres en række møder med dem omhandlende standarder. I første omgang vil det typisk vise sig nødvendigt at arbejde med at påvirke beslutningstagerne, hvilket typisk vil være teamledere. Teamlederne vil med fordel kunne hjælpe enterprisearkitekten i retning mod de specialister som vil være interessante at snakke sammen med.

Den anden runde af interviews som gennemføres vil være med de specialister eller eksperter som ved noget om udviklingsarbejdet.

Spørgeskemaer

Det er også vigtigt at få identificeret hvilke interessenter som vil vise sig nyttige at få engageret set i forhold til udfyldning af spørgeskemaer omhandlende standarder.

Spørgeskemaerne skal være rettet imod de rigtige interessenter og der skal følges op på dem som enten ikke svarer eller ikke vil svare.

Der findes en række værktøjer som kan anvendes set i forhold til oprettelse af spørgeskemaerne, og i de fleste organisationer vil Microsoft (R) Excel vise sig relevant at anvende. I store IT-afdelinger vil man med fordel kunne anvende et specialiseret værktøj til håndtering af udsendelse og svar håndtering.

Organisering af standarder

I forbindelse med organisering af standarderne kan enterprisearkitekten med fordel organisere de forskellige standarder ud fra MECE-fremgangsmåden. MECE står for mutally exclusive – combined exhaustive og bruges oprindeligt i Barbar Mintons pyramide princip og anvendes også meget af konsulenthuset McKinsey & Company.

En fremgangsmåde som understøtter hensigten om at få skabt et overblik over standarderne som understøtter at der udarbejdes metadata om hver af standarderne som er indsamlet. Dette kan gøres ved at have en A4-side for hver standard. A4-siderne kan placeres på et konferencebord, hvor der oprettes en bunke for hver kategori som enterprisearkitekten kan identificere som standarderne har noget af gøre med. Der må ikke være nogen standarder som ligger uden for disse bunker og på den måde opnås ”exhaustive” situationen. Der findes kun ét A4 papir for en standard og på den måde vil resultatet være ”exhaustive”.

Når alle standarderne er blevet kategoriseret. Kategorisering af standarderne gør det muligt at kunne oprette de rette visninger i det værktøj som anvendes og MECE fremgangsmåden vil også understøtte at det bliver nemmere for dem som skal bruge standarderne at genfinde dem. Når MECE øvelsen er gennemført så bør resultatet fremlægges de vigtigste interessenter, og de bør godkende dem.

Gemme A4-papirerne om standarderne i plastik-lommer så de kan genfindes på et senere tidspunkt.

Organiseringen af standarderne er en proces som skal tages op igen en gang om året. Der kan være at en standard viser sig bedre organiseret under en ny kategori eller at der er kommet nye standarder til som skal kategoriseres.

Eksponering af standarder

Standarderne skal, hvis de skal følges, udstilles så det er let at finde dem for de forskellige interessenter som skal bruge dem. Udstilling af standarderne kan med fordel gøres elektronisk og de fleste virksomheder råder allerede over et sharepoint site som kan bruges specifikt til at kunne håndtere dokumenter og udstille dem på en bestemt måde.

Det laveste niveau for anvendelse af værktøjer i organisationen vil typisk være en sharepoint. Problemet ved sharepoints og alle andre typer værktøjer er at det kræver at nogen har ansvaret for at vedligeholde dem og at sikre at den rette information er eksponeret.

Sharepoint kan anskues som det laveste niveau i forhold til modenhed på værktøjer fordi det egentlig ikke er specialiseret til formålet og der ofte kan opstå problemstillinger med styring af sharepoints.

Ved indkøb af et enterprisearkitektur værktøj og opstilling af værktøjet vil de fleste chefarkitekter være nød til at træffe beslutninger om, hvorvidt værktøjet skal understøtte input fra interessenter som ikke har klienten installeret, hvilket vil sige at input skal komme igennem browseren eller skal EA-databasen kun udstilles og alle ændringer skal foretages igennem enterprisearkitektur værktøjet.

I den kontekst må det siges at løsninger hvor de forskellige interessenter har mulighed for at bidrage med data til EA-databasen kan betragtes som værende det højeste niveau.

