Et studie i måden kommunerne opfatter og planlægger it-strategi.

Den offentlige sektor skal spare ressourcer på grund af de økonomiske fremtidsudsigter og den demografiske udvikling. Efterkrigsgenerationerne skal til at gå på pension, og der findes langt færre mennesker til at overtage deres pladser på arbejdsmarkedet. Desværre har mange kommuner i Region Sjælland ikke været i stand til at kommunikere forandringerne ud til borgerne eller til de forskellige interessenter der vil blive berørt af forandringerne.

Kommunernes Landsforening (KL) er af den holdning at dele af de problemer som kommunerne står overfor kan håndteres ved at der bliver anvendt et øget fokus på for eksempel på anvendelse af informationsteknologi og at de enkelte kommuner begynder på at samarbejde i en højere grad end det der gøres i dag for at få den offentlige administration til at virke bedre. KL har vist sig at være orienteret imod behovet for at kunne tilpasse strategien til en virkelighed om at en række processer og fremgangsmåder skal digitaliseres, hvormed deres strategifokus kaldes for digitaliseringsstrategien.

KLs landsdækkende initiativ

KL har igangsat et initiativ der omhandler en fælles fremgangsmåde for implementering af koncepter og it-løsninger. I blandt disse områder omhandler at projekterne bliver sat i gang på det rigtige tidspunkt og er klar på et bestemt tidspunkt således de forskellige kommuner er i stand til at kunne gøre brug af services. Overordnet set anbefaler KL en fremgangsmåde der understøtter:

1. Data og snitflader
2. Selvbetjening
3. Den snilde digitale arbejdsplads
4. Ledelsesinformation

I den forbindelse ligger den private organisation (KL) der er ejet af de forskellige danske kommuner vægt på at informationsteknologi kan bruges til at automatisere processer der ellers ville kræve ressourcer i form af arbejdskraft til at håndtere. Situationen er i disse tider, så er arbejdskraften klart den dyreste ressource som en organisation råder over. Set i lyset af demografien har udviklet sig til at der igennem de sidste 40 år er født færre børn så kan det være en indikator på at der nok inden for en rimelig fremtid vil mangle personer til at varetage deres opgaver på det danske arbejdsmarked.

Dette leder til at kommunerne med fordel kan fokusere på at få flyttet noget af den dyre arbejdskraft fra processer der vil være nemme at automatisere over til områder der typisk vil kræve menneskers involvering.

Påvirkning af kommunerne

KLs initiativ har en række implikationer for kommunerne, da normalt vil arbejde med decentralt med udviklingen af it-systemer, da det kræver at de forskellige kommuner arbejder ud fra et nogenlunde standardiseret ”roadmap” for hvornår de enkelte løsninger bør være på plads.

Kanalstrategi og indflydelse på borgernes måde at kommunikerer med kommunen. It-strategien eller det som KL kalder for digitaliseringsstrategien er derfor meget vigtig at kommunikere med de forskellige interessenter der findes i kommunerne og til borgerne.

Den gode it-strategi

Jeg har tidligere skrevet om den gode it-strategi. Jeg mener, at den gode it-strategi indeholde forskellige komponenter der understøtter forskellige perspektiver set i forhold til implementering af it-strategien. På nuværende tidspunkt mener jeg at følgende komponenter:

• Teknologistrategi der omhandler hvordan organisationen fremadrettet bør udvælge informationsteknologi og hvilke it-projekter der skal prioriteres.
• Arkitekturstrategi for styring og udvikling af applikationerne
• Evaluering og kritikalitetsmåling af applikationer.

Ydermere er den gode it-strategi kort og den er præcist formuleret og det bør fremgå klart hvem der er ansvarlig for at udarbejde foranalyser, udarbejde de forskellige forretnings – og it-baserede projekter samt effektmåle, da man ellers vil opleve at det ikke vil være i tråd med den fremgangsmåde der er blevet opstillet for organisationen.

Den gode it-strategi indbefatter et ”concepts of operations” diagram, og at de projekter der udpeges i it-strategien understøtter udviklingen beskrives set i forhold til, hvilke processer og potentielt set hvilke ”capabilites” som projektet forventer at kunne give organisationen.

Supplerende til it-strategien bør følgende to perspektiver tages i betragtning:

• It-sikkerhedsstrategi
• Reetableringsstrategi.

Disse strategikomponenter bør være tilgængelige og it-strategien bør referer til disse for at den kan kaldes holistisk.

Situation for kommunerne

Dette blogindlæg tager sit udgangspunkt i tre overordnede temaer. Det første tema er kommunikation, det andet tema er ansvar og det tredje tema er investering (forcasting / evaluering).

Kommunikation

En strategi skal kunne kommunikeres ud til den eller de personer der på sigt bør rette sig efter den. Derfor er det vigtigt at en god it-strategi er kort og den tilmed er let at forstå.

Desværre må det konstateres at en række af kommunerne i Region Sjælland ikke formår at overholde de to helt basale principper for formulering af en god it-strategi. Strategierne er generelt for lange, der mangler en klar modtager af kommunikationen og så er sproget ofte utrolig bureaukratisk.

En del kommuner i Region Sjælland har valgt at offentliggøre deres kanal og digitaliseringsstrategi. Visse af kommunerne går så langt som at kombinere disse to, hvilket må siges at være meget fremadrettet, men ikke nødvendigvis en forbedring af indholdet.