Den mest avancerede og på mange måder også den mest interessante løsning vil derfor være udstille standarderne igennem et værktøj som understøtter at forskellige interessenter kan gå ind og ændrer data igennem en webbrowser.

Rådgivning om standarder

I et enterprisearkitektur program som står for håndtering af standarder fx i forhold til udvikling og drift så vil man ofte opleve at der opstår situationer, hvor der skal formuleres nye standarder eller at eksisterende standarder skal redigeres.

Det bør i udgangspunktet ikke kun være en opgave som enterprisearkitekten skal stå for. Enterprisearkitekten har i udgangspunktet et ”high-level” syn på, hvordan IT-løsningerne, processerne og forretningsmodellerne hænger sammen.

Enterprisearkitektens rolle kan derfor være at rådgive de enkelte interessenter om, hvordan den gode standard skal udarbejdes og enterprisearkitekten kan fungerer som en slags projektleder på at få opdateret standarderne.

Standarderne skal i udgangspunktet formuleres sammen med de profiler som står for selve arbejdet som standarden omhandler. I en kontekst hvor arbejdet med udvikling på en applikation så vil profiler som applikationsarkitekter, teamledere og programmører blive involveret. Mike Rollings skal enterprisearkitekten indgå i en proces, hvor han eller hun ofte er i kontakt med applikationsudviklerne og applikationsarkitekten for at rådgive dem om, hvordan standarden skal tilpasses. Det er i den forbindelse nødvendigt få involveret de forskellige profiler for at sikre at standarden lever op til de behov som IT-afdelingen og organisationen har. Processen har til formål at understøtte at standarderne ikke sander til.

Rådgivningen skal bestå i at formuleringen af en standard kan vise sig at sproget bliver kompliceret eller indholdet af standarden bliver for specialiseret, hvilket leder til at budskabet bliver ofrvansket, hvis standarden skal anvendes andre steder end hos det enkelte team eller hos den enkelte applikation eller IT-løsning. Derfor er enterprisearkitektens involvering vigtig.

På grund af at teamet og de enkelte profiler som står for formulering af standarderne er vigtig at få involveret så kræver det at de formulere standarden, og enterprisearkitekten spiller en mere redaktørrolle. I rollen som redaktør på de forskellige standarder kan det vise sigt at enterprisearkitekten kan identificere internationale standarder som kan anvendes som inspiration eller som skellet for de standarden, som organisationen skal anvende.

Konklusion

Opdaterede og retvisende standarder kræver at der findes en proces som involverer flere forskellige interessenter og deres ekspertise.

Processen kræver at de rette personer og de rette personer bliver involveret på de rigtige tidspunkter. Det er vigtigt at enterprisearkitekten er involveret i forhold til indsamling og organisering af standarderne, da standarderne måske kan genanvendes bandr forskellige applikationer, IT-løsninger og programmeringssprog.

Organiseringen af standarder kan med fordel blive organiseret om MECE-fremgangsmåden, da den vil kunne udlede en række master-data om de enkelte standarder. Master-data om de enkelte standarder er ligeledes nødvendige at få indsamlet og eksponeret på EA-værktøjet.

Andre blogindlæg

Der findes tre andre blogindlæg som omhandler standarder i en enterprisearkitektur kontekst. Du kan læse dem ved at følge de nedenstående URL’er:

https://enterprisearkitekten.com/2012/01/12/handtering-af-standarder-del-3/

https://enterprisearkitekten.com/2012/01/11/standarder-i-en-enterprise-arkitektur-kontekst-del-2/

https://enterprisearkitekten.com/2012/01/10/standarder-i-en-enterprise-arkitektur-kontekst-1/

Skriv et svar

Udfyld dine oplysninger nedenfor eller klik på et ikon for at logge ind:

WordPress.com Logo

Du kommenterer med din WordPress.com konto. Log Out / Skift )

Twitter picture

Du kommenterer med din Twitter konto. Log Out / Skift )

Facebook photo

Du kommenterer med din Facebook konto. Log Out / Skift )

Google+ photo

Du kommenterer med din Google+ konto. Log Out / Skift )

Connecting to %s