Ansvar

En god it-strategi har fordelt ansvar til hvem der er ansvarlige for at strategien bliver opdateret og hvem der har ansvar for projekter. Dette gælder især for en it-strategi der begynder at omfavne processer, systemer og arbejdsmåder i andre afdelinger, hvori der findes andre beslutningstagere end it-direktøren.

På dette område har de fleste af kommunerne formået at få sat nogle roller på i deres digitaliseringsstrategier, men sproget og ikke mindst den konkrete ansvarsfordeling på projekterne som it-strategien bør udlede mangler. Det er heller ikke alle digitaliseringsstrategier der udleder en liste over forretningsbaserede it-projekter.

Investering

En god it-strategi bør ligeledes kunne udlede hvilke projekter der medføre hvilke økonomiske fordele. Der bør med andre ord være estimater, hvor meget de enkelte it-strategier skal kunne leverer til organisationen.

Samtlige af de tilgængelige digitaliseringsstrategier nævner at estimering af forretningsorienterede it-projekter bør blive en fast del af kommunernes arbejde, men samtidigt så offentliggøres der ikke, hvor meget de overordnede digitaliseringsprojekter formår at bidrage med til kommunerne. Det virker noget hult at kommunerne gerne vil være bedre til at estimere de fordele de får ud af at investerer i deres projekter, når de så samtidigt ikke vil offentliggøre de overordnede tal for digitaliseringsstrategien. I Region Sjælland er der kun en kommune (Køge Kommune) som har offentliggjort disse tal.

Analyse

Jeg har forstået på det materiale, som jeg har fundet inde på KLs hjemmeside at initiativet som sådan er frivilligt for kommunerne at deltage i og kommunerne som sådan ikke er tvunget til at forholde sig til digitaliseringsrammeværket som KL har stillet op.  Det virker heller ikke til at der er enighed blandt kommunerne at ”Open Governance” betragtes som relevant set i forhold til at digitaliseringsprocessen, da der er flere kommuner, hvor det ganske enkelt ikke er muligt at finde digitaliseringsstrategierne for, og det i almindelighed er ganske svært at finde frem til digitaliseringsstrategierne. Det er til trods for at det ikke længere kan betragtes som et nyt initiativ og det vel med en hvis antagelse burde kunne antages at kommunerne burde arbejde ud fra en fremgangsmåde der understøtter digitalisering og at sætte borgerne i fokus.

Jeg kan stille spørgsmålstegn ved kommunernes oprigtighed set i forhold til effektmåling og i forhold til kravspecificering, da kun en af kommunerne (Køge) der havde offentliggjort deres digitaliseringsstrategi som  har nævnt, hvad der forventes at kunne spares ved at implementere de forskellige projekter, og det er til trods for at mange af digitaliseringsstrategierne udtrykker et inderligt ønske om at modne it-afdelingernes og kommunernes modenhed.

Set med et rent arkitektur perspektiv var det kun to af kommunerne der havde offentliggjort deres digitaliseringsstrategi som omtalte arkitektur på en måde der kunne indikere at digitaliseringskonsulenterne havde forstået, hvad begrebet egentlig omhandler. Køge Kommune havde godt nok nævnt begrebet, men samtidigt havde den eller de personer, som havde nævnt begrebet mente at it-arkitektur omhandler standarder og kun standarder. It-arkitektur er meget mere og kræver en hård styring.

Konklusion

Der er rum til forbedring i Region Sjælland. De kommuner der har valgt at offentliggøre deres kanal – og digitaliseringsstrategier har visse udfordringer som de bør tage op. Den første udfordring er kommunikation, den anden udfordring er ansvar og den sidste udfordring er investering (forcasting / evaluering). Jeg er sikker på at mange af kommunerne i Region Sjælland allerede er i stand til at kunne gennemføre disse analyser og formulerer sig på en korrekt måde, men åbenbart har ”man” været i en situation, hvor det enten ikke har været afsat ressourcer til det eller man ganske enkelt ikke har ønsket at prioritere det. Kommunerne er ligeledes politiske organisationer, hvor der sikkert kan findes en kultur der hellere vil holde nogle af de følsomme data for sig selv frem for at gøre dem tilgængelige for borgerne, hvilket i givet fald kunne forklare de manglende investeringsdata.

Der findes ligeledes kommuner der ikke har offentliggjort deres kanalstrategi eller digitaliseringsstrategi, og det gør det umiddelbart svære for borgerne at kunne yde indflydelse samt at kontrollere at ressourcerne rent faktisk bliver brugt som de tanken oprindeligt var. Det er ærgerligt at der stadig findes organisationer i den offentlige sektor, som hellere vil holde den slags data for sig selv eller begrave dem midt i en jungle af data, hvor der med meget lille sandsynlighed vil være nogen som finder disse data (fx kommunen budget eller et sted under kommunens webside).

Kommunerne oppe sig og offentliggøre informationerne således borgerne let kan tilgå dem, og ligeledes bør kommunerne oppe sig set i forhold til styring formulering, kommunikation, ansvarsfordeling samt investeringer der er knyttet til eksekvering af de strategier som kommunalbestyrelsen har fået formuleret for kommunen.

Data fra undersøgelsen:  Kommunale digitaliseringsstrategier